Regels voor serverkant maken in Outlook

Server-side regels worden op de server uitgevoerd in plaats van in de Outlook-client, zodat u regels kunt toepassen voordat berichten ooit op uw systeem terechtkomen. Dit is hoe ze werken en wat je ermee kunt doen.

Wat zijn server-side regels?

Wanneer u normale regels in Outlook instelt, werken deze alleen wanneer de Outlook-app geopend is op uw systeem. Deze worden genoemd client-side regels omdat ze werken in de Outlook-client-app. Ze zijn ideaal voor het filteren van e-mail in verschillende mappen, omdat de regels worden uitgeschakeld wanneer u Outlook opent of wanneer er berichten in uw inbox terechtkomen.

Maar wat als u regels wilt die uitvallen wanneer Outlook wordt gesloten, zoals het doorsturen van berichten aan een collega terwijl u op vakantie bent? Daarvoor heb je nodig server-side regels, die werken op de server die uw e-mail afhandelt, ongeacht of Outlook op uw computer is geopend. Outlook laat je die ook maken, dus laten we het proces doorlopen.

Caveat: Server-side regels werken als u Microsoft Exchange gebruikt voor uw e-mailserver (cloud-based O365 of een lokale Exchange-server), maar niet als u Outlook gebruikt om e-mail van een provider zoals Gmail of Yahoo !. U kunt nog steeds een afwezigheidsantwoord en regels voor een niet-Microsoft-account instellen, maar u moet Outlook ingeschakeld laten. Als dat is wat u nodig heeft, hebben we instructies voor u.

Regels aan de serverzijde instellen

U maakt normale (client-side) regels in de Rules Manager door naar Home> Rules te gaan, maar we gebruiken deze niet. Ga in plaats daarvan naar Bestand> Opties en klik op de knop "Automatische antwoorden".

Klik op de knop "Regels" om te beginnen met het maken van een serverregel.

Hierdoor wordt het venster Automatische Antwoordregels weergegeven en zoals u kunt zien, kunt u niet veel doen, behalve op de knop 'Regel toevoegen' klikken..

Het venster Edit Rule dat wordt geopend, is waar u uw nieuwe server-side-regel kunt vormen.

U zult zien dat de opties voor deze regels veel eenvoudiger zijn dan in de Rules Manager. Dit komt omdat je bent beperkt tot acties die door de server kunnen worden uitgevoerd. Als u wilt dat Outlook een specifiek geluid afspeelt wanneer een e-mail van uw baas binnenkomt, kunt u dat alleen doen met een client-side-regel.

Laten we zeggen dat een van de teams afwezig is en dat ze elke e-mail over How-To-Geek willen verplaatsen naar een specifieke map en doorsturen naar een specifieke persoon. Ten eerste selecteerden ze de optie 'Direct naar mij verzonden'. Vervolgens zouden ze "How-To-Geek" in de onderwerpregel invoeren. Ze selecteerden vervolgens de optie "Kopiëren naar" en kiezen een map. En tot slot zouden ze de optie 'Doorsturen' aanvinken, de ontvanger uit het adresboek selecteren en vervolgens op 'OK' klikken.

De regel wordt toegevoegd aan de lijst met serverregels en wordt vervolgens uitgevoerd ongeacht of Outlook is geopend.

Je kunt zoveel regels toevoegen als je wilt. En natuurlijk kun je meer met hen doen dan het eenvoudige voorbeeld dat we hier hebben getoond. U kunt ze gebruiken om het belang van berichten van specifieke contacten te wijzigen of die bepaalde woorden in het onderwerp bevatten. Of u kunt een serverregel gebruiken om bepaalde soorten berichten te verwijderen voordat ze uw Postvak IN bereiken.