Bijlagen beheren in Outlook 2013
Er komt een tijd waarin je op zoek bent naar een baan, of om foto's te delen met oudere familieleden, waar je misschien dingen op de ouderwetse manier moet sturen - als e-mailbijlage. Als u op uw werk e-mailt, kan dit een deel van uw e-mailrepertoire zijn.
Het ding over bijlagen is, er is een soort van ongeschreven code met betrekking tot het verzenden van hen. U kunt bijvoorbeeld een groot bestand in een e-mail verzenden (het hangt af van hoeveel de service of internetprovider die u gebruikt zal toestaan), maar het is niet noodzakelijk efficiënt. Evenzo is het verzenden van meerdere bestanden meestal beter voltooid ingepakt in een containerbestand.
Natuurlijk, afhankelijk van het soort bestand dat het is, kan het al dan niet op zijn bestemming aankomen. Bestanden zoals die eindigen op .EXE, .BAT en andere uitvoerbare typen, worden vaak (meestal) geblokkeerd of verwijderd vanwege hun associatie met malware. Als u een bestand als dit wilt verzenden, moet u dit waarschijnlijk in een .ZIP-archief plaatsen.
Het samenstellen van een e-mail en het beheren van contactpersonen in Outlook is vrij eenvoudig, en hoewel het toevoegen en afhandelen van bijlagen nu een tweede karakter moet hebben, kan het zijn dat veel gebruikers niet beseffen dat ze dit beter kunnen doen.
Een bijlage toevoegen
Om een bijlage toe te voegen, kunt u een bestand of bestanden naar een blanco e-mailbericht slepen en dit wordt als een bijlage geplakt. Of klik op de knop 'Bestand bijvoegen' op het lint in het gedeelte Inclusief.
U moet naar de locatie bladeren waar het bestand dat u wilt bijvoegen zich bevindt en vervolgens het bestand of de bestanden selecteren die u in uw bericht wilt opnemen. Klik vervolgens op 'Invoegen'. U kunt ook op de kleine pijl klikken en 'Invoegen als' selecteren. Tekst "en uw bijlage wordt inline ingevoegd, wat betekent dat het in uw bericht zal verschijnen in plaats van als een afzonderlijk bestand.
Eenmaal bijgevoegd, kunt u deze zien in het veld Bijgevoegd onder de onderwerpregel.
Laten we tot slot zeggen dat u uw bijlage bij de hand hebt en dat u zich realiseert dat dit de verkeerde is. Geen probleem, u kunt eenvoudig de bijlage selecteren door op de knop "Verwijderen" op uw toetsenbord te klikken, of u kunt rechtsklikken en "Verwijderen" selecteren.
Bestanden zijn echter niet het enige dat u aan een bericht kunt toevoegen, u kunt ook items en handtekeningen bijvoegen.
Andere spullen bevestigen
Items kunnen visitekaartjes (.VCF-bestanden, eerder besproken), agenda's en Outlook-items bevatten, zoals notities, taken, contactpersonen en andere dingen die u in Outlook opent.
Kalenders zijn iets anders dat u mogelijk van tijd tot tijd wilt delen, en als u op de knop 'Artikel bijvoegen' klikt, ziet u dat het eenvoudig is om dat te doen. Het delen van uw agenda betekent niet dat u elk item op elke dag moet delen. Misschien wilt u gewoon een paar dagen of een week delen, bijvoorbeeld voor een bedrijfsuitje of een vakantie met het gezin.
Als u een agenda deelt, krijgt u opties om de eigenlijke kalender, het datumbereik, details en andere geavanceerde opties te kiezen.
Wanneer u op 'OK' klikt, ziet u dat de agenda aan het e-mailbericht wordt toegevoegd, zodat deze kan worden geopend en bekeken, maar deze wordt ook in het bericht geplakt, zodat de ontvangers het gemakkelijk in één oogopslag kunnen bekijken..
Outlook-items zijn eigenlijk alles wat u in Outlook kunt maken, dat vervolgens kan worden bijgevoegd en naar andere Outlook-gebruikers kan worden verzonden. In de volgende schermafbeelding ziet u hoe dit werkt. U kiest de bron en kiest vervolgens het item of de items (u kunt er meerdere kiezen) die u wilt bijvoegen.
Merk op dat u kunt beslissen of u wilt dat het item als een echte fysieke bijlage of inline als alleen tekst aankomt. Dit is hetzelfde als we eerder hebben besproken, waar u kunt "Invoegen als tekst" en het zal verschijnen als onderdeel van het fysieke bericht.
Visitekaartjes kunnen al dan niet een van die dingen zijn die u gebruikt of nodig hebt, maar het is een heel handige manier om uw onmiddellijke gegevens te delen in een eenvoudig, handig pakket. Als u het visitekaartje van uw (of iemand anders) wilt delen, kiest u het gewoon in het menu Item toevoegen en verschijnen uw contacten
Kies de kaart of kaarten die u wilt bijvoegen en klik op "OK". De kaarten verschijnen als tekst en worden ook als een .VCF-bestand bijgevoegd, wat betekent dat het in elk adresboek kan worden geïmporteerd dat dergelijke bestanden ondersteunt.
Het delen van contacten als visitekaartjes is een heel snelle en handige manier om iemand anders contactgegevens te geven of om contactgegevens van iemand anders te importeren zonder het met de hand in uw adresboek te hoeven typen.
Bijlagen verwerken
Natuurlijk, met e-mail is er altijd de mogelijkheid om te ontvangen en te geven. Wat doe je als een bericht met bijlagen in je inbox terechtkomt? Meestal is het vrij eenvoudig, zoals in de volgende afbeelding. U ziet ons testbericht is aangekomen met een bijgevoegde afbeelding.
Als we gewoon op de bijlage klikken, ziet u dat opties worden weergegeven in de bijlage Hulpmiddelen voor bijlagen van het lint. Vanaf hier kun je actie ondernemen. Merk ook op dat als u meerdere bestanden ontvangt, u al uw bijlagen in één keer kunt opslaan en als u niet zeker weet of het verstandig is om de bijlage helemaal te openen, dan kunt u deze verwijderen, hoewel het waarschijnlijk verstandiger is om het bericht te verwijderen als je twijfelt.
U kunt ook met de rechtermuisknop op een bijlage in een bericht klikken en u kunt de vervolgkeuzelijst gebruiken om dezelfde acties uit te voeren als op het lint..
Bij het omgaan met bijlagen zijn er beperkingen in overvloed. Bijlagen kunnen gevaarlijk zijn, zoals iedereen die de afgelopen twintig jaar e-mail heeft gebruikt, kan bevestigen. Conclusie: open niets dat niet afkomstig is van iemand die u niet kent of vertrouwt, en gebruik altijd een virusscanner / malware-scanner op uw computer.
Omgaan met meerdere bestanden of grote bestanden als bijlagen
We hebben een beetje gesproken over hoe je een of misschien een paar bijlagen moet behandelen, maar wat als je tientallen of zelfs honderden bestanden wilt toevoegen? Of, wat als u een groot bestand wilt bijvoegen?
Het verzenden van grote bijlagen is een soort uncool, vooral als iemand veel e-mail ontvangt tijdens het proces. Het probleem met het verzenden van grote bestanden via e-mail is niet zozeer of je e-mailserver al dan niet bijlagen over een bepaalde grootte toestaat. Voor het grootste deel zul je waarschijnlijk geen bestand verzenden dat veel groter is dan een megabyte of twee, of dat zou je in ieder geval niet moeten doen.
Niettemin zullen er momenten zijn dat je iets moet versturen dat een beetje log is. Als u een webmailservice zoals Yahoo, Gmail of Microsoft gebruikt, hebben deze respectievelijk groottelimieten (25 MB, 25 MB, 20 MB), net als uw internetprovider, bijvoorbeeld Comcast, Time Warner, AT & T, etc. zullen ook (meestal ongeveer 10 Mb).
In de meeste gevallen, als de bestanden buitensporig groot of talrijk zijn, stellen we het gebruik van een cloudservice uit, die overvloedig is en voldoende vrije ruimte biedt om de overgrote meerderheid van bestanden te verzenden. Vaker wel dan niet, is het eenvoudig om uw bestanden eenvoudig te uploaden naar een clouddrive en deze vervolgens te delen, sneller en betrouwbaarder dan e-mail. We hebben een handige uitleg over hoe u grote bestanden via e-mail kunt verzenden voor het geval u meer wilt weten.
Wat het verzenden van meerdere bestanden betreft, zou u geen probleem moeten hebben, op voorwaarde dat het een paar zijn, maar als u tientallen foto's of documenten gaat toevoegen, kan het een beetje lastig worden. Nogmaals, overweeg een cloudservice te gebruiken. Hoe dan ook, we raden aan dat u zeker meerdere bestanden zip voordat ze worden verzonden. Windows heeft ingebouwde ondersteuning voor zip-bestanden, dus u hoeft zich geen zorgen te maken dat uw ontvanger deze niet kan openen.
Bekijk dit artikel, dat alles uitlegt wat u moet weten over gecomprimeerde bestanden.
Dit lijkt een goede plaats om onze bespreking van bijlagen te beëindigen. Het is geen ingewikkeld onderwerp, maar ongeacht of u Outlook of Gmail of een andere e-mail gebruikt, kan het verzenden van bestanden enkele extra stappen vereisen, die verder gaan dan eenvoudigweg toevoegen.
Voor nu hebben we de meest elementaire delen van de e-machten van Outlook besproken - contacten, adresseren, componeren - en dat zijn allemaal heel simpele dingen. Nu met bijlagen heb je een redelijk goed begrepen kennis van de simpele dingen.
Nu is het tijd om onze game op te voeren. Terwijl u Outlook gebruikt en e-mail verzamelt, moet u leren hoe u dit kunt beheren met behulp van hulpmiddelen zoals Snelle stappen en regels, waarover we in een nieuwe functie zullen praten. In de tussentijd, en zoals altijd, moedigen we u aan ons feedback te geven op ons discussieforum.
