Een vervaldatum toevoegen aan e-mails in Outlook (en waar ze voor zijn)
In Outlook kunt u een vervaldatum toevoegen voor e-mails die u verzendt of ontvangt. Zodra de vervaldatum is verstreken, wordt de e-mail met verschillende opmaak weergegeven en kunt u de ingebouwde hulpprogramma's van Outlook gebruiken om verlopen e-mail automatisch te beheren.
Vervaldatums zijn alleen van toepassing op e-mails, niet op agenda-afspraken of taken, omdat deze items hun eigen datums hebben die u kunt gebruiken om ze te beheren
Hoe een vervaldatum op een e-mail in te stellen
Als u een vervaldatum wilt toevoegen aan een e-mail die u verzendt, moet u het venster Eigenschappen voor de e-mail openen. Open de e-mail en klik vervolgens op Bericht> Labels.
Hierdoor wordt het venster Eigenschappen geopend voor de e-mail, die u ook kunt openen door te klikken op Opties> Meer opties of Bestand> Eigenschappen. Schakel het selectievakje "Vervalt na" in en kies vervolgens een datum en tijd.
Klik op Sluiten om terug te gaan naar uw e-mailadres. Er zijn geen zichtbare tekenen dat er een vervaldatum is toegevoegd en u kunt de e-mail als normaal verzenden.
Om een vervaldatum toe te voegen aan een e-mail die je hebt ontvangen, open je de e-mail en klik je op Bericht> Tags (of Bestand> Eigenschappen).
Hiermee wordt het venster Eigenschappen voor de e-mail geopend. Er zijn niet zoveel opties voor een ontvangen e-mail als voor een bericht dat u verzendt, maar u kunt nog steeds een vervaldatum en -tijd instellen.
Wat doet een vervaldatum??
U heeft dus een vervaldatum toegevoegd aan een e-mail. Dat is geweldig en alles, maar wat heeft het voor zin om het te doen?
Vervaldatums worden op verschillende manieren door Outlook gebruikt om u te helpen concentreren op wat belangrijk is. E-mails die zijn verlopen zijn over het algemeen niet zo belangrijk als e-mails die niet zijn verlopen, dus Outlook formatteert verlopen e-mails automatisch anders.
Als u hebt gekeken naar het instellen van voorwaardelijke opmaak in Outlook, hebt u mogelijk de opmaakregel 'Verlopen items' opgemerkt.
Deze regel formatteert elke e-mail die de vervaldatum is gepasseerd met een grijs lettertype en de tekst is doorgestreept.
Hiermee weet u dat de e-mail is verlopen, zodat u zich eerst kunt concentreren op belangrijkere e-mails. Als u een e-mail met een vervaldatum hebt verzonden, wordt deze opmaak ook toegepast in de Outlook van de ontvanger, maar ook andere e-mailclients zoals Thunderbird of web-apps zoals Gmail of Yahoo! Mail, negeert de datum en doet er niets mee.
U kunt ook een kolom toevoegen aan een map die de vervaldatum van een e-mail laat zien. Klik met de rechtermuisknop op een kolomkop in de map waaraan u de kolom wilt toevoegen en klik vervolgens op "Veldkiezer".
Selecteer "Datum Tijd velden" in de vervolgkeuzelijst en selecteer vervolgens de "Verlopen" optie.
Sleep het "Vervalt" -item naar uw map en voeg het toe aan de kolommen.
Wanneer u een verlopen e-mail opent, meldt Outlook u een bericht in de koptekst.
Je kunt nog altijd een verlopen e-mail beantwoorden of doorsturen, maar als je het probeert door te sturen, laat Outlook je eerst een waarschuwing zien.
Klik op "Ja" om de e-mail te verzenden of op "Nee" om te annuleren.
De vervaldatum gebruiken om uw e-mail te beheren
Sommige ingebouwde tools van Outlook maken ook gebruik van vervaldatums. Als u AutoArchivering in Outlook hebt ingesteld, hebt u mogelijk de optie "Verlopen items verwijderen (alleen e-mailmap)" opgemerkt.
Als dit is ingeschakeld, zal AutoArchiveren alle e-mails waarvan de datum is verstreken wissen of verplaatsen (afhankelijk van de andere instellingen). Dit is een geweldige manier om verlopen e-mails automatisch te verwijderen en te voorkomen dat ze uw e-mail verstoppen.
Als u niet wilt dat uw verlopen e-mails worden verwijderd of verplaatst, maar u wilt ze ook niet in Outlook zien, dan kunt u de synchronisatieregels van Outlook instellen om te voorkomen dat ze worden gedownload van de Exchange-e-mailserver.
Wanneer u uw synchronisatiefilter samenstelt, klikt u op het tabblad 'Geavanceerd' en vervolgens op de knop 'Veld'.
Selecteer velden Datum / tijd> Verloopt in het menu. Het veld is ook beschikbaar in de velden "Alle velden" en "Alle velden".
Stel "Voorwaarde" in op "on or before" en de "Waarde" op "gisteren" en klik vervolgens op "Toevoegen aan lijst".
Hiermee worden alle vervallen taken gefilterd zodat ze, als ze gisteren of eerder zijn verlopen, niet worden gesynchroniseerd met Outlook en niet in uw postvak worden weergegeven. Ze zijn nog steeds beschikbaar in de Outlook-webapp als u ze daar wilt bekijken.
U kunt geen regels instellen om automatisch vervaldatums toe te voegen aan inkomende e-mail of een snelle stap maken die een vervaldatum toepast met een druk op de knop, maar u kunt automatisch een vervaldatum toevoegen aan alle uitgaande e-mails. Klik op Bestand> Opties> E-mail, scrol omlaag om Berichten te verzenden en schakel 'E-mails markeren als verlopen na dit aantal dagen' in.
Voer het aantal dagen in waarna u de berichten wilt laten verlopen en klik vervolgens op "OK". Hiermee wordt automatisch een vervaldatum toegevoegd aan alle e-mails die u verzendt.
Vervaldata zijn een handige manier om uw prioriteiten en uw mailbox te beheren door berichten die niet langer relevant zijn te verlichten en waarmee u Outlook-tools kunt gebruiken om berichten die u niet meer nodig hebt te verwijderen of verbergen. Het is nog een hulpmiddel in de strijd om te voorkomen dat uw mailbox uit de hand loopt en een zeer nuttige tool daarbij.
