Beginner Taken maken en beheren in Outlook 2013

Als u een van die mensen bent met een whiteboard of een kladblok met een zich voortdurend ontwikkelende takenlijst, of uw bureau en beeldschermen zijn versierd met Post-its® herinnerend aan belangrijke gebeurtenissen, dan is dit het artikel voor jou.

Met Outlook kunt u takenlijsten maken die bestaan ​​uit taken, die u van alles kunt doen, zoals het instellen van vervaldatums, herinneringen, categorieën en meer. Het gaat erom een ​​actievere takenlijst te maken waarmee je kunt communiceren en die je eerlijk houdt.

Werken in de weergave Taken

We hebben de verschillende fijne kneepjes van Outlook 2013 onlangs besproken, dus als je nieuw bent, raden we je aan onze introductie te lezen.

Anders open Outlook tot de weergave Taken en kijk rond. Op het eerste gezicht zul je merken dat het vrij leeg en kaal is. Dat komt omdat we het nog moeten vullen met de vele dingen die we moeten doen en boodschappen kunnen doen.

Laten we doorgaan en u laten zien hoe u taken als een professional kunt gebruiken en uw leven verder kunt organiseren met Outlook. Met een beetje tijd en werk, zult u een uitgebreide reeks taken hebben, die u kunt instellen om u te herinneren wanneer ze moeten komen, of u kunt ze zelfs toewijzen aan een andere persoon!

Taken toevoegen

Om te beginnen, wil je taken toevoegen. U zult merken dat er aan de linkerkant het vertrouwde mappenpaneel is. U kunt nieuwe mappen aan deze weergave toevoegen, zodat u uw taken effectief in categorieën kunt indelen. U kunt zelfs een nieuwe mapgroep maken, zodat u uw taken opnieuw kunt scheiden tussen uw professionele en persoonlijke leven, indien nodig.

Om te beginnen, zult u merken dat er één taakmapgroep-oproep is Mijn taken en twee submappenmappen: takenlijst en taken. Als we met de rechtermuisknop op de bovenste map klikken, kunnen we een "Nieuwe mapgroep" maken waarin werktaken worden genoemd.

U kunt een snelle taak toevoegen door te klikken op "Klik hier om een ​​nieuwe taak toe te voegen" of u kunt klikken op "Nieuwe taak" op het thuislint. Bekijk de volgende naamloze taak, waarop u een aantal opties kunt toepassen, de taak, de details ervan kunt weergeven en deze kunt beheren.

Laten we onze taak een klein beetje invullen met enkele basisgegevens en vervolgens klikken op "Opslaan & Sluiten". U kunt uw startdatum, einddatum (indien van toepassing), de status, prioriteit en voltooiingspercentage kiezen. U kunt ook het vakje "Herinnering" aanvinken en Outlook laten weten wanneer uw taak komt.

Taken bekijken, wijzigen en bijwerken

Nadat we een paar taken hebben gemaakt, kunnen we ze zien in onze takenweergave. Je kunt hier wat eenvoudig knutselen doen, zoals het wijzigen van de vervaldatum of het toewijzen van een categorie, maar als je echt wilt bekijken en bewerken, moet je dubbelklikken om het te openen.

Dit is onze taak opnieuw. We kunnen er wijzigingen in aanbrengen, zoals de status of prioriteit, of we kunnen klikken op de knop "Details".

Als er andere details aan de taak zijn gekoppeld, kunt u deze hier invullen. Hoewel dit misschien niet relevant is voor de meeste mensen, als u te maken hebt met onafhankelijke contractanten of consultants, is dit een geweldige plek om bij te houden hoeveel ze u ongeveer kosten..

Er zijn een paar andere dingen die we kunnen noemen voordat we terugkeren naar recidieven. Terwijl u aan het rondneuzen bent in de taakinterface, neemt u even de tijd om op te merken dat u de taak kunt verwijderen of doorsturen als u besluit dat het niet de moeite waard is om na te streven, of dat u input van iemand anders erop nodig hebt, respectievelijk.

U kunt de taak ook beheren, zoals het volledig markeren, toewijzen en een statusrapport verzenden. Daar zullen we binnenkort meer over praten. Laten we voorlopig even kijken hoe u terugkerende taken kunt instellen.

Werken met terugkerende taken

Het maken van een terugkerende taak is hetzelfde als het maken van een terugkerende afspraak of terugkerende vergadering. Het dialoogvenster dat u ziet wanneer u op de knop "Terugkerend" klikt, zal waarschijnlijk redelijk bekend voorkomen.

Dus hier is onze taak "praten over werk dingen", die elke week op woensdag verschijnt, zonder einde in zicht. Merk ook op dat zelfs als u de taak niet voltooit tegen de tijd dat de taak terugkeert, er nog een andere zal worden gegenereerd.

U kunt dit overschrijven door de optie "nieuwe taak regenereren" te selecteren, die in plaats van automatisch terug te keren op x dag, de taak niet opnieuw genereert totdat de huidige taak is gemarkeerd als voltooid.

Een taak toewijzen aan iemand anders

We hebben onze "praten over werk spul!" Taak helemaal opgezet, nu moeten we het gewoon op een ander pionnen! Klik op de knop "Taak toewijzen" in het gedeelte Taak beheren van het lint.

Dit opent de taak als een e-mail, die u vervolgens kunt richten aan anderen. In dit geval gaan we de taak gewoon toewijzen om over werk dingen te praten met iemand anders, dus we zullen het naar hem e-mailen.

Als u het adres in het veld 'Aan' wilt typen, kunt u dit doen, of u kunt de geluksnaam uit uw adresboek halen. Heb je geen adresboek ingesteld? Lees meer over het maken en beheren van contactpersonen, inclusief hoe u uw contactpersonen vanuit Gmail kunt importeren in Outlook.

Die ontvanger krijgt een e-mail en vervolgens de optie om te "Accepteren" of "Weigeren". We willen de baas niet van streek maken, dus we gaan gewoon door en accepteren de taak. Trouwens, praten over werk is nooit een slecht idee!

Ten slotte, als de machthebbers die willen weten wat de voortgang (of het gebrek daaraan) is van je huidige taak. U kunt hen een statusrapport sturen.

Over het algemeen is de gemiddelde gebruiker van Outlook thuis sneller geneigd om taken te gebruiken als een middel om boodschappen gedaan te krijgen of taken thuis af te vinken, maar het is handig om het volledige scala van uw taakvaardigheden te kennen. Laten we verder gaan naar de rest van het thuislint en praten over wat u kunt doen om de taak vanaf daar te beheren.

Taken beheren en sorteren op weergave

In de loop van je week worden sommige taken gedaan en andere niet. Degenen die je hebt voltooid, kun je markeren als voltooid en vergeten. Maar degene die je niet krijgt, moeten op de een of andere manier worden beheerd of je hebt gewoon een steeds groter wordende lijst met opgeblazen taken.

Er zijn een paar manieren om ze te beheren. Laten we eens naar dat gedeelte van het lint kijken en vervolgens laten zien hoe u het meeste uit deze tools kunt halen.

Als u op de knop "Verwijderen uit lijst" klikt, wordt deze gemarkeerd als voltooid en wordt deze uit de lijst verwijderd. Als Outlook een probleem tegenkomt, bijvoorbeeld als de taak terugkeert of als het onvolledig is, zal het u vragen wat u eraan wilt doen.

U kunt ook rechtstreeks werken met de taken die u in uw takenlijst ziet. Bekijk de volgende screenshot voor meer details. U ziet dat u eenvoudig op het vlagpictogram klikt om het als voltooid te markeren, of u kunt met de rechtermuisknop klikken om uw follow-upopties te bekijken.

Je ziet hier in het volgende screenshot dat onze taak "zitten kijken naar voetbal met onze voeten omhoog" morgen zal plaatsvinden, maar we hebben het ook gemarkeerd voor follow-up volgende week. Het maken van een vervolgtaak dupliceert het in feite voor de tijd die het best bij u past om het eventueel af te ronden. In dit geval kunnen we de taak van morgen markeren als voltooid of verwijderen, maar die dubbele taak moet volgende week nog steeds worden voldaan.

Let op, u kunt taken opvolgen met een van de vijf vooringestelde intervallen, of u kunt een aangepaste follow-up maken.

Ten slotte kan het wijzigen van uw weergave een groot aantal taken helpen doorlopen. Als het niet op het lint wordt weergegeven, kunt u op de knop "Change View" klikken en ziet u deze opties.

Dit is hoe een eenvoudige lijst eruit zou kunnen zien. Het beeld maakt geen onderscheid tussen staten van voltooiing of categorieën, of iets anders. Het presenteert al uw vroegere, huidige en toekomstige taken in één eenvoudige weergave.

Aan de andere kant, als we onze visie sorteren op actieve taken, zien we dat er veel voor ons is versmald.

Onthoud altijd dat u uw taakweergave moet wijzigen zodat u ze snel kunt doorzoeken of verbergen voor een maximaal productiviteitspotentieel!

Taken opties

Laten we tenslotte kennis maken met of kennis nemen van de taakopties. Met de taakopties kunt u instellingen wijzigen en hun gedrag en uiterlijk wijzigen. U kunt ze bereiken via het menu Bestand door te klikken op "Opties -> Taken".

U kunt opties voor herinneringen instellen voor taken met vervaldatums, achterstallige en voltooide taakkleuren, werkuren en andere eenvoudige aanpassingen. Dus nu, als u wilt dat achterstallige taken helderblauw zijn of als u standaardherinneringen aan het einde van de dag wilt in plaats van beginnen, kunt u hier de wijzigingen aanbrengen.

Zoals je ziet, onthult Outlook zichzelf als een zeer complete applicatie en we hebben nog niet eens gesproken over agenda's en notities! We hopen dat je met Taken de vaardigheden van je organisatie een paar keer kunt opfokken. Ze zijn heel gemakkelijk in te stellen en toe te wijzen, en het is leuk om die herinneringen te hebben en alle dingen op je lijst langzaam te zien afvinken.

In de tussentijd willen we graag van u horen. Heeft u een vraag of opmerking die u graag bij ons wilt achterlaten? Kom langs op ons discussieforum en schiet weg.