Beperken en beveiligen van documenten en sjablonen

Als u een document beperkt en beschermt, bent u de ultieme autoriteit over de voortgang ervan.

SCHOOLNAVIGATIE

1. Sjablonen gebruiken om gemeenschappelijke indeling en opmaak te garanderen
2. Het bijhouden van wijzigingen die in een document zijn aangebracht
3. Opmerkingen gebruiken om wijzigingen in een document aan te geven
4. Beperken en beveiligen van documenten en sjablonen
5. Versiebeheer, vergelijken en combineren van documenten

Ook al wilt u misschien dat andere revisoren wijzigingen voorstellen en opmerkingen maken in een document, dan kunnen er soms momenten zijn waarop u ze wilt beperken in het bewerken en wijzigen van de opmaak..

Verder wilt u misschien dat alle wijzigingen worden bijgesteld of dat beoordelaars worden beperkt tot alleen opmerkingen. Het hele punt om dit te doen is ervoor te zorgen dat uw document niet zodanig kan worden gewijzigd dat het niet voldoet aan uw visie of stijl.

In deze les laten we u zien hoe u de opmaak en bewerkingen kunt beperken die andere revisoren op uw document kunnen uitvoeren. Zodra uw document de eindstatus nadert, kunt u het als definitief markeren om te voorkomen dat u onbedoelde wijzigingen aanbrengt.

U kunt ook de toegang tot uw document beperken tot alleen uw team van beoordelaars. We laten u zien hoe u uw document met een wachtwoord kunt beveiligen. Dan kunt u aan uw team alleen het wachtwoord vertellen en kan niemand anders het document openen.

We beginnen dingen af ​​door u te introduceren om de opmaak in een document te beperken.

Beperken opmaak in een document

Wanneer u een document distribueert dat u wilt bekijken, wilt u misschien niet dat ze de opmaak van het document wijzigen. Met Word kunt u alle of sommige thema's en stijlen beperken, evenals revisoren toestaan ​​om enkele van de thema's en stijlen te wijzigen. Om dit te doen, klikt u op "Restrict Editing" in het gedeelte "Protect" van het tabblad "Review".

Het paneel "Restrict Editing" wordt rechts van de hoofdtekst weergegeven. Selecteer in het gedeelte "Beperkingen opmaken" de optie "Opmaak beperken tot een selectie van stijlen" en klik op de koppeling "Instellingen ...".

In het dialoogvenster "Opmaakbeperkingen" zijn alle stijlen in het vak "Aangepaste stijlen zijn momenteel toegestaan" standaard geselecteerd. Om alleen bepaalde stijlen te selecteren die in het document moeten worden gebruikt, kunt u de knop "Geen" gebruiken om alle stijlen te deselecteren en vervolgens de stijlen te selecteren die u wilt toestaan. U kunt ook de aanbevolen minimale stijlen van Word gebruiken door op "Aanbevolen minimum" te klikken. Kies desgewenst extra beperkingen in het gedeelte "Opmaak" onderaan in het dialoogvenster en klik op "OK" als u klaar bent.

In het volgende dialoogvenster wordt gevraagd of u stijlen wilt verwijderen die niet zijn toegestaan. We raden u aan dat niet te doen. Het kan blijken dat u deze stijlen in de toekomst in het document wilt gebruiken. Andere revisoren kunnen deze niet wijzigen of toepassen.

Klik op "Nee" om de stijlen die niet zijn toegestaan ​​in uw document te behouden.

Voordat deze beperkingen kunnen worden toegepast, moet u beginnen met het afdwingen van bescherming. We bespreken dit nadat we u laten zien hoe u het bewerken kunt beperken.

Beperken bewerken in een document

Naast het beperken van de opmaak voor revisoren van een document, kunt u ook het type bewerken dat revisoren op een document kunnen uitvoeren. Schakel in het deelvenster "Restrict Editing" het selectievakje "Alleen dit type bewerking in het document toestaan" in en selecteer een optie in de vervolgkeuzelijst om aan te geven welk type bewerking u in uw document wilt toestaan. U kunt andere revisoren toestaan ​​alleen wijzigingen bij te houden, opmerkingen in te voeren of formulieren in te vullen. U kunt het document zelfs zo beperken dat andere mensen het alleen kunnen lezen en geen wijzigingen kunnen aanbrengen.

Je kunt je afvragen wat het verschil is tussen het beperken van bewerken tot alleen het bijhouden van wijzigingen en het "vergrendeld houden van wijzigingen", zoals besproken in les 2. Er is eigenlijk geen verschil; de functionaliteit is hetzelfde. U kunt de methode gebruiken die voor u het gemakkelijkst is.

U kunt uitzonderingen op de beperkte opmaak en bewerken opgeven, of op mensen die het document vrij mogen bewerken. Klik op de koppeling "Meer gebruikers ..." in het gedeelte "Uitzonderingen (optioneel)" van het deelvenster "Beperken van bewerkingen".

In het dialoogvenster "Gebruikers toevoegen" kunt u gebruikers toevoegen vanaf de huidige computer, vanuit een domein waarvan de huidige computer deel uitmaakt, of door iemands e-mailadres in te voeren. Scheid alle gebruikers en e-mailadressen met een puntkomma en klik op "OK" als u klaar bent.

De personen die u in het dialoogvenster "Gebruikers toevoegen" hebt toegevoegd, worden weergegeven in het vak "Individuen" in het gedeelte "Uitzonderingen (optioneel)" van het deelvenster "Beperken van bewerkingen". Selecteer het geheel of een deel van het document dat u wilt dat een persoon kan bewerken en selecteer vervolgens het selectievakje voor die persoon in het vak "Individuen".

Nu u de opmaak en bewerking voor het document naar wens hebt beperkt, moet u aan Word vertellen dat de beveiliging moet worden afgedwongen voordat deze van kracht wordt. Klik in het gedeelte "Handhaving starten" van het deelvenster "Beperkingen beperken" op "Ja, Beveiliging starten".

Zorg ervoor dat in het dialoogvenster "Bescherming tegen uitschakelen" de optie "Wachtwoord" is geselecteerd, voer tweemaal een wachtwoord in en klik op "OK".

Merk op dat een wachtwoord niet nodig is en het document niet volledig beschermt (het document is niet gecodeerd). Het helpt eenvoudigweg voorkomen dat mensen de opmaak- en bewerkingsbeperkingen uitschakelen.

Als u 'Gebruikersauthenticatie' kiest, ziet u waarschijnlijk de volgende fout:

"Uw machine is niet ingesteld voor Information Rights Management (IRM). Als u IRM wilt instellen, meldt u zich aan bij Office, opent u een bestaand IRM-beveiligd bericht of -document of neemt u contact op met uw helpdesk. "

We raden aan een wachtwoord te gebruiken. Het is veel eenvoudiger.

Nadat de beperkingen zijn afgedwongen, wordt in het deelvenster "Restrict Editing" de juiste tekst weergegeven, zodat de revisor alleen de toegestane bewerkings- en opmaaktaken kan uitvoeren.