Contactpersonen maken en beheren in Outlook 2013

Outlook is niet veel nuttig als je geen contacten hebt. Natuurlijk kun je e-mailadressen invoeren terwijl je werkt, maar dat is tijdrovend en foutgevoelig. Het is beter om uw contactpersonen al in Outlook te hebben, zodat u in slechts een paar klikken een snel bericht kunt verspreiden.

In een recent artikel hebben we besproken hoe aan de slag te gaan met Outlook en vandaag willen we dat uitbreiden met het werken met contactpersonen. Uw contacten worden het centrum van uw Outlook-ervaring, degenen met wie u correspondeert en hoe u de applicatie gebruikt.

Zoals je zou verwachten, kun je veel contactbeheer met Outlook uitvoeren, en het hebben van een adresboek voordat je het gaat gebruiken, is logisch..

Een adresboek maken

Om te beginnen met het beheren van uw contacten, is het eerste wat u wilt doen de modus Mensen openen, zodat u aan de slag kunt. Er zijn nogal wat manieren om contacten aan je adresboek toe te voegen. In het begin importeert u waarschijnlijk uw adresboek uit een andere bron, zoals uw webmail of een ander e-mailprogramma.

Let op, voor elk e-mailaccount dat je hebt, heb je een adresboek. In deze specifieke situatie hebben we een lokaal adresboek voor ons lokale Outlook-gegevensbestand en we hebben er nog een gekoppeld aan ons e-mailaccount.

Laten we in elk geval de basisbeginselen bespreken, zodat als u geen adresboek hebt om te importeren, u contacten handmatig kunt toevoegen. In de volgende schermafbeelding zien we een deel van ons nieuwe adresboek, dat nu helemaal leeg is.

Om te beginnen, klik gewoon op de knop "Nieuw contact" en het opent een nieuw contactvenster. Het eerste dat op je af komt, is hoe druk het lijkt maar vrees niet, als je voorbij de vele functies op het lint kijkt, zie je dat het een vrij standaard, standaard contactformulier is.

Laten we ons dan in de achtervolging begeven en een contact maken voor How-To Geek door de juiste waarden in te vullen. Je kunt ook een afbeelding toevoegen, wat niet nodig is, maar toch een leuke touch is voor het saaie, saaie adresboek.

Nadat u klaar bent met het invoeren van uw contact of contacten, wilt u klikken op "Opslaan & Sluiten" of u kunt klikken op "Opslaan & Nieuw" om nog een contact te genereren. Laten we dat doen. We hebben de keuze tussen het creëren van een heel nieuw contact of een nieuw contact voor hetzelfde bedrijf.

In dit geval zullen we het laatste kiezen om tijd te besparen bij het typen, waarna we klikken op "Opslaan & Sluiten" om onze nieuwe adresboekvermeldingen weer te geven.

Niet slecht, we hebben al twee contacten die we kunnen e-mailen, maar dat is tijdrovend. Het zou een stuk eenvoudiger zijn als we contactinformatie van een andere bron naar Outlook zouden kunnen verplaatsen.

Als u een webmailservice of een andere gebruikt, zijn uw contacten waarschijnlijk daar en moeten ze in Outlook worden geïmporteerd. Als u elk contact één voor één wilt invoeren, kunt u dit zeker doen, maar we raden u aan uw hoofdlijst met contactpersonen te importeren, ongeacht of deze afkomstig is van Thunderbird of Gmail of een andere e-mailservice.

Contactgegevens importeren en exporteren

Ongeacht of je Gmail of Yahoo Mail! Gebruikt, of je hebt een e-mailaccount uit 1997 die je zorgvuldig hebt bijgehouden en onderhouden, contacten en alles, het is onvermijdelijk dat je mogelijk contactpersonen in je Outlook-contacten moet plaatsen..

Hiertoe kunt u contactpersonen uit een andere bron exporteren en vervolgens importeren in Outlook. Normaal gesproken kan dit eenvoudig worden bereikt door simpelweg toegang te krijgen tot de instellingen of opties van uw e-mailaccount of client en vervolgens de optie exportcontactpersonen te kiezen.

Normaal is alles wat u hoeft te doen dan te importeren in Outlook. Dit is een vrij eenvoudig proces en het zal in de meeste e-mailtoepassingen vergelijkbaar zijn. We raden u aan ons artikel te lezen, waarin wordt uitgelegd hoe u contactpersonen kunt exporteren en importeren in Outlook en omgekeerd.

vCard? Wat is een vCard?

Je hebt mogelijk vCards gehoord (Virtual Card File of .VCF), misschien heb je er zelfs een ontvangen of gebruikt. vCards, zijn een standaard elektronisch visitekaartje-formaat dat u met anderen kunt uitwisselen, bijvoorbeeld via een e-mailhandtekening of bijlage.

Hoe dan ook, er zijn verschillende manieren om met vCards om te gaan in Outlook. Het meest waarschijnlijke scenario is waar u mogelijk een contact moet importeren of exporteren naar een vCard. How-To Geek heeft een volledige beschrijving van dit proces, dat je daar snel over op de hoogte zal brengen.

Soms zijn er veel vCards opgeslagen in een enkel vCard-bestand. Als u echter probeert dit bestand te converteren, wordt alleen de eerste vCard in het bestand geïmporteerd. Om deze beperking te omzeilen, moet u eerst converteren naar een .CSV-bestand en dat vervolgens importeren in Outlook. We raden u aan dit artikel te lezen voor een volledige beschrijving van dat proces.

Ten slotte kunt u al uw contactpersonen exporteren naar individuele vCards of één enkele vCard, zoals beschreven in de vorige paragraaf. Nogmaals, we hebben een geweldige kleine tutorial over hoe dit te doen, dus daarmee zou je op de hoogte moeten zijn hoe je vCards met relatief gemak in en uit Outlook kunt halen..

Maak en beheer contactgroepen

Laten we discussiëren over groepen, nu je snel een bericht naar een selecte groep zielen kunt weghalen, vergeet dan niet om iemand op te nemen en het voorkomt dat je elke naam in het veld Aan: typt.

Om een ​​contactgroep in te stellen, klikt u op "Nieuwe contactgroep" op het lint.

Eenmaal geopend, moet u eerst beslissen wat u uw groep wilt noemen (hier noemen we de onze "CES 2015") en klik vervolgens op "Leden toevoegen" en selecteer "Van Outlook-contactpersonen". U kunt ook een nieuw contact maken op de vliegen, of kies een ander adresboek, bijvoorbeeld of u mensen uit de directory van uw bedrijf wilt opnemen.

Uit de lijst selecteren we onze groepsleden. Onthoud dat u leden kunt selecteren door "CTRL" ingedrukt te houden en met de linkermuisknop op elk lid te klikken. Ongeacht, wanneer u nieuwe leden wilt toevoegen, selecteert u de naam of namen en klikt u op de knop "Leden ->", die ze aan de groep zal toevoegen.

Als u klaar bent, klikt u op 'OK'.

U keert terug naar het scherm voor groepsbeheer, waar u de leden van uw nieuwe groep kunt bekijken en andere wijzigingen kunt aanbrengen. U kunt de groep bijvoorbeeld doorsturen als een Vcard- of Outlook-contactpersoon, notities over de groep toevoegen, de hele groep e-mailen of een vergadering maken met alleen die groepsleden.

In ons geval gaan we gewoon op "Save & Close" klikken om de groep officieel te maken en terug te keren naar het hoofdvenster van Outlook. We zien nu onze nieuwe groep in onze lijst met contactpersonen, aangeduid met het groepspictogram. Rechts ziet u het lid van de groep en de pictogrammen waarop u acties kunt uitvoeren. In dit voorbeeld is alleen het e-mailpictogram beschikbaar, evenals de knop "Bewerken".

Merk op dat de snelste manier om een ​​groep te e-mailen door simpelweg de naam ervan in het veld Aan: te typen, dus in dit geval kunnen we "CES 2015" typen en Outlook zou het weten om het bericht naar iedereen in die groep te sturen.

Mensen opties

Als u op "Bestand -> Opties" klikt, kunt u Outlook op verschillende manieren in verschillende categorieën configureren.

Dit zijn de opties voor uw mensen. In tegenstelling tot andere categorieën in de Outlook-opties zijn de opties voor Mensen weinig en vrij eenvoudig te vinden.

De opties die u hier kunt vinden, laten u beslissen hoe namen worden opgeslagen, of er een extra index wordt weergegeven en om online statussen en foto's weer te geven.

Het beheren van Outlook-contactpersonen is vrij eenvoudig, maar zoals u hebt gezien, kunt u veel meer doen om ze goed onderhouden te houden. Het leent veel meer om uw Outlook-ervaring af te ronden als u meer informatie in uw contactpersonen hebt dan alleen een naam en e-mailadres.

Dat gezegd hebbende, als u er nog steeds voor kiest om zoiets als Gmail als uw primaire e-mailprovider te gebruiken, kunt u Outlook nog steeds gebruiken om uw contacten te beheren, terwijl u ze tegelijkertijd met uw Gmail-account synchroniseert.