Maak een rapport in MS Access 2003 met rapportwizard

Microsoft Access wordt in veel bedrijven gebruikt om informatie op te slaan en te openen. U kunt ook eenvoudig een eenvoudig rapport maken met behulp van de wizard Rapport.

Open uw Access-database en klik op Rapporten onder het veld Objecten aan de linkerkant. Klik op de bovenste werkbalk op de knop Nieuw om een ​​nieuw rapport te starten.

Selecteer in het venster Nieuw rapport de wizard Rapport en hieronder kies uit de vervolgkeuzelijst met welke query of tabel u gegevens wilt verzamelen om het rapport te maken. In dit geval wil ik een rapport maken over de klanten van Tech_Company. Nadat u de juiste gegevens hebt geselecteerd, klikt u op OK.

In dit volgende deel van de wizard kunt u de verschillende velden selecteren uit de tabel of query die u hebt geselecteerd. Dit is geweldig als u alleen een rapport wilt maken op basis van specifieke gegevens in een tabel. Markeer de informatie in de beschikbare velden en druk op de pijlknop om deze naar de geselecteerde velden te verplaatsen. Hier heb ik de voornaam, de achternaam, de stad en het telefoonnummer van de klant geselecteerd. Op dit punt kunt u Finish selecteren, maar laten we wat meer functionaliteit van de wizard gebruiken, klik op Volgende.

In dit venster kunt u selecteren om groepering toe te voegen aan verschillende delen van uw gegevens. Omdat ik een eenvoudig rapport demonstreer (extra handleidingen over het schrijven van aangepaste rapporten verschijnen binnenkort), klikt u gewoon op Volgende.

Hier kiest u de volgorde waarin de gegevens in het rapport worden weergegeven. Dit is een aanpassing die u moet bepalen op basis van hoe u de gegevens wilt presenteren. Hier kies ik ervoor om de achternaam van elke klant in oplopende volgorde te sorteren.

Hier kiest u de lay-out van het rapport. Nogmaals afhankelijk van hoe u wilt presenteren, bepalen de gegevens de lay-out. Voor dit rapport kies ik Layout = Tabel, Orientatie = Portret en ik vind het meestal het beste om het vakje "De veldbreedte aanpassen, zodat alle velden op een pagina passen" aan te vinken. Dit zorgt ervoor dat alle relevante gegevens op elke pagina staan ​​en niet verspreid zijn over meerdere pagina's. Klik op Volgende.

Vervolgens kiest u de stijl of het uiterlijk van het rapport. Gebruik opnieuw je beste creatieve oordeel. Voor dit rapport kies ik voor Vet. Klik op Volgende.

Je bent bijna klaar! Kies een naam voor uw rapport. Als dit een rapport is dat u van tijd tot tijd wilt opslaan en uitvoeren, moet u ervoor zorgen dat u een goede naamgevingsconventie gebruikt, zodat u en andere databasegebruikers het rapport gemakkelijk kunnen vinden en uitvoeren. Nadat u uw rapport een naam hebt gegeven, klikt u op Voltooien.

U ziet nu de resultaten van het rapport dat u hebt gemaakt. Hier kunt u het rapport afdrukken, teruggaan en ontwerpwijzigingen aanbrengen, of misschien extra tabellen of velden toevoegen. Als je tevreden bent met hoe het rapport er uitziet, sla het dan op en je kunt het dan opmaken wanneer je het nodig hebt.

Als u helemaal niet bekend bent met Access, raad ik u aan om naar de Roadmap to Access 2003-training te gaan.