Hoe u uw hoogleraar een e-mail stuurt en een snel antwoord krijgt

Foto door uniinnsbruck

Professoren zijn enkele van de drukste mensen in de buurt. Ze moeten lesgeven, kantooruren houden, samenwerken met afgestudeerde studenten en collega's, conferenties en andere openbare evenementen bijwonen, en onderzoek uitvoeren, publiceren en presenteren. Maar hoewel ze weinig tijd hebben, zijn er manieren om via e-mail met hen te communiceren en tijdig te reageren, zodat u met minder tegenslagen uw werk kunt blijven doen..

Zet een gezicht op de naam

Het is ideaal om uw professor persoonlijk te ontmoeten voordat u die eerste e-mail verzendt. Stel jezelf voor tijdens de eerste schoolweek. Laat uw professor op de hoogte van uw interesses, uw vragen of iets anders unieks voor u. Laat zien dat je genoeg om hen persoonlijk leert kennen, moedigt hen aan om tijdig te reageren als het gaat om je verzoeken. Hoe beter je weggaat, hoe beter ze je kunnen onthouden.

Wanneer het tijd is om die eerste e-mail met vragen over een opdracht te sturen, kan je professor je gezicht op je naam zetten. Dat helpt hen uw e-mail in de juiste context te plaatsen. Als ze in het verleden al met succes met je hebben gecommuniceerd, zullen ze meer bereid zijn om opnieuw te communiceren zonder aarzeling. En misschien vertrouwen ze er al op dat je een serieuze student bent.

Gebruik een gedetailleerde onderwerpregel

De onderwerpregel is alles wat betreft het tijdig reageren op e-mail. Ten eerste, wanneer mensen e-mail ontvangen van afzenders die ze niet kennen, kijken ze naar de onderwerpregel voor aanwijzingen. Op basis van de onderwerpregel alleen kunnen ze e-mail verwijderen die er als spam uitziet of gewoon onbelangrijk voor hen is.

Nu zijn hoogleraren verplicht om te reageren op e-mails van studenten voor administratieve en klasgerelateerde zaken. Maar de onderwerpregel is nog steeds belangrijk om snel tot je professor te komen. Maak een onderwerpregel zodat je professor hem bij het zien opent en meteen leest - in plaats van hem in te dienen voor later lezen. (Het volgende doel is om de e-mail zodanig te maken dat hij meteen na het lezen reageert, maar daar kom je later nog wel eens op terug.)

Dus voordat u uw e-mail verzendt, beperkt u deze tot het specifieke doel. Geef dat doel zo direct mogelijk op in de onderwerpregel.

In plaats van 'Ik wil me graag inschrijven voor je klas' te gebruiken, geef je specifiek de naam van de klas op en hoe ze je kunnen helpen inschrijven:

Hoe specifieker je bent, hoe gemakkelijker je het voor je professor wordt. Een heel specifieke kop laat hen in één oogopslag weten wat van hen wordt verwacht.

Wees hoffelijk en formeel

Als je eenmaal een goede onderwerpregel hebt gebruikt, moet je ervoor zorgen dat je opening niet verhindert dat je professor het volledige bericht leest. Je wilt niet "Hé" zeggen en vervolgens doorgaan met je bericht. Dat geeft een onprofessionele toon die een belemmering kan zijn voor effectieve communicatie. Je wilt de kant van hoffelijkheid bederven.

Schrijf uw bericht zo beleefd en respectvol mogelijk, zelfs als dit betekent dat u enige onnauwkeurigheid toelaat. Stel dat u in de zomer een community college-klasse volgt om te voldoen aan de algemene vereisten. Je instructeur is technisch gezien geen professor, maar is pas dit jaar parttime gaan lesgeven.

Je wilt ze nog steeds aanspreken als 'Professor' omdat het formeel, beleefd is en het laat zien dat je graag een goede communicatie tot stand wilt brengen. Err aan de kant van hoffelijkheid tot gecorrigeerd - wanneer uw instructeur u erop aandringt om hen als "Mr. Bob "of" Joey. "

Hier zijn enkele andere manieren om uw bericht hoffelijk te houden:

Altijd aftekenen met je naam - bij voorkeur de eerste en laatste als er veel studenten in de klas zijn.
Sluit af met een zin of zin die uw waardering toont voor het lezen van uw bericht. Het kan een zin zijn voordat je je naam ondertekent, zoals: "Ik stel het op prijs als je naar deze professor John kijkt." Of het kan gewoon een "Bedankt" zijn, gevolgd door je naam.
Blijf op het onderwerp; op basis van raaklijnen geeft aan dat je hun tijd niet echt respecteert, omdat ze waarschijnlijk honderden andere e-mails hebben.
Ga er niet van uit dat ze zullen doen wat je vraagt. Er zijn enkele dingen die professoren moeten doen voor studenten, zoals je toestemming geven om een cursus te volgen als je aan de voorwaarden voldoet. Maar ga toch niet ervan uit dat ze zullen doen wat je vraagt. Je wilt geen gebrek aan respect tonen of ze reden geven om te heroverwegen hoe en of ze je willen helpen. Dus vraag het beleefd, en vermeld zo min mogelijk veronderstellingen.

Gebruik de juiste namen en labels

Gebruik, zoals al besproken, de juiste labels binnen uw specifieke onderwerpregel en verwijs hoffelijk naar uw professor. Zorg ervoor dat labels, nummers, datums en tijden kloppen. Als je niet duidelijk bent over een vergadertijd of per ongeluk naar de verkeerde test verwijst, zal je docent extra tijd moeten besteden aan het controleren en mogelijk opnieuw e-mailen voor meer duidelijkheid. Dit maakt een mogelijk snel antwoord op een gesprek dat meerdere e-mails omvat.

Blijf bij het punt

Wanneer u in een e-mail raakt of meer (persoonlijke) informatie verspreidt dan nodig is voor de betreffende taak, verspilt dit uiteindelijk de kostbare leestijd van uw docent - evenals uw eigen tijd. Ter zake blijven is een van de vele manieren om minder tijd kwijt te zijn aan het verzenden van e-mail en de noodzaak om extra e-mails te schrijven voor opheldering te verminderen.

Sla overbodige woorden en zinnen op, zoals: "Ik vroeg me af of," of "Denk je dat je mogelijk ..." In plaats daarvan, stel gewoon de vraag. Het kan intimiderend zijn om zo openhartig te zijn tegenover je professor, maar met de praktijk zal dit niet lang meer het geval zijn. Omdat je leert om het op een professionele manier duidelijk te maken, en dat zorgt voor vertrouwen.

Hier is een voorbeeld van een bericht dat langer duurt om te lezen en meer afleidend is in de langere vorm:

Zoals u kunt zien, krijgt de gecomprimeerde vorm de boodschap effectiever over:

Hou het kort

Het kort houden is vergelijkbaar met op punt blijven. In het ideale geval wil je niet meer dan drie of vier zinnen in een alinea. En je wilt niet één bericht vullen met te veel paragrafen. Tenzij u feedback of een persoonlijk verhaal deelt, zodat uw professor u beter leert kennen en beter begrijpt hoe zij u kunnen helpen.

Maak een direct verzoek

Zelfs als u een goede onderwerpregel heeft, moet u nog steeds een follow-up uitvoeren in het bericht zelf. Dit doet u door uw verzoek rechtstreeks te doen. Het kan duidelijker zijn als u het verzoek als een vraag uitdrukt. Of gebruik je de opener van "Please ... [request here]." Houd er rekening mee dat als je je professor e-mailt om hun mening over een onderwerp te krijgen, dat nog steeds een verzoek is omdat je vraagt dat ze de tijd nemen om te delen wat ze weten.

Maak uw verzoek zo duidelijk dat uw professor geen vragen heeft over wat u van hem vraagt. Als je deze belangrijke stap kunt zetten, kun je je professor helpen onmiddellijk actie te ondernemen na het lezen van je e-mail. En niet alleen krijg je een snel antwoord van hen, maar je komt ook veel eerder in die klasse met wachtwoorden.

Opvolgen

Zelfs als u de bovenstaande principes met succes toepast door uw professor te e-mailen en u krijgt geen tijdige reactie, kan het zijn dat uw professor uw e-mail nog niet heeft ontvangen of dat deze een tijdje niet beschikbaar is. Maak je geen zorgen over wat de redenen zijn, volg eenvoudig hoffelijk als je binnen twee dagen niets van hen hebt vernomen. Verschillende campussen hebben een ander beleid of verschillende culturen (zelfs als ze niet zijn geschreven) voor wat als een tijdige reactie wordt beschouwd, dus het kan verschillen afhankelijk van uw instelling of de context.

Pas de hierboven genoemde voorbeeldprincipes toe op uw vervolgmail. Als u om wat voor reden dan ook nog steeds niet klaar bent, kan na nog eens drie of vier dagen een nieuwe follow-up-e-mail nodig zijn (alweer, afhankelijk van de situatie). Of misschien is het tijd om persoonlijk met uw professor te praten. Als dat het geval is, zorg er dan voor dat u van hen weet hoe ze het beste kunnen communiceren via e-mail.

Effectief communiceren met je professor als dat nodig is, verbetert je kansen om te slagen in een bepaalde klas enorm. Houd die communicatie op tijd, vlot en productief, zodat u zich kunt blijven concentreren op uw werk.