Beginnershandleiding voor het gebruik van de Notes-functie in Outlook

Met de hoeveelheid e-mail die je op een bepaalde dag ontvangt, is het moeilijk om ze allemaal recht te houden, ongeacht hoe je je inbox ordent. Vandaag laten we u zien hoe u de Notes-functie gebruikt om u beter te organiseren.

Een van de functies in Outlook waar niet veel over wordt gesproken en misschien te weinig wordt gebruikt, zijn opmerkingen. Door notities te gebruiken in Outlook kunt u belangrijke ideeën onthouden en uw werk indelen. Hier kijken we naar het gebruik van Notes in Outlook 2010, maar de functie is beschikbaar in Office 2002 en hoger.

Notes gebruiken in Outlook 2010

Klik op de knop Notities in het navigatiedeelvenster om de Notes-functie in Outlook 2010 te openen.

U kunt ook op de pijlknop klikken om meer of minder items weer te geven. Op deze manier kunt u Notities weergeven als een grotere knop voor eenvoudigere toegang als u deze veel gebruikt.

De functie Notities wordt geopend en een nieuwe notitieklik gemaakt Nieuwe notitie van het lint.

Nadat je je notitie hebt aangemaakt, sluit je het af en wordt het automatisch opgeslagen in je lijst.

Onder het tabblad Home in Huidige weergave kunt u de weergaveopties van uw notities wijzigen. Hier hebben we het op ingesteld Notitielijst zodat we de inhoud van de notitie en andere gedetailleerde informatie gemakkelijk kunnen zien.

Als u deze als pictogrammen weergeeft, kunt u met de muis over de notitie bewegen en een voorbeeld van de inhoud ervan bekijken.

U kunt uw notities ook alfabetisch sorteren in de pictogramweergave. Klik met de rechtermuisknop op een leeg gebied in het venster en selecteer Sorteren in het contextmenu.

Selecteer in het scherm Sorteren Sorteer items op onderwerp en als je wilt dat het Oplopend of Aflopend is en klik je op OK.

Daar ga je! Je notities worden vervolgens alfabetisch gesorteerd. U kunt ze ook sorteren op kleur, contactpersoon, pictogram ... enz.

Als u een paar notities open hebt in Windows 7, kunt u deze eenvoudig openen via de taakbalk samen met al het andere dat u in Outlook mogelijk hebt geopend..

Nieuwe notitie toevoegen aan werkbalk Snelle toegang

Als u merkt dat u de Notes-functie veel gebruikt, kunt u deze toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang. Om het toe te voegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu en selecteert u Meer opdrachten.

Outlook-opties worden geopend ... klik op het opdrachtenmenu en selecteer Alle opdrachten.

Blader vervolgens omlaag en markeer Nieuwe notitie en klik op de knop Toevoegen.

U zou het moeten zien onder de sectie Werkbalk Snelle toegang aanpassen, klik op OK om Outlook-opties te sluiten.

Nu zie je het pictogram Nieuwe notitie op de werkbalk Snelle toegang.

Klik erop en u kunt een nieuwe notitie maken terwijl u door uw postvak IN bladert zonder naar de sectie Notities te gaan.

E-mail notities

Een andere handige functie met Notes in Outlook is dat u ze ook kunt e-mailen. Klik met de rechtermuisknop op de notitie die u wilt verzenden en selecteer Doorsturen.

Stuur het nu zoals u elke andere e-mail zou verzenden.

U kunt Notes ook aan uw contacten linken. Open een notitie en klik op het pictogram in de linkerbovenhoek en selecteer Contactpersonen.

Typ nu de naam van de contactpersoon waaraan u de notitie wilt koppelen of klik op de knop Contacten om door uw lijst met contacten te bladeren.

Verplaats of kopieer notities naar de agenda of andere mappen

Soms wilt u uw notities verplaatsen of kopiëren naar een andere locatie in Outlook. Hier zullen we kijken naar het kopiëren van een notitie naar de kalender. Selecteer het vervolgkeuzemenu Verplaatsen van het lint en selecteer vervolgens om het naar een andere locatie te verplaatsen of te kopiëren.

Kies waar je naartoe wilt of kopieer het naar ... in dit geval de agenda en klik vervolgens op OK.

De agenda wordt geopend en je kunt deze vervolgens doorlopen en plannen hoe je wilt. Opmerkingen

Pas uw notities aan

Als u niet tevreden bent met het uiterlijk van de typische gele look van uw notities, kunnen ze worden aangepast. Klik op het tabblad Bestand om Backstage-weergave te openen en klik op Opties.

Klik op Notes en Journal en onder Notes-opties kunt u de kleur, het lettertype en de grootte aanpassen.

Hier is een voorbeeld van een opmerking nadat we de kleur, grootte en lettertype hebben aangepast.

Conclusie

Als u tijdens de werkdag in Outlook woont en een snelle en eenvoudige manier wilt om uw gedachten te noteren, kan het handig zijn om de Notes-functie te gebruiken. Deze handleiding moet je absoluut vertrouwd maken met het begrijpen en gebruiken van Notes in Outlook. En jij dan? Gebruikt u de functie Notities? Vindt u dat ze een nuttig hulpmiddel zijn om uw werk beter te organiseren? Laat een reactie achter en laat het ons weten.