Beginnersgids voor het instellen van e-mail met Zohomail

Als u een kleine of middelgrote onderneming runt, e-mailservice met aangepast domein kan erg handig zijn in het stroomlijnen van de coördinatie met uw team. Er was een tijd dat u een gratis e-mailservice van Google Apps of live.com met een aangepast domein kon krijgen. Echter, abonneren op betaalde versies van deze e-maildiensten misschien te duur.

Gelukkig is er nog steeds een provider die biedt gratis e-mailservice met aangepast domein, en een aantal nuttige functies, d.w.z. Zoho Mail. In dit artikel gaan we begeleiden u door verschillende aspecten van Zoho Mail en hoe ze te integreren. Laten we het volgende eens bekijken.

Waarom een cloud-e-mailprovider gebruiken?

U vraagt zich misschien af waarom u een andere e-mailservice zou moeten gebruiken terwijl u webhosting biedt ook e-mailservice. Er zijn verschillende redenen waarom u e-mailprovider zou moeten gebruiken, vooral cloud / SaaS-service, zoals Zoho Mail in plaats van degene die uw webhosting biedt.

Betere betrouwbaarheid en beschikbaarheid. Cloud e-mailproviders worden door veel organisaties gebruikt en zijn dat ook betrouwbaarder dan e-mailserver die uw webhosting biedt
Meer ruimte in inbox per gebruiker. Als u de e-mailservice van uw webhostingprovider gebruikt, is de inbox is slechts een deel van de totale schijfruimte die ze bieden. Als u 10 GB schijfruimte op de server hebt en u gebruikt al 5 GB voor uw website, database en inhoud, dan kunt u alleen 5 GB ruimte gebruiken voor het hele bedrijf. Met Zohomail kun je geven 5 GB aan inboxruimte voor elke gebruiker.
Samenwerkings-apps. Het is niet alleen e-mail, je kunt ook gebruiken Zoho Docs en CRM en veel Zoho-apps voor samenwerking binnen uw bedrijf.
Extra gebruikers door verwijzingen. U krijgt standaard 10 gebruikersaccounts in Zoho Mail, maar als iemand zich via uw verwijzing registreert bij Zoho Mail, kunt u tot 15 extra accounts voor 3 doorverwijzingen.

Zoho Mail registreren

Open Zoho Mail en klik op Begin nu
Kiezen Inschrijven op het GRATIS pakket van Zoho Mail
Voer uw domeinnaam in en klik op Voeg domein toe. Als u nog geen domein heeft, kunt u dat ook koop domein via Zoho Mail.
Voer uw gegevens in op deze pagina. Uw Zoho-e-mail-ID is uw beheerdersaccount. Klik na het invullen van dit formulier op Inschrijven
Je Zoho Mail-account is bijna klaar. Het is nu tijd om het eigendom van het domein te verifiëren. Klik op Ga verder om het eigendom van het domein te verifiëren
Zoho Mail geeft de hostnaam die u moet maak een alias van zmverify.zoho.com
Hieronder is een voorbeeld van alias / CNAME-creatie op het DNS-paneel Namecheap.
Na het maken van alias / CNAME in uw DNS-paneel, kunt u klikken Verifiëren, en Doorgaan

Zoho Mail instellen

Na registreren van Zoho Mail-account voor uw domein en domein verifiëren eigendom, nu is het tijd om uw account in te stellen.

Maak je eerste account onder je domeinnaam. Dit is ook uw beheerder voor uw account.
Jij kan voeg gebruikers toe in deze stap als je al gebruikers hebt.
Groepen zijn handig voor generiek adres zoals [email protected] of [email protected], dit zorgt ervoor dat e-mail die prospects of klanten versturen wordt altijd gelezen door iemand in uw team. U kunt op deze pagina groepen maken, maar in dit artikel sla ik deze stap over.
Mail Exchange Record of MX Record is een DNS-waarde die mailservers informeert wie is verantwoordelijk voor de afhandeling van uw e-mail. Op deze pagina ziet u het MX-item dat u voor uw domein moet maken. De hostnaam moet @ zijn, wat betekent uwdomein.com en niet uw subdomein. U kunt de prioriteit misschien niet wijzigen in 10 en 20. U mag een ander nummer gebruiken, zoals 1 en 5 of 5 en 10, zolang de prioriteitsnummer voor mx.zoho.com is kleiner dan mx2.zoho.com
Hieronder is een voorbeeld van MX-invoer op het DNS-paneel Namecheap
Jij kan migreer uw e-mail van uw webhostingprovider naar Zoho Mail. je kunt POP of IMAP gebruiken om e-mails van je oude mailserver naar Zohomail te migreren. Zoals gesuggereerd door Zoho Mail het is beter om de e-mail te migreren na het wijzigen van MX-records.
Op deze pagina kunt u zien koppelingen naar tutorials voor e-mailclientconfiguratie. Als u liever een desktopmailclient gebruikt, kunt u de handleiding voor uw e-mailclient volgen.
Via deze pagina, u kunt de toegang instellen vanaf uw mobiele apparaat. In dit artikel slaan we deze stap echter over.
Voor de laatste stap, kunt u klikken Ga naar Access Zoho Mail

SPF recordconfiguratie

Sender Policy Framework of SPF is een DNS-tekstrecord geassocieerd met domein om de servers te identificeren die zijn gemachtigd om e-mails voor het specifieke domein te verzenden. De ontvanger gebruikt SPF-record voor Controleer of het een toegestane server is die e-mails naar hen verzendt.

Voor Zoho Mail kunt u een nieuw TXT-item voor uw domein maken met vermelding hieronder:

v = spf1 mx include: zoho.com ~ all

Hieronder is een screenshot van TXT-record voor SPF-record.

DKIM-configuratie

DomainKeys Identified Mail (DKIM) is een e-mail validatiesysteem dat dat was ontworpen om spoofing te voorkomen. De ontvanger controleert of er een DNS-vermelding bestaat die een openbare sleutel bevat. Met behulp van deze openbare sleutel kan de ontvanger verifiëren dat het bericht, inclusief de bijlage, tijdens het transport niet wordt gewijzigd. We kunnen DKIM gebruiken op Zoho Mail, en in het volgende zullen we je laten zien hoe je de setup kunt uitvoeren.

Vanaf uw e-mail dashboard kunt u kiezen Controlepaneel > Mail & Docs.
Kiezen Org-instellingen onder Mailbeheer, en selecteer vervolgens DomainKeys Tab.
Invoer TXT record naam, een unieke naam gebruiken om Zoho Mail te identificeren, zoals zoho of zohomail (ik gebruik zohomail hier). Klik Genereer nieuw record naar nieuwe TXT-waarde genereren.
Met een nieuwe TXT-waarde gemaakt, kunt u nu maken nieuwe DNS-record met type TXT-record.
Hieronder is een voorbeeld van DNS-invoer op het DNS-paneel Namecheap.
Na het maken van nieuwe DNS-records kunt u klikken op Begin met authenticatie knop. Nadat de verificatie is geslaagd, verandert de knop in Verificatie stoppen

Zoho-mail openen met aangepaste URL

Je hebt toegang tot Zoho Mail via https://www.zoho.com/mail/login.html of je opent Zohomail.com en klikt op Aanmelden rechts bovenaan de pagina. Om het voor uw gebruikers echter gemakkelijker te maken om toegang te krijgen tot Zoho Mail-web, kunt u dit doen maak een aangepaste URL voor de inlogpagina, bijvoorbeeld: mail.domain.com of webmail.domain.com in plaats van de lange URL hierboven.

Wat je nodig hebt, is om een alias of CNAME voor uw aangepaste URL naar business.zoho.com. Hieronder ziet u een screenshot van de creatie van CNAME op het domeinbeheer van Namecheap.

Twee-factorenauthenticatie instellen

Om de beveiliging van uw e-mailaccount te verbeteren, kunt u Two Factor Authentication of TFA gebruiken voor hebben een extra beveiligingsmethode naast het wachtwoord. Zelfs als iemand uw wachtwoord kent, kunnen zij niet inloggen op uw account zolang ze geen toegang hebben tot het TFA-apparaat.

Het volgende is een uitleg over hoe te de TFA instellen voor uw Zoho Mail account.

Klik op je avatar in de rechterbovenhoek en kies Mijn rekening
Klik Instellen om nu te beschermen
Kiezen Google Authenticator, Klik volgende
U kunt het QR-code gepresenteerd door Zoho Mail met de hulp van Google Authenticator. Het is beschikbaar voor Android in de Google PlayStore, voor iOS-apparaten op iTunes en voor Blackberry. Je hebt misschien ook een Streepjescodescanner. Voor Android gebruik ik die voorgesteld door de Google Authenticator Barcodescanner door ZXing Team
Hier wordt je ook getoond hoe MFA-apparaat te maken met Android-smartphone. Open de Streepjescodescanner dus we kunnen QR-code scannen die Zoho Mail heeft verstrekt.
ik heb twee authenticator-apps op mijn telefoon dus ik krijg dit scherm om uit te kiezen Google Authenticator en Duo Mobile. Hiervoor kies ik Google Authenticator.
U ontvangt de bevestiging om de sleutel voor uw account op te slaan. Tik op OK
als jij ben net begonnen met Google Authenticator, het toont slechts één account. Omdat ik meerdere accounts gebruik van deze software, zal het de laatste van de lijst. Het hier getoonde nummer is de verificatiecode die u in de volgende stap moet invoeren. Voer de verificatiecode in en klik op Verifiëren. Als u uw eigen computer gebruikt, kunt u ook op klikken Vertrouwde browsers U wordt dus niet opnieuw om TFA gevraagd. en klik vervolgens op Verifiëren
Voer uw huidige wachtwoord in en klik op Aanzetten
De TFA-configuratie is bijna voltooid. Nu moeten we dat doen verifieer het telefoonnummer. Deze stap is echter optioneel.
Voer uw telefoonnummer in en klik op Code verzenden. Zoho Mail stuurt u een sms-bericht met de verificatiecode.
Voer de verificatiecode in die Zoho Mail heeft verzonden en klik op Verifiëren
Je hebt de Back-upverificatiecodes.
Jij kan bewaar deze codes als tekst of laat ze afdrukken. Jij kan gebruik deze back-upcodes als authenticators, als u uw telefoon verliest.
In het geval u Two Factor Authentication gebruikt, moet u creëren applicatiespecifieke wachtwoorden voor elke applicatie die u gebruikt om toegang te krijgen tot Zoho Mail, inclusief uw bureaubladmailclient. Klik op om Sp te doen Doorgaan met bij deze stap.
De configuratie voor twee-factorenauthenticatie is voltooid. U kunt klikken Toon mijn voorkeuren om naar je voorkeurenpagina te gaan.
Op de pagina Voorkeuren kunt u uw Back-upverificatiecodes, opzetten Applicatie specifieke wachtwoorden, evenals je huidige Vertrouwde browser.

Toepassingsspecifieke wachtwoorden instellen

Zoals ik eerder al heb vermeld, moet u dit doen als u TFA in uw account gebruikt het genereren van applicatiespecifieke wachtwoorden voor elke applicatie die u gebruikt om toegang te krijgen tot Zoho Mail. In de volgende stappen zullen we leren hoe het uit te voeren.

Klik Beheer applicatiespecifieke wachtwoorden
Voer hier de naam voor in applicatiespecifieke wachtwoorden en ook uw huidige wachtwoord
Een nieuw het applicatiespecifieke wachtwoord wordt gegenereerd door Zoho Mail. Je kunt dit slechts één keer zien, dus zorg ervoor dat je houd het wachtwoord opgeslagen.
Rechts onderaan kunt u klikken Toon gegenereerde wachtwoord link. U kunt de lijst met applicatiespecifieke wachtwoorden hier bekijken en, indien nodig, ook het wachtwoord verwijderen.

Beheer vertrouwde browsers

Kies op accounts.zoho.com Veiligheid, kiezen Twee-factorenauthenticatie en klik Vertrouwde browsers beheren
Op deze pagina ziet u een lijst met browsers die u vertrouwt. Hier kan je verwijder alleen een specifieke browser.

E-mailverzending testen

Als u alle voorgaande stappen hebt voltooid, uw Zoho Mail-account is klaar voor gebruik. Nu kan je test uw nieuwe Zoho Mail-account door een testmail te sturen. In het volgende voorbeeld heb je een voorbeeldmail naar mijn gmail-account gestuurd. De e-mail was succesvol ontvangen door mijn gmail-account.

Laten we nu controleer onze SPF- en DKIM-instellingen. Klik op het driehoekje naast de antwoordknop en kies Toon origineel.

U kunt hier zien dat Google uw heeft laten zien SPF- en DKIM-configuratie.

Conclusie

In dit informatieve artikel heb ik geprobeerd u te laten zien hoe dat moet registreer nieuwe Zoho Mail, stel Zohomail MX, SPF en DKIM in, maak een aangepaste URL voor toegang tot Zoho Mail, configureer Two Factor Authentication, evenals het testen van e-mailverzending vanuit Zoho Mail.

Nu kunt u uw e-mailadres met uw eigen domein vertrouwelijk plaatsen en naadloos communiceren met uw klanten of team.

Opmerking van de uitgever: Dit bericht is geschreven door Muhammad Panji voor Hongkiat.com. Muhammad is een systeemingenieur die gespecialiseerd is in Linux, Virtualisatie en Cloud Computing. Hij speelt in zijn vrije tijd met nieuwe technologie en onderhoudt een blog over technologie in het Indonesisch. Je kunt hem vinden op Twitter.