Hoe PDF-documenten elektronisch te ondertekenen zonder ze af te drukken en te scannen

Je hebt een document per e-mail ontvangen en je moet het ondertekenen en terugsturen. U kunt het document afdrukken, ondertekenen en vervolgens opnieuw scannen en dit e-mailen. Maar er is een betere, snellere manier.

We laten u zien hoe u snel uw handtekening aan elk PDF-document kunt toevoegen en het kunt opslaan als een standaard PDF-bestand dat overal kan worden gelezen. U kunt dit doen op Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux, ongeacht het platform dat u verkiest.

Elektronische handtekeningen, geen digitale handtekeningen

1. ramen: Open de PDF in Adobe Reader en klik op de knop "Vullen en ondertekenen" in het rechterdeelvenster.
2. Mac: Open de PDF in Voorvertoning, klik op de Toolbox-knop en klik vervolgens op Aanmelden
3. iPhone en iPad: Open de PDF-bijlage in Mail en klik vervolgens op 'Markering en antwoord' om te ondertekenen.
4. iPhone en Android: Download Adobe Fill & Sign, open de PDF en tik op de knop Handtekening.
5. Chrome: Installeer de HelloSign-extensie, upload uw PDF en klik op de knop Handtekening.

Laten we eerst een aantal terminologie rechtzetten. Dit artikel gaat over elektronisch handtekeningen, niet digitaal handtekeningen, die iets geheel anders zijn. Een digitale handtekening is cryptografisch beveiligd en verifieert dat iemand met uw persoonlijke handtekeningsleutel (met andere woorden u) het document heeft gezien en geautoriseerd. Het is erg veilig, maar ook gecompliceerd.

Een elektronische handtekening is daarentegen slechts een afbeelding van uw overlay bovenop een PDF-document. Je kunt het doen met allerlei soorten apps en het is wat de meeste mensen nodig hebben als ze je een document sturen om te ondertekenen. Stuur ze een PDF-bestand met een digitale handtekening en zij zullen niet weten wat ze ervan moeten denken. Voor veel bedrijven is het eenvoudigweg een acceptatie van ondertekende documenten per e-mail in plaats van u te dwingen om ze te faxen. Dit is een enorme technologische sprong voorwaarts.

De onderstaande methoden zijn dus niet perfect beveiligd, maar geen van beide drukt iets af, krabbelt eroverheen met een pen en scant het vervolgens opnieuw. Dit is tenminste sneller!

Windows: gebruik Adobe Reader

Hoewel Adobe Reader niet de meest lichtgewicht PDF-viewer is, is het een van de meest veelzijdige functies en heeft het zelfs uitstekende ondersteuning voor het ondertekenen van PDF-documenten. Andere PDF-lezers van derden kunnen deze functie bieden, maar over het algemeen moet u een betaalde versie kopen voordat u hun kenmerkende functies gebruikt.

Als u een document wilt ondertekenen met Adobe Reader, opent u eerst het PDF-document in de Adobe Acrobat Reader DC-toepassing. Klik op de knop 'Vullen en ondertekenen' in het rechterdeelvenster.

Klik op de knop "Aanmelden" op de werkbalk en selecteer "Handtekening toevoegen" om uw handtekening toe te voegen aan Adobe Acrobat Reader DC.

Als u andere informatie aan het document wilt toevoegen, kunt u de andere knoppen op de werkbalk gebruiken om dit te doen. U kunt bijvoorbeeld tekst typen of vinkjes toevoegen om formulieren in te vullen met behulp van de knoppen op de werkbalk Fill & Sign.

U kunt op drie manieren een handtekening maken. Standaard selecteert Adobe Reader "Type", zodat u uw naam kunt invoeren en deze kunt laten omzetten in een handtekening. Dit ziet er niet uit als je echte handtekening, dus het is waarschijnlijk niet ideaal.

In plaats daarvan wilt u waarschijnlijk 'Tekenen' selecteren en vervolgens uw handtekening tekenen met uw muis of een aanraakscherm. U kunt ook "Afbeelding" selecteren als u een stuk papier wilt ondertekenen, het met een scanner wilt scannen en vervolgens uw geschreven handtekening aan Adobe Reader wilt toevoegen. (Ja, dit vereist scannen, maar u hoeft dit slechts één keer te doen, waarna u die handtekening kunt gebruiken voor alle documenten die u in de toekomst elektronisch tekent.)

Klik na het maken van een handtekening op "Toepassen" om het toe te passen op het document. Laat "Bewaar handtekening" aangevinkt en u kunt deze handtekening in de toekomst snel toevoegen.

Plaats uw handtekening waar u wilt met uw muis en klik om deze toe te passen. Als u ervoor kiest om uw handtekening op te slaan, vindt u deze in de toekomst eenvoudig toegankelijk in het menu 'Aanmelden'.

Als u uw ondertekende PDF-document wilt opslaan, klikt u op Bestand> Opslaan en selecteert u een locatie voor het bestand.

Mac: gebruik preview

Mac-gebruikers zijn gelukkiger dan Windows-gebruikers. De preview-applicatie die is meegeleverd met macOS heeft geïntegreerde document-ondertekeningsfuncties. Dankzij de uitstekende trackpads die in MacBooks zijn ingebouwd, kun je met een van je vingers je handtekening op het trackpad tekenen om deze in Preview te zetten. Op een nieuwe MacBook met een 'Force Touch'-trackpad is dit zelfs drukgevoelig, waardoor nog nauwkeurigere handtekeningen kunnen worden gemaakt.

U kunt ook gewoon een stuk papier ondertekenen en het "scannen" met uw webcam, als u liever uw handtekening op de ouderwetse manier maakt (of als u een iMac zonder trackpad hebt).

Om een ​​document te ondertekenen, opent u een PDF-document in Voorvertoning (dit zou de standaardapp moeten zijn die wordt geopend wanneer u dubbelklikt op een PDF-bestand, tenzij u het hebt gewijzigd). Klik op de toolbox-vormige knop "Knoppenbalk tonen" en klik vervolgens op de knop "Aanmelden" op de werkbalk die verschijnt.

U wordt gevraagd om een ​​handtekening te maken door met uw vinger over het trackpad te slepen of door een stuk papier te ondertekenen en te scannen met uw webcam. Leg je handtekening één keer vast en Preview onthoudt dit voor de toekomst.

Nadat u een handtekening hebt vastgelegd, kunt u deze selecteren in het menu dat verschijnt nadat u op de knop "Teken" hebt geklikt. Uw handtekening wordt toegepast als een afbeelding die kan worden gesleept en waarvan het formaat kan worden aangepast aan het document.

Met de andere opties op de werkbalk kunt u tekst typen en vormen tekenen op het document, zodat u indien nodig formulieren kunt invullen.

Als u klaar bent, klikt u op Bestand> Opslaan om de PDF op te slaan en uw handtekening toe te passen op het bestand. U kunt ook klikken op Bestand> Dupliceren in plaats daarvan om een ​​kopie van de PDF te maken en uw wijzigingen op te slaan in een nieuwe kopie van het bestand zonder het origineel te wijzigen.

Als je de Preview om wat voor reden dan ook niet leuk vindt, kun je Adobe Reader DC ook op een Mac gebruiken. Het zal hetzelfde werken als het ondertekenen van een document op Windows, dus zie de instructies in het Windows-gedeelte voor informatie daarover.

iPhone en iPad: gebruik Mail of Adobe Fill & Sign

Op een iPhone of iPad kunt u documenten ondertekenen met de markup-functie in de iOS Mail-app. Als u een Mac hebt en Preview gebruikt om documenten te ondertekenen, wordt uw handtekening daadwerkelijk van uw Mac naar uw iPhone of iPad gesynchroniseerd, zodat u deze niet een tweede keer hoeft te maken.

Deze functie is handig, maar werkt alleen als u documenten wilt ondertekenen in de Mail-app. U kunt bijvoorbeeld een PDF-document per e-mail ontvangen en het is mogelijk dat u het moet ondertekenen en per e-mail moet terugsturen.

Hiervoor moet u een e-mail ontvangen met een bijgevoegd PDF-bestand, tikken op de PDF-bijlage en klikken op het toolbox-vormige pictogram 'Markering en antwoord' in de rechterbenedenhoek van het scherm tijdens het bekijken van de PDF.

Je kunt dan een handtekening toevoegen door op de handtekeningknop in de rechterbenedenhoek van je scherm te tikken. U kunt ook tekst typen en tekenen op het document, als u dat wilt.

Wanneer u op 'Gereed' tikt, maakt de Mail-app automatisch een antwoord op de e-mail met uw ondertekende document als bijlage. U kunt een e-mailbericht typen en vervolgens het ondertekende document verzenden.

Hoewel dit handig is, werkt het alleen in de Mail-app, dus het is zeer beperkt. Als je dit vanuit een andere app wilt doen, heb je een ondertekeningsapp van derden nodig.

Er zijn nogal wat opties hier, maar we houden van de Adobe Fill & Sign-app van Adobe, waarmee je een onbeperkt aantal documenten gratis kunt ondertekenen. Het kan zelfs foto's van papieren documenten maken met uw camera, zodat u digitale kopieën van papieren formulieren kunt maken. U kunt een document ondertekenen door op uw aanraakscherm te schrijven met een vinger of een stylus, en u kunt ook tekst in PDF-documenten typen om ze in te vullen.

Om een ​​PDF-document van een andere app in Adobe Fill & Sign te krijgen, zoekt u het PDF-bestand in een andere app op, tikt u op de knop "Delen" en kiest u de Adobe Fill & Sign-app. U kunt vervolgens op de handtekeningknop tikken om het document gemakkelijk te ondertekenen. Als je klaar bent, tik je op de knop 'Delen' in Adobe Fill & Sign om het ondertekende document naar een andere app te verzenden.

Als u een bedrijf bent dat op zoek is naar een meer complete tool of als u niet van Adobe Sign & Fill houdt, houden wij ook vooral van SignNow. Het werkt erg goed en stelt u in staat om documenten met uw vinger te ondertekenen. Je kunt maximaal vijf keer per maand een document ondertekenen, maar daarna moet je een maandelijks abonnement betalen. Het is een goed alternatief.

Android: gebruik Adobe Fill & Sign

Android wordt niet geleverd met een ingebouwde app die dit kan doen. In plaats daarvan moet u een app van derden gebruiken. Net als op de iPhone en iPad houden we van Adobe Fill & Sign, waarmee je gratis een onbeperkt aantal documenten per maand kunt ondertekenen. Het kan ook foto's van papieren documenten maken met uw camera zodat u ze elektronisch kunt ondertekenen.

Na het installeren van de app, kunt u PDF-documenten openen in de app en op de handtekeningknop tikken om ze te ondertekenen. U kunt het ondertekende document dan delen met een andere app door op de knop "Delen" te tikken.

Net als op iOS, raden we SignNow ook aan als je iets meer gevulde functies wilt hebben en bereid bent te betalen (aangezien het maar maximaal vijf handtekeningen per maand gratis biedt).

Chromebook: gebruik HelloSign

Op een Chromebook vindt u verschillende webtekenservices die voor u werken. We houden van HelloSign, dat een goede webinterface biedt, evenals een Chrome-app die kan worden geïntegreerd met Google Drive. Hiermee kunt u maximaal drie documenten per maand gratis aanmelden.

Met de eenvoudige webinterface van HelloSign kunt u eenvoudig PDF-documenten uploaden en ondertekenen door uw handtekening te tekenen of een afbeelding te uploaden. U kunt het ondertekende document dan rechtstreeks naar iemand mailen of het document downloaden en ermee doen wat u maar wilt.

Als je niet van HelloSign houdt, werkt DocuSign ook goed op een Chromebook. Het biedt een app die is te integreren met Google Drive voor ondertekening en een browserextensie waarmee je documenten kunt ondertekenen vanuit Gmail. Maar DocuSign biedt geen gratis handtekeningen. SignNow biedt ook een Chrome-app voor Google Drive en een extensie voor Gmail, maar de app en extensie zijn niet zo goed beoordeeld.

Linux: het is gecompliceerd

Dit is een beetje moeilijker voor Linux, omdat de officiële versie van Adobe Reader voor Linux werd stopgezet. Zelfs de oude, verouderde versies die voor Linux beschikbaar zijn, hebben deze functionaliteit niet, evenmin als populaire geïntegreerde PDF-kijkers als Evince en Okular.

Wellicht wilt u een webgebaseerde tool zoals HelloSign proberen, die wordt besproken in het gedeelte Chromebook hierboven, voor de eenvoudigste ervaring.

Als u een desktop-app wilt gebruiken, is Xournal waarschijnlijk de handigste tool om PDF's onder Linux te ondertekenen. Het kan PDF's annoteren, afbeeldingen toevoegen. Eerst moet je een afbeelding van je handtekening maken - een stuk papier ondertekenen, het in je Linux-systeem scannen en het opruimen. Je zou er zelfs een foto van kunnen maken met je webcam of smartphone's camera. Misschien wil je het in GIMP aanpassen, zodat het een transparante achtergrond heeft, of zorg je ervoor dat je een wit vel papier tekent en dat de achtergrond helemaal wit is.

Installeer Xournal vanuit de software-installatietool van uw Linux-distributie, open de PDF en klik op de menuoptie Tools> Afbeelding. Hiermee kunt u de afbeelding van uw handtekening invoegen en kunt u deze zo nodig opnieuw positioneren en de grootte ervan wijzigen zodat deze in het handtekeningsveld past.

Het daadwerkelijk een beetje scannen en maken van een afbeeldingbestand is een beetje vervelend, maar je kunt deze methode gebruiken om snel documenten te ondertekenen in de toekomst nadat je een goed beeld hebt gekregen van je handtekening.

Image Credit: Tim Pierce op Flickr