Hoe u nooit een document opnieuw kunt faxen

Faxmachines rijden nog steeds in kantoren over de hele wereld. Overheidsinstanties, advocaten, artsen en andere organisaties die traag in beweging zijn, hebben vaak nog steeds faxen nodig - in het beste geval is dit een noodzakelijk kwaad.

Faxen wordt vaak als veiliger dan e-mail gezien, hoewel dat in werkelijkheid niet het geval is. Faxmachines communiceren via telefoonlijnen zonder codering en faxen worden vaak bewaard in drukke gebieden waar documenten door iedereen gemakkelijk kunnen worden gepakt.

Alternatieven voor faxen

Er zijn veel alternatieven voor faxen. Als u niet beperkt bent door wetten of omdat de persoon aan de andere kant van u eist dat u een fax gebruikt, probeer dan een van deze alternatieven:

• E-mail documenten: Ja, de bescheiden e-mail kan veel faxen vervangen. U faxt waarschijnlijk toch een document dat van een computer is getypt, dus waarom zou u een faxapparaat gebruiken? Voeg het bestand toe aan een e-mail of voeg de belangrijke tekst toe aan een e-mail zelf.
• Scannen en e-mailen: Als u een faxmachine heeft die ook als een scanner fungeert, kunt u hiermee faxdocumenten op uw computer scannen als PDF-bestanden. Voeg deze PDF-bestanden toe aan een e-mail om ze mee te sturen. U zou zelfs uw telefoon kunnen gebruiken om het document te scannen - het is zeker niet de beste kwaliteit, maar we hebben een aantal faxen van zeer lage kwaliteit gezien.
• Upload documenten: Sommige organisaties kunnen u toestaan ​​om deze gescande documentbestanden op het web te uploaden in plaats van ze gewoon te e-mailen.
• Gebruik Snail Mail: Snail mail is een langzamer alternatief voor faxen, maar dat is niet altijd slecht. Als u geen fax hebt en het document niet urgent is, kunt u meestal een document naar de meeste organisaties sturen in plaats van het te faxen. Natuurlijk, je hebt te maken met het postsysteem, maar je hoeft in ieder geval niets te faxen.

Onderteken documenten zonder ze af te drukken

U moet mogelijk documenten ondertekenen en naar iemand sturen. Als ze eenmaal zijn uitgeprint, komt u misschien in de verleiding om ze te faxen. Het alternatief zou immers zijn om het document af te drukken, het te ondertekenen, het terug te scannen naar uw computer en het te e-mailen. In plaats van je tijd te verspillen aan het doen van dit, kun je software gebruiken om je echte handtekening toe te passen op een document op je computer. Leg eenvoudig uw handtekening vast en deze wordt opgeslagen als een afbeelding die u op documenten kunt toepassen. U kunt eenvoudig toekomstige documenten ondertekenen zonder ze af te drukken.

Als u een tablet met een stylus hebt, kunt u de stylus zelfs gebruiken om een ​​document rechtstreeks op uw scherm te ondertekenen.

Fax een document online

Met online faxdiensten kunt u een document faxen zonder dat u een eigen faxapparaat of zelfs een telefoonlijn nodig heeft. U gebruikt een webinterface om een ​​document te uploaden en het telefoonnummer van de ontvanger in te voeren. De service zelf zorgt voor alle last-mile-dingen en faxt uw document via hun eigen telefoonlijnen naar het externe faxapparaat.

Als u maar zelden faxen hoeft te verzenden, kunt u met deze services een paar pagina's hier en daar verzenden zonder een cent te spenderen. Als u documenten vaker moet faxen, moet u misschien iets betalen - maar u moet hoe dan ook betalen voor een fax en een telefoonlijn.

Deze diensten omvatten technisch gesproken faxen, maar ze hebben in ieder geval geen zin om een ​​onhandig oud faxapparaat te gebruiken en vereisen niet dat je een vaste telefoon hebt.

Ontvang een fax online

Het ontvangen van een fax kan een probleem zijn als u een thuiskantoor heeft. Uw faxapparaat moet altijd aanstaan ​​en naar faxen luisteren. U hebt een speciale lijn nodig om faxen te ontvangen, zodat u geen faxen mist als u aan het bellen bent. U kunt mensen vragen om u een document te faxen op een specifiek tijdstip waarop u zeker weet dat uw vaste telefoon niet vastzit.

In plaats van al deze onzin af te handelen, vraag je mensen om documenten naar je te scannen en e-mailen. Je kunt ook andere tools gebruiken als je niet op e-mail wilt vertrouwen - je zou bijvoorbeeld JotForm samen met Dropbox kunnen gebruiken om een ​​webpagina te maken waar mensen PDF-bestanden kunnen uploaden en die in een map in je Dropbox zouden verschijnen.

U kunt ook proberen een service te gebruiken die u een specifiek faxnummer geeft en waarmee u daar faxen kunt ontvangen. Deze kosten meestal geld - de faxdienst moet immers betalen voor een speciaal vast telefoonnummer en het voor u controleren. eFax biedt wel 10 gratis inkomende pagina's per maand, hoewel ze u geen gratis uitgaande pagina's geven. Met HelloFax kun je vijf gratis pagina's verzenden, maar meer dan dat. Elke gratis online faxservice heeft een vangst zoals deze - de gratis aanbieding bestaat om u in te trekken, terwijl u moet betalen voor de belangrijkste functies. Faxen houdt verband met faxmachines en vaste telefoonnummers, en dat is niet gratis. Het wordt ook vaak gebruikt voor zakelijke doeleinden en bedrijven zijn bereid om geld uit te geven aan dit soort dingen.

The Last Resort: gebruik een werkelijke fax zonder eigenaar te zijn

Als u geen gebruik wilt maken van online diensten of snail mail en u absoluut geen andere keus heeft dan het af en toe verzenden van een document als een fax, is er nog steeds een alternatief voor het kopen van uw eigen faxmachine en het gebruik van een vaste telefoon. U kunt waarschijnlijk een lokale winkel bezoeken die het kopiëren aanbiedt en u een paar centen laten betalen om een ​​fax te verzenden. Dit is niet ideaal als u vaak faxen verzendt, maar als u iets eenmaal per jaar moet faxen, kan dit een prima optie zijn.

Uiteraard houdt dit nog steeds het gebruik van een faxapparaat in. Sommige organisaties vragen alleen faxen en u kunt zich niet comfortabel voelen bij het uploaden van uiterst gevoelige documenten naar een webfaxservice. Je kunt niet veel doen als je te maken hebt met een organisatie die om faxen vraagt.

Faxen is nog een tijdje bij ons, al was het maar vanwege regelgeving die gezondheidszorg en juridische organisaties aanmoedigt om het oudere faxsysteem te blijven gebruiken in plaats van moderne alternatieven.

Image Credit: Abhisek Sarda op Flickr, verhalen over een zwervende youkai op Flickr, AuthenticEccentric op Flickr