Hoe uw e-mail te organiseren met slimme postbussen in Apple Mail
Een van de meer intrigerende functies van Apple Mail zijn slimme postbussen, die uw e-mail sorteren op basis van een vooraf vastgestelde reeks regels. Je e-mail wordt niet echt verplaatst naar deze slimme postvakken, het lijkt gewoon alsof het is.
Slimme mailboxen lijken op regels (ook wel filters genoemd), maar in plaats van berichten die worden gemarkeerd, gekopieerd of verplaatst op basis van de criteria van een filter, blijven ze in je inbox en alleen verschijnen alsof ze zijn verplaatst. Slimme postvakken zijn een uitstekende manier om e-mail met betrekking tot een bepaald project of gesprek te organiseren zonder het op enigerlei wijze te beïnvloeden.
Vandaag gaan we u de ins en outs van slimme postbussen geven, inclusief hoe u ze kunt instellen en bewerken, zodat u snel een slimme postvakpro bent.
Uw eerste slimme mailbox maken
Klik om te beginnen op het menu "Mailbox" en vervolgens op "New Smart Mailbox ...".
Ga je gang en geef je slimme mailbox een toepasselijke naam. In ons voorbeeld gaan we een slimme mailbox maken om alle werkcorrespondentie op één plek te verzamelen. Vergeet niet dat deze e-mails niet uit de inbox worden verwijderd, ze zullen gewoon verschijnen alsof ze zijn.
Vervolgens is het tijd om onze regel te bouwen, die net zo werkt als bij echte e-mailregels. Om deze regel correct te laten werken, moeten de berichten overeenkomen met "any" van de voorwaarde die is uiteengezet. Deze specifieke regel is eenvoudig, het enige wat we doen is een mailbox maken waarin berichten "van" werkende mensen kunnen worden gevonden. Op deze manier hoeven we niet in onze inbox naar deze berichten te zoeken of ze te verplaatsen.
Deze regel is niet al te ingewikkeld. Verder zullen berichten niet worden beïnvloed, zoals ze kunnen zijn met regels. Berichten worden bijvoorbeeld niet gemarkeerd, ingekleurd of iets anders om het uiterlijk van het bericht te wijzigen. Ze worden gewoon verzameld volgens de criteria die zijn vastgelegd in de regel voor slimme postbussen..
Als u klaar bent, vindt u uw slimme postvak in de zijbalk, in het gedeelte met het label 'Slimme postbussen'. Zoals u kunt zien in de volgende schermafbeelding, verschijnen werkgerelateerde e-mails in onze nieuw aangemaakte slimme mailbox.
Laten we nog een eenvoudige, slimme mailbox maken, zodat u het idee krijgt. In dit voorbeeld gaan we een slimme mailbox maken waarin berichten zijn beantwoord en gemarkeerd. Dit betekent dat elk bericht moet voldoen allemaal de vereisten om deel uit te maken van de mailbox.
Zo simpel is het. Deze berichten worden nu "gehoed" in een enkele mailbox zonder de inbox te verlaten.
U kunt dus slimme postvakken instellen voor alle soorten doeleinden, of het nu voor werk, persoonlijk of iets anders is, en ze zullen op geen enkele manier worden gewijzigd. Dit is een goede, niet-destructieve manier om uw e-mail te organiseren, zodat u er zeker van kunt zijn dat u snel en gemakkelijk specifieke berichten kunt vinden.
Het verschil tussen Smart Mailbox en Smart Mailbox Folders
U hebt misschien gemerkt in het eerste screenshot, er zijn twee nieuwe opties voor slimme mailboxen: Nieuwe Smart Mailbox en Nieuwe Smart Mailbox-map. Wat is het verschil?
Kortom, als u veel slimme postvakken met verschillende doeleinden heeft, kunt u een map maken waarin vergelijkbare slimme postvakken op één plaats kunnen worden gecompileerd. Als u bijvoorbeeld een paar werkgerelateerde slimme postvakken hebt, kunt u een map maken waarin u ze kunt plaatsen. Op die manier heb je een enkele plaats om ze te controleren, in plaats van dat je door een lijst met andere niet-verwante hoeft te bladeren.
Als u de regels voor slimme postbussen niet helemaal onder de knie hebt, raden we u aan de regels voor het maken van e-mail te lezen om een idee te krijgen van wat erbij komt kijken. Op deze manier heb je op zijn minst een beter idee van de basis, maar je zult waarschijnlijk niet al te veel moeite hebben om de gewenste resultaten te bereiken met een beetje vallen en opstaan.
