Beginner Hoe u kalenders maakt, beheert en deelt in Outlook 2013

Tenzij je een leven leeft dat vrij is van verantwoordelijkheden, zal de zon waarschijnlijk opkomen en zich vastzetten op je dagelijkse kalender. Als je niet elke dag weet wat er gaande is, kun je snel verdwalen in een doolhof van gemiste afspraken en verrassingsbijeenkomsten.

Laten we het hebben over de agenda's van Outlook omdat buiten de e-mail (soms zelfs nog meer) het feit dat het georganiseerd en productief is, afhankelijk is van de mogelijkheid om evenementen te beheren en dingen gedaan te krijgen. Een van de dingen die Outlook met veel plezier doet, misschien beter dan de meeste andere applicaties, is kalenders. Outlook-kalenderfuncties zijn ongeëvenaard als het gaat om het maken, wijzigen en delen van afspraken.

Dit artikel gaat vooral over de simpele dingen. We laten u zien hoe u uw agenda's kunt maken en beheren, afspraken kunt toevoegen, vergaderingen kunt houden en deze ook kunt delen met anderen in uw adresboek voor eenvoudige samenwerking. Tegen de tijd dat we klaar zijn, laten we zien hoe je, behalve het gebruik van Outlook voor de basisprincipes zoals e-mail of contacten en adresboeken, de kalender kunt opnemen in je drukke leven en je huis of kleine kantoor kunt verbeteren.

Basisbeginselen van de agenda

Wanneer u Outlook gebruikt, beschikt u over de agenda-mogelijkheden. Zelfs als u geen e-mailaccount hebt ingesteld, kunt u Outlook nog steeds gebruiken voor de overige functies. De agenda werkt echter het beste als u gebruik kunt maken van de samenwerkingsmogelijkheden, dus als u een e-mailaccount gebruikt, kunt u uitnodigingen voor vergaderingen verzenden en mededelingen van aanwezigen ontvangen.

Hoe dan ook, dit is uw eenvoudige, dagelijkse agenda, d.w.z. de standaardkalender die is gekoppeld aan uw standaard Outlook-profiel. Dit is de maandelijkse weergave, maar u kunt de functies op het tabblad Schikken gebruiken om de weergave te wijzigen.

Hieronder ziet u bijvoorbeeld de weergave Werkweek (versus de weergave van de hele week). Het is heel eenvoudig, met het weer (je kunt het instellen in je stad) en een zoekvak. Als u vergaderingen of afspraken heeft, kunt u deze hier zien en kunt u naar de vorige of volgende week gaan door te klikken op de knoppen "Vorige afspraak" of "Volgende afspraak" langs de kalenderranden.

Laten we een beetje verder gaan en ons concentreren op hoe u het arrangement van uw agenda kunt aanpassen om beter aan uw specifieke of specifieke behoeften te voldoen.

De spieren van uw agenda versterken

U kunt nogal wat doen om de indeling en het uiterlijk van uw agenda te wijzigen. Als u het tabblad Weergave hieronder bekijkt, ziet u een hele reeks stijlen die u kunt gebruiken voor een kalender die past bij uw organisatiebehoeften.

Bekijk de volgende kalender. We hebben een paar kleine wijzigingen in het uiterlijk aangebracht. Ten eerste kun je de kleur veranderen, wat een subtiele maar leuke touch is.

Op het tabblad Weergave kunt u verschillende andere weergaven toevoegen om de modus waarin u zich bevindt te accentueren. Er is bijvoorbeeld de takenbalk, waarmee u agenda's, mensen en taken aan de rechterkolom (zie hierboven) kunt toevoegen. Deze taakbalk is aanpasbaar aan de modus waarin u zich bevindt, dus zelfs als u de taken en agenda hebt ingeschakeld, zoals in de bovenstaande schermafbeelding, moet u de telefoon opnieuw inschakelen als u overschakelt naar uw Postvak IN. -Do Bar.

Het is een goed idee om in elke modus met het tabblad Weergave te spelen omdat ze niet allemaal exact hetzelfde zijn. Het Leesvenster is bijvoorbeeld niet erg handig in de kalenderweergave, maar het is zeker een geweldige toevoeging aan je inbox.

Bekijk ook een dagelijkse kalenderweergave met de Dagelijkse taakweergave ingeschakeld. Je kunt hier je dagelijkse kalender zien met je taken hieronder.

We zullen veel meer vertellen over taken in een artikel, maar laten we ons nu concentreren op alles wat je zou willen weten over afspraken en vergaderingen.

Afspraken en vergaderingen toevoegen

Laten we kijken naar het instellen van afspraken en vergaderingen. In het volgende voorbeeld organiseren we een pizzaparty. Het onderwerp is natuurlijk de aard van de afspraak, en hoewel een pizzaparty niet noodzakelijk een "afspraak" is, krijg je het idee. Je kunt dan andere details toevoegen, zoals waar het pizza-feest plaatsvindt en de begin- en eindtijden.

Er is veel ruimte (technisch onbeperkt) om notities, instructies of aanwijzingen voor het evenement toe te voegen. Het is natuurlijk niet zo'n feest als je daar geen andere mensen hebt. We moeten dus enkele aanwezigen uitnodigen. Nadat u mensen hebt uitgenodigd, wordt dit niet langer als een afspraak beschouwd. Outlook verandert het in plaats daarvan in een vergadering. In de volgende schermafbeelding zien we dat onze nieuwe afspraak is verlopen.

U kunt namen handmatig invoeren of op de knop "Aan" klikken om deelnemers uit uw adresboek toe te voegen. Als u nog geen adresboek heeft opgezet, kunnen we u vertellen hoe u contacten toevoegt en beheert en ook contacten uit andere bronnen importeert, zoals Gmail.

Je kunt direct doorgaan met de achtervolging en eenvoudig klikken op 'Nieuwe ontmoeting' op het tabblad Start van het lint. Wanneer u deelnemers uitnodigt, kunt u verdere antwoordopties aanvragen.

Als u een reactie aanvraagt ​​(in plaats van simpelweg het woord eruit te laten en het daarop te laten staan), zullen genodigden een kans krijgen om te reageren. Let op, dit werkt wonderwel met een Microsoft-product zoals een e-mailaccount van Outlook.com, waar u direct antwoordopties krijgt in het bericht.

In Gmail kun je ongeveer op dezelfde manier reageren op een uitnodiging. Hoe u ook reageert, deze wordt naar de organisator van het evenement gestuurd en automatisch aan zijn Outlook toegevoegd.

Nu we duidelijk zijn over afspraken en vergaderingen, gaan we verder met het wijzigen en annuleren ervan omdat verandering onvermijdelijk is, en soms komen onze beste plannen voorbij.

Vergaderingen en trackingreacties aanpassen of annuleren

Er is iets aan de hand en we moeten ons pizzaparty verplaatsen naar zaterdagavond. Dit is geen probleem voor ons, maar hoe zit het met onze deelnemers? Nou, hun plannen zijn volledig aan hen, maar Outlook maakt het in elk geval gemakkelijk om hen op veranderingen te wijzen.

Als u een vergadering wilt wijzigen en uw aanwezigen wilt waarschuwen, opent u eerst de afspraak vanuit uw Outlook-agenda en brengt u de benodigde wijzigingen aan. In dit geval verplaatsen we de vergadering gewoon op een dag. Houd er rekening mee dat u op "Update verzenden" kunt klikken en dat uw genodigden over de wijziging worden bijgewerkt.

Als aanwezigen uw uitnodiging eerder hebben geaccepteerd, moeten ze deze opnieuw accepteren.

Dit is misschien een goed moment om te laten zien hoe u de voortgang van uw vergadering kunt volgen. Klik op de knop "Volgen" en vanaf hier kunt u de voortgang van uw vergadering bekijken. Op dit moment heeft slechts één genodigde dit geaccepteerd dus misschien is deze zaterdag niet zo'n leuke tijd.

Oh, nogmaals, er is net iets opgekomen en we moeten de vergadering annuleren. Klik eenvoudig op de knop "Vergadering annuleren". Je uitnodiging wordt nu gewijzigd en je krijgt een knop 'Annulering verzenden' om op het slechte nieuws te klikken en te verzenden.

Het is net zo eenvoudig als dat uw vorige genodigden een bijgewerkte e-mail zullen ontvangen en de gebeurtenis zal worden verwijderd uit uw Outlook-agenda.

Evenementen

Met uw afspraak-gedraaide-vergaderingen ingevoerd en opgeslagen, ziet u het in uw agenda. Als u eroverheen beweegt, ziet u de relevante details. Op dit punt, als alles goed is, kun je het verlaten en doorgaan naar andere dingen.

Als u het echter wilt wijzigen of verwijderen, kunt u het openen door erop te dubbelklikken of door de juiste actie op het lint te gebruiken, wat hier de knop "Openen" is..

U hebt ook toegang tot veel van dezelfde lintbesturingselementen in het contextmenu met de rechtermuisknop.

Houd uw vergadering of afspraak open en noteer het tabblad Opties, waarmee u enkele wijzigingen kunt beïnvloeden, zoals het wijzigen van uw status (Bezet, Voorlopig, Afwezig, enz.), Een herinnering instellen, de tijdzone wijzigen en uiteindelijk de evenement als een terugkerend evenement.

Terugkerende evenementen zijn gebruikelijk, zoals een wekelijkse vergadering of een driemaandelijkse inkomstenevenement of gewoon lunchen met een vriend, dus het is goed om te weten hoe u ze kunt instellen. Zoals je kunt zien aan de screenshot, zou dit vrij eenvoudig moeten zijn om uit te werken. U kunt de tijd van de afspraak, het patroon en natuurlijk het bereik instellen of hoe lang de herhaling zal plaatsvinden.

U ziet in de volgende afbeelding dat we een terugkerende afspraak hebben gemaakt voor elke maandag om 13:00 uur, die voor onbepaalde tijd wordt voortgezet.

Het is belangrijk om te onthouden dat vergaderingen en afspraken weliswaar verschillende belangrijke verschillen hebben, maar dat ze er nog steeds uitzien en op dezelfde manier kunnen worden aangepast, zodat alle opties die u ziet voor afspraken dezelfde zijn voor vergaderingen.

Een bestand of document toevoegen aan een agenda-item

Stel dat u een afspraak hebt gemaakt, bijvoorbeeld om uw huisdier naar de dierenarts te brengen, of om uw olie te laten verversen, en in beide gevallen heeft u een document of afbeelding die u eraan wilt hechten, zodat u niet vergeet.

In het volgende voorbeeld laten we onze olie uiteindelijk vervangen en hebben we een kortingsbon ervoor. Je zou de kortingsbon kunnen afdrukken en het op voorhand kunnen onthouden, of je zou het gewoon aan de afspraak kunnen toevoegen, dus wanneer Outlook je eraan herinnert, staat de kortingsbon daar, zodat je hem kunt afdrukken terwijl je erover nadenkt.

Om dit te doen, wilt u klikken op "Bestand bijvoegen" en vervolgens bladeren naar de locatie waar het is opgeslagen. U kunt het bestand invoegen zoals het is, het inline als tekst plakken of de locatie van het bestand invoegen als een hyperlink. In dit geval gaan we de PDF gewoon toevoegen zoals deze is.

Dit wordt natuurlijk een zeer nuttige functie als u documenten voor een zakelijke bijeenkomst moet delen, studiemateriaal naar studenten moet sturen of wanneer de situatie aanvullende informatie kan vereisen.

Kalenders beheren en delen

Als u kalenders beheert, kunt u twee dingen bereiken. U kunt kalenders vanuit verschillende bronnen openen en u kunt agendagroepen maken en opslaan.

Als u op de knop "Agenda openen" klikt, kunt u een kalender maken van verschillende bronnen, waaronder van internet, of u kunt een lege kalender maken. Een voordeel van het maken van een lege agenda is dat u uw werk en privéleven gescheiden kunt houden.

In de volgende schermafbeelding ziet u verschillende agenda's en we hebben ook een speciale groep voor werk gemaakt. U kunt gebeurtenissen van de ene kalender naar de andere slepen; u ziet hoe we een vermelding voor een wekelijkse vergadering hebben in de twee agenda's die we hebben geselecteerd.

Als je afspraken door agenda's heen wilt slepen, betekent dit dat als je tijd hebt besteed aan het toevoegen van een afspraak of vergadering, als je later besluit dat het in een andere agenda moet staan, je de gebeurtenissen niet opnieuw hoeft te maken.

Ten slotte kunt u agenda's delen, wat vrij duidelijk moet zijn, hoewel het een mogelijkheid is om een ​​kalender per e-mail te verzenden. We hebben dit kort besproken in een vorig artikel, dit is gewoon een andere manier om het te bereiken. Hier in de volgende schermafbeelding ziet u wat er gebeurt als u deze optie gebruikt.

U kunt opgeven welke agenda u deelt, het datumbereik (van een dag tot de hele kalender), het detailniveau dat u wilt delen (eenvoudige beschikbaarheid, beperkte en volledige details) en er zijn een paar geavanceerde opties die u kunt gebruiken.

Door op deze manier te delen, kunt u uw agendagegevens snel, gemakkelijk en naadloos verspreiden met andere Outlook-gebruikers en kunnen agenda's die naar u zijn verzonden worden geïntegreerd.

Kalender opties

Er zijn nogal wat agenda-opties om te doorzoeken (hoewel niet zo veel als bij e-mail). De meeste van deze opties zijn bedoeld om de agenda zo te configureren dat deze beter functioneert met uw professionele en persoonlijke behoeften.

U kunt bijvoorbeeld uw werktijden en werkweek wijzigen, vakantiedagen toevoegen, de tijdzone wijzigen, de standaardkleur instellen en zelfs kiezen tussen Fahrenheit en Celsius. Werk je er op je gemak doorheen en probeer uit wat het beste voor je werkt.

De agendafuncties in Outlook zijn van topklasse en als u in een organisatie werkt met een centrale Exchange-server, bent u waarschijnlijk bekend met de manier waarop u kunt samenwerken aan gedeelde agenda's, evenementen kunt bekijken en meer. Dit alles werkt naadloos in uw eigen lokale Outlook-installatie voor extra kracht en gemak.

Thuis is het leuk om een ​​kalender met zoveel functies in hetzelfde programma te hebben. Het is niet nodig om van een e-mailapp naar uw agenda-app over te schakelen, u kunt afspraken plannen en deelnemers snel uitnodigen met slechts een paar klikken van de muisknop, en nog veel meer.

Maar dat is genoeg om van ons te praten. Waarom horen we nu niets van jou? Laat ons uw mening weten of geef uw opmerkingen door op ons discussieforum.