Een drop-downlijst maken in Google Spreadsheets

Als u met anderen aan een gedeeld Google Sheets-bestand werkt, kunnen mensen soms onverwachte gegevens invoeren of iets dat een formule breekt. Een manier om ervoor te zorgen dat iedereen de gewenste gegevens invoert, is door deze in een dropdown-validatielijst te verstrekken.

Een vervolgkeuzelijst maken

Een vervolgkeuzelijst is een uitstekende manier om ervoor te zorgen dat de gegevens die mensen invoeren in uw formulier, applicatie of spreadsheet precies zijn wat u verwacht. Het biedt ook een veel snellere manier voor mensen om die gegevens in te voeren, omdat ze selecteren uit een vooraf geconfigureerde lijst die u verstrekt.

Het eerste dat u hoeft te doen, is uw Google Spreadsheets-bestand openen en de cel (len) selecteren waarvoor u een vervolgkeuzelijst wilt gebruiken.

Open vervolgens het menu "Gegevens" en selecteer de opdracht "Gegevensvalidatie".

Kies in het dropdown-menu Criteria de optie 'Lijst uit een bereik' of 'Lijst met items'.

• Lijst van een bereik: Een lijst met waarden die zijn geselecteerd uit andere cellen in hetzelfde of een ander blad. Als u bijvoorbeeld de waarden in de cellen B1-B9 op blad 2 wilt gebruiken, typt u Blad2 B1: B9 om de gegevens die ze bevatten in de vervolgkeuzelijst te laten verschijnen of door rechtstreeks een van de cellen uit uw spreadsheet te selecteren.
• Lijst van items: Een lijst met vooraf bepaalde gegevensitems. Dit kunnen zowel tekst als getallen zijn en u typt elke waarde zelf in, scheidt ze door komma's (en geen spaties). Met deze optie kunt u geen gegevens rechtstreeks vanuit andere cellen invoegen.

Hier gebruiken we de optie "Lijst met items" en bieden we verschillende numerieke keuzes.

Nadat u de gegevens hebt ingevoerd die u in een vervolgkeuzelijst wilt weergeven, moet u ervoor zorgen dat de optie 'Drop-downlijst weergeven in cel' is ingeschakeld, anders worden de waarden niet in de geselecteerde cellen weergegeven.

U kunt ook selecteren wat er gebeurt als iemand probeert een waarde in te voeren die niet in de lijst staat. De optie 'Waarschuwing tonen' laat hen de ongeldige gegevens invoeren, maar markeert deze in het blad (we zullen het in een klein beetje bekijken). De optie "Invoer weigeren" voorkomt dat ze iets invoeren dat niet in uw lijst staat.

En tot slot kunt u de hulphelptekst 'Validatietekst weergeven' inschakelen om mensen een indicatie te geven over wat ze in de cellen kunnen kiezen. Nadat u de optie hebt geselecteerd, typt u de gewenste instructies.

Ga je gang en klik op "Opslaan" als je klaar bent.

Hoe u uw nieuwe vervolgkeuzelijst gebruikt

Als u klaar bent, kan iedereen die het blad gebruikt op de vervolgkeuzepijl in die cellen klikken en een waarde uit de lijst kiezen.

Als u de "Help-tekst tonen validatie" hebt geselecteerd, verschijnt die tekst telkens wanneer iemand een van de gevalideerde cellen selecteert.

Als iemand een waarde invoert die niet overeenkomt met iets in de lijst en als de optie 'Waarschuwing weergeven' is ingeschakeld, worden de ongeldige gegevens gemarkeerd in de cel.

Als u er met de muis overheen beweegt, wordt aangegeven waarom deze is gemarkeerd.

Als in plaats daarvan de optie "Reject Input" is geselecteerd, krijgen mensen een waarschuwing zoals deze wanneer ze iets proberen in te voeren dat niet op uw lijst staat.

Als u items in de vervolgkeuzelijst wilt verwijderen of wijzigen, gaat u terug naar Gegevens> Gegevensvalidatie om items uit de lijsten die u hebt gemaakt te bewerken. De lijst volledig verwijderen is net zo eenvoudig als klikken op de knop "Validatie verwijderen" onderaan.