Contactgroepen maken en beheren in Outlook 2010
Als je merkt dat je de hele dag e-mails naar dezelfde mensen stuurt, is het vervelend om hun adressen individueel in te voeren. Vandaag bekijken we het maken van contactgroepen om het proces een stuk eenvoudiger te maken.
Maak contactgroepen
Open Outlook en klik op Nieuwe items \ Meer items \ Contactgroep.
Hiermee wordt het venster Contractgroep geopend. Geef je groep een naam, klik op Leden toevoegen, en selecteer de mensen die u wilt toevoegen vanuit uw Outlook-contactpersonen, Adresboek of Maak nieuwe.
Als u uit uw adresboek selecteert, kunt u bladeren en de gewenste contacten toevoegen. Als u een groot aantal contacten hebt, kunt u ernaar zoeken of Geavanceerd zoeken gebruiken.
Als u een nieuw e-mailadres aan uw groep wilt toevoegen, hoeft u alleen maar de weergavenaam en het e-mailadres in te voeren en vervolgens op OK te klikken. Als u wilt dat het nieuwe lid wordt toegevoegd aan uw lijst met contactpersonen, controleert u het Toevoegen aan contacten is nagekeken.
Nadat u de gewenste contacten in de groep hebt, klikt u op Opslaan en sluiten.
Wanneer u nu een bericht opstelt, moet u de naam van de door u gemaakte Contactgroep kunnen typen ...
Als u zeker wilt weten dat iedereen in de groep is opgenomen, klikt u op het pluspictogram om de contactpersonen uit te vouwen. U krijgt een dialoogvenster met de mededeling dat de leden van de groep zullen worden getoond en u kunt het niet opnieuw samenvouwen. Vink het vakje aan om het bericht niet meer te zien en klik vervolgens op OK.
Vervolgens verschijnen de leden van de groep in het veld Aan. Natuurlijk kunt u ook een Contactgroep invoeren in de CC- of Bcc-velden.
Leden toevoegen of verwijderen aan een contactgroep
Nadat u de groep heeft uitgebreid, merkt u mogelijk dat sommige contacten niet zijn opgenomen of dat er een oud contact is dat u niet meer in de groep wilt hebben. Klik op de knop Aan ...
Klik met de rechtermuisknop op de contactgroep en selecteer Eigenschappen.
Nu kunt u doorgaan en Leden toevoegen ...
Of markeer een lid en verwijder ze ... wanneer u klaar bent, klikt u op Opslaan en sluiten.
Als u e-mails naar meerdere van dezelfde mensen wilt verzenden, is het maken van contactgroepen een geweldige manier om tijd te besparen door ze niet individueel in te voeren. Als u voor een groot bedrijf werkt, is het een must om contactgroepen per afdeling te maken!
