Een mappenweergave maken en aanpassen in Outlook
Als je in een kantoor werkt, is de kans groot dat je veel tijd besteedt aan het omgaan met e-mail, hoogstwaarschijnlijk in Microsoft Outlook. Het loont de moeite om even de tijd te nemen om Outlook de informatie te laten zien die u nodig hebt. Voor e-mail is de beste manier om dit te doen met mapweergaven. Dit is hoe ze werken.
Wat is een mapweergave?
Elke plaats waar u uw e-mail in Outlook bewaart, of het nu de inbox, verzonden items, archief, verwijderde items of een andere plaats is, is een map. Elk van die mappen ziet er standaard hetzelfde uit, met kolommen die metagegevens bevatten over de e-mail, zoals de afzender, het onderwerp, de ontvangen datum en tijd, enzovoort. Outlook groepeert de e-mails op datum (met de nieuwste bovenaan), stijlen ongelezen berichten in vetgedrukte blauwe tekst en toont berichten die u hebt gelezen in een normaal zwart lettertype.
Dit is de standaard mapweergave.
Maar je kunt die weergave veranderen als je wilt. U kunt voor elke map een andere weergave maken, of u kunt een mapweergave maken die u leuk vindt en deze toepassen op elke map. Outlook heeft zelfs enkele alternatieve ingebouwde weergaven waarmee u kunt beginnen.
Hoe te veranderen naar een andere ingebouwde weergave
Om te beginnen, laten we overgaan tot een van de andere ingebouwde weergaven door te klikken op Weergave> Weergave wijzigen.
De compacte weergave is de standaardweergave die elke map gebruikt, maar u kunt de volgende twee wijzigen:
- Single: Hiermee wordt de groep Op datum verwijderd en worden al uw berichten weergegeven in een eenvoudige lijst.
- preview: Dit (enigszins contra-intuïtief) verwijdert het voorbeeldpaneel.
Hoe de bestaande weergave aan te passen
U kunt de huidige mapweergave aanpassen door op Weergave> Instellingen bekijken te klikken.
Hiermee wordt het venster Geavanceerde instellingen openen geopend, waarin u allerlei dingen over de weergave kunt wijzigen.
We zullen de weergegeven kolommen en de sorteerinstellingen als voorbeeld wijzigen. Klik op "Kolommen" om het venster Kolommen weergeven te openen.
Selecteer "Mention" in de rechterkolom, klik op de knop "Verwijderen" en klik vervolgens op "OK".
Terug in het venster Geavanceerde instellingen bekijken, klikt u op de knop "Sorteren" om het venster Sorteren te openen.
Kies in het dropdown-menu 'Items sorteren op' de optie 'Van' en klik vervolgens op 'OK'.
Klik nu op "OK" in de geavanceerde weergave-instellingen. De mappenweergave is nu gewijzigd, zodat de kolom "Mention" is verborgen en de map wordt gesorteerd door de persoon die de mail heeft verzonden.
Dit zijn slechts twee snelle voorbeelden van wat u kunt doen. U kunt veel verschillende kolommen toevoegen, verwijderen, berichten groeperen en sorteren en zelfs de lettertypen en stijlen wijzigen die worden gebruikt om berichten weer te geven. Speel met de verschillende opties om te ontdekken wat voor jou het beste werkt.
Pas een weergave toe op andere mappen
Nadat u uw weergave hebt aangepast, kunt u dezelfde weergave toepassen op elke andere map zonder ze allemaal aan te passen. Klik nogmaals op Weergave> Instellingen bekijken en klik deze keer op de opdracht "Huidige weergave op andere mappen toepassen".
Selecteer de mappen waarop u de weergave wilt toepassen en klik vervolgens op "OK".
U kunt zoveel mappen (of submappen) selecteren als u wilt.
Sla een aangepaste mapweergave op
U kunt uw aangepaste weergave ook als een sjabloon behouden, zodat u deze in de toekomst kunt toepassen op andere mappen. Klik nogmaals op Beeld> Instellingen bekijken en selecteer de opdracht "Huidige weergave opslaan als nieuwe weergave".
Hiermee wordt het venster Kopieerweergave geopend, waar u uw weergave een naam kunt geven en kunt kiezen wie de weergave kan zien. Klik op "OK" wanneer u alles hebt ingesteld.
Als u nogmaals op Weergave> Instellingen bekijken klikt, geeft Outlook uw nieuwe weergave weer als een beschikbare optie. Klik op 'Weergaven beheren' om alle weergaven te bekijken waartoe u toegang hebt.
In het venster Alle weergaven beheren kunt u weergaven toevoegen, bewerken en verwijderen en kunt u zien welke instellingen op elke weergave zijn toegepast.
Maak een weergave van Scratch
Als u een geheel nieuwe weergave wilt maken, klikt u op de knop "Nieuw" in het venster Alle weergave beheren. Hiermee wordt het venster Een nieuwe weergave openen geopend.
Selecteer het type basisweergave waarmee u wilt beginnen en klik op de knop "OK". Het venster Geavanceerde weergave-instellingen wordt geopend en u kunt uw weergave naar wens aanpassen. Wanneer u klaar bent, klikt u op "OK" totdat u teruggaat naar het venster Alle weergaven beheren en vervolgens klikt u op "Weergave toepassen" om de weergave toe te passen op de huidige map.
Nadat u een nieuwe weergave hebt gemaakt, kunt u deze toepassen op elke andere map, deze verder aanpassen of gebruiken als basis voor een nieuwe weergave.
Aanpassingen uit een weergave verwijderen
Als u enkele aanpassingen aan uw bestaande weergave hebt aangebracht, kunt u gemakkelijk terugkeren naar de bestaande weergave. Dit is een goede manier om dingen uit te proberen zonder je zorgen te hoeven maken over het ongedaan maken ervan als de wijzigingen niet werken voor jou. Klik op Weergave> Weergave opnieuw instellen om niet-opgeslagen aanpassingen uit de huidige map te verwijderen.
Met deze View-tools bij de hand kunt u ervoor zorgen dat uw mappen precies zo werken als u wilt en u begint die overvolle berichtenlijst te temmen.
