Hoe e-mailberichten in Outlook 2013 te archiveren

Er is ons altijd verteld dat het een goed idee is om onze gegevens te back-uppen. Welnu, hetzelfde concept kan ook gelden voor e-mail. U kunt uw e-mail om de zoveel tijd, bijvoorbeeld maandelijks, driemaandelijks of zelfs jaarlijks, archiveren.

We laten u zien hoe u e-mail archiveert in Outlook 2013 en deze eenvoudig beschikbaar maakt in het programma. Uw e-mail wordt opgeslagen in een .pst-bestand. Om e-mail te archiveren, verplaatsen we de e-mail naar een .PST-archief.

OPMERKING: Wanneer u uw e-mail archiveert in een ander .pst-bestand, wordt alle e-mail die u wilt archiveren verplaatst naar het archiefbestand en is deze niet langer beschikbaar in het hoofdbestand .pst.

Om te beginnen met het archiveren van uw e-mail, klikt u op het tabblad "Bestand" op het lint.

Klik in het scherm Accountgegevens op de knop "Cleanup Tool" naast "Mailbox Cleanup."

Selecteer "Archiveren ..." in het vervolgkeuzemenu.

Het dialoogvenster Archief verschijnt. Selecteer "Archiveer deze map en alle submappen" en selecteer een map om te archiveren. Als u al uw e-mail wilt archiveren, selecteert u het knooppunt met uw e-mailadres bovenaan.

Klik op de vervolgkeuzelijst "Items archiveren ouder dan" om de laatste datum te selecteren voor items die moeten worden gearchiveerd. Er verschijnt een kalender. Selecteer een datum in de huidige maand door op de datum te klikken of naar een andere maand te bladeren om een ​​datum te selecteren. Alle items ouder dan de geselecteerde datum worden gearchiveerd.

Als u items die niet automatisch zijn opgeslagen wilt archiveren met AutoArchiveren, schakelt u het selectievakje "Items opnemen met" AutoArchiveren "ingeschakeld" in.

OPMERKING: AutoArchiveren in Outlook 2013 werkt op dezelfde manier als in Outlook 2010.

Klik op de knop "Bladeren" als u de locatie wilt wijzigen waar het archiefbestand zal worden opgeslagen en de naam van het archiefbestand. Klik op OK als u uw selecties hebt gemaakt.

Het gearchiveerde PST-bestand wordt opgeslagen op de gekozen locatie.

Merk op dat alle e-mailberichten die u hebt gekozen om te archiveren niet meer beschikbaar zijn in het hoofdbestand .pst. Het gearchiveerde PST-bestand zou automatisch beschikbaar moeten zijn in Outlook. Als dit niet het geval is, klikt u op het tabblad "Bestand".

Klik in het blauwe paneel aan de linkerkant van het scherm 'Accountgegevens' op 'Openen en exporteren'.

Klik in het scherm "Openen" op "Outlook-gegevensbestand openen".

Het dialoogvenster "Open Outlook-gegevensbestand" wordt geopend. Navigeer naar de locatie waar u het gearchiveerde PST-bestand hebt opgeslagen, selecteer het en klik op OK.

In het linkerdeel van het hoofdvenster van Outlook Mail wordt een sectie met de naam "Archieven" weergegeven en zijn de e-mails die u hebt gearchiveerd beschikbaar.

Het archiveren van e-mail kan u helpen uw e-mails overzichtelijk te houden, waardoor het gemakkelijker wordt om oudere e-mails te vinden en uw inbox en mappen overzichtelijk te houden.