Hoe AutoArchive te beheren in Outlook 2010
Als u Outlook 2010 schoon wilt houden en sneller wilt uitvoeren, kunt u de functie AutoArchiveren instellen. Vandaag laten we u zien hoe u de functie in Outlook 2010 kunt configureren en beheren.
Met AutoArchiveren kunt u de ruimte in uw mailbox of op de e-mailserver beheren door oudere items naar een andere locatie op uw harde schijf te verplaatsen.
Schakel het automatisch archiveren in en configureer het
In Outlook 2010 is Automatisch archiveren standaard niet ingeschakeld. Om het in te schakelen, klikt u op het tabblad Bestand om Backstage-weergave te openen en klikt u vervolgens op Opties.
Het venster Outlook-opties wordt geopend en klik vervolgens op Geavanceerd en vervolgens op de knop Instellingen voor automatisch archiveren.
Het AutoArchiveren-venster wordt geopend en u zult merken dat alles grijs wordt weergegeven. Vink het selectievakje naast aan Voer AutoArchiveren uit elke ...
Opmerking: Als u de optie Permanent oude items verwijderen selecteert, worden e-mails niet gearchiveerd.
Nu kunt u de instellingen kiezen voor hoe u de AutoArchiveren-functie wilt beheren. Selecteer hoe vaak u wilt dat het programma wordt uitgevoerd, prompt voordat de functie wordt uitgevoerd, waar items moeten worden verplaatst en andere acties die u tijdens het proces wilt uitvoeren. Nadat u uw selecties hebt gemaakt, klikt u op OK.
Handmatig individuele mappen configureren
Voor meer controle over afzonderlijke mappen die worden gearchiveerd, klikt u met de rechtermuisknop op de map en klikt u op Eigenschappen.
Klik op het tabblad AutoArchiveren en kies de instellingen die u voor die map wilt wijzigen. U wilt bijvoorbeeld een bepaalde map niet archiveren of gearchiveerde gegevens naar een specifieke map verplaatsen.
Als u een item handmatig wilt archiveren en back-uppen, klikt u op het tabblad Bestand, opschoonprogramma's en vervolgens op Archief.
Klik op het keuzerondje naast Archiveer deze map en alle submappen. Selecteer de map die u wilt archiveren. In dit voorbeeld willen we deze map archiveren naar een specifieke eigen locatie.
De PST-bestanden worden opgeslagen in uw documentenmap en als u ze op een later tijdstip wilt openen, kunt u dit doen.
Nadat u AutoArchiveren hebt ingesteld, kunt u items in de gearchiveerde bestanden vinden. Vouw in het navigatiedeelvenster de map Archieven uit in de lijst. U kunt vervolgens uw berichten bekijken en openen.
U kunt ze ook openen door op het tabblad Bestand \ Openen en vervolgens Outlook-gegevensbestand openen te klikken.
Vervolgens kunt u bladeren naar het gearchiveerde bestand dat u wilt openen.
Het archiveren van oude e-mails is een goede manier om een mooie, schone mailbox te bewaren, uw Outlook-ervaring te versnellen en ruimte te besparen op de e-mailserver. Het andere leuke is dat u uw e-mailarchieven en specifieke mappen kunt configureren om aan uw e-mailbehoeften te voldoen.
