Hoe documenten en PDF-bestanden te beschermen met eigenaars- en gebruikerswachtwoorden in LibreOffice

Er zijn twee manieren om een ​​PDF-bestand te beveiligen: een eigenaarswachtwoord en een gebruikerswachtwoord. We leggen het doel van elk uit en laten u zien hoe u deze kunt toepassen op uw PDF-bestanden.

Met het wachtwoord Eigenaar of Toestemmingen kunt u machtigingen voor een PDF-bestand toepassen. Als u bijvoorbeeld niet wilt toestaan ​​dat een PDF-bestand wordt afgedrukt of dat er pagina's worden geëxtraheerd, kunt u kiezen wat u wilt toestaan ​​en geen eigenaarswachtwoord toestaan ​​voor het PDF-bestand. Het eigenaarswachtwoord kan ook het hoofdwachtwoord worden genoemd. Het is wat u toestaat om die toestemmingen te veranderen.

Met het gebruikers- of Open-wachtwoord kunt u van de gebruiker eisen dat hij een wachtwoord invoert om de PDF zelfs te bekijken. Als ze niet het juiste wachtwoord invoeren, wordt het PDF-bestand niet geopend.

Er zijn verschillende online services voor het beveiligen van PDF-bestanden, zoals PDFProtect, maar als u een wachtwoord aan een gevoelig document wilt toevoegen, kunt u het waarschijnlijk niet gemakkelijk uploaden naar een service die u niet kent. Dus we zullen ons concentreren op de beste offline optie in deze gids.

We hebben besproken hoe u een met een wachtwoord beveiligd PDF-bestand kunt maken in Microsoft Word, maar dat alleen een gebruikerswachtwoord toevoegt. Er is geen optie om een ​​eigenaarswachtwoord toe te voegen. We hebben wat onderzoek gedaan en vonden de beste optie voor het offline beschermen van uw PDF-bestanden de gratis kantoorsuite LibreOffice. We laten u zien hoe u een Microsoft Word- of LibreOffice Writer-document kunt beveiligen met een wachtwoord en hoe u een met een wachtwoord beveiligd PDF-bestand kunt maken vanuit een document.

OPMERKING: We gebruiken een Word-bestand in ons voorbeeld, maar u kunt hetzelfde doen met LibreOffice Writer-documenten (.odt-bestanden). U kunt ook PDF-bestanden openen in LibreOffice. Ze worden geopend in LibreOffice Draw, ook als u zich in Writer, Calc of Impress bevindt, maar de procedure voor wachtwoordbeveiliging die hen beschermt in Draw is hetzelfde als in de andere LibreOffice-programma's en wordt beschreven in het gedeelte "Een document converteren naar een Wachtwoord beveiligd PDF-bestand "hieronder. U converteert een onbeveiligd PDF-bestand naar een wachtwoord dat beveiligd is met een wachtwoord.

Hoe Open en Toestemmingen Wachtwoorden aan een Document toe te voegen

Download voordat je begint LibreOffice en installeer het, of je kunt de draagbare versie downloaden als je LibreOffice liever niet installeert. Open LibreOffice Writer en open vervolgens een Word-bestand. Klik op de pijl-omlaag op de knop "Opslaan" op de werkbalk en selecteer "Opslaan als" in het vervolgkeuzemenu.

In het dialoogvenster Opslaan als, navigeert u naar waar u het beveiligde document wilt opslaan. Voor ons voorbeeld gaan we het originele document vervangen. Als u het beveiligde document als een nieuw bestand wilt opslaan, voert u een andere naam in voor het bestand in het vak "Bestandsnaam". Om het document met een wachtwoord te beveiligen, vinkt u het selectievakje "Opslaan met wachtwoord" aan. Klik vervolgens op "Opslaan".

Als u het originele bestand vervangt, wordt het dialoogvenster Opslaan als bevestigen weergegeven. Klik op "Ja" om het bestand te vervangen.

In het dialoogvenster Wachtwoord instellen kunt u twee typen wachtwoorden opgeven, net als de gebruikers- en eigenaarswachtwoorden voor PDF-bestanden. Als u wilt dat de gebruiker een wachtwoord invoert om het document te bekijken (zoals het gebruikerswachtwoord), typt u een wachtwoord in het vak "Voer het wachtwoord in om te openen" en het vak "Wachtwoord bevestigen" onder "Bestandscoderingswachtwoord". Als u het document ook wilt beschermen tegen bewerken (zoals het eigenaarswachtwoord), klikt u op "Opties" in het midden van het dialoogvenster en typt u een wachtwoord in het vak "Voer wachtwoord in om bewerken toe te staan" en het vak "Wachtwoord bevestigen" onder Bestandsdelingswachtwoord.

OPMERKING: het wachtwoord voor het delen van bestanden werkt alleen voor LibreOffice Writer-documenten, niet voor Word-documenten. Als u het wachtwoord voor het delen van bestanden wilt gebruiken, sla uw document dan op als een .odt-bestand, de eerste optie in de vervolgkeuzelijst "Opslaan als type" in het dialoogvenster Opslaan als hierboven afgebeeld.

Als u een wachtwoord invoert om bewerkingen toe te staan, wordt het document automatisch geopend in de modus Alleen-lezen. Als u het bestand standaard in de alleen-lezenmodus wilt openen zonder een wachtwoord, vinkt u het selectievakje "Open bestand alleen-lezen" aan en laat u de wachtwoordvakken onder Bestandsdeling wachtwoord leeg.

Klik OK".

Als u een open wachtwoord op het document hebt toegepast, wordt u de volgende keer dat u het bestand opent gevraagd om het open wachtwoord in te voeren.

Als uw bestand een LibreOffice Writer-document (.odt) is en u hebt er een Bestandsdelingswachtwoord aan toegewezen, wordt het document in de alleen-lezenmodus geopend. Om het document te bewerken, klikt u op de knop "Document bewerken" in de gele balk.

U wordt gevraagd om het wachtwoord voor het delen van bestanden in te voeren om het bestand te kunnen wijzigen.

Een document converteren naar een met een wachtwoord beveiligd PDF-bestand

U kunt een Word-document of een LibreOffice-document ook converteren naar een met een wachtwoord beveiligd PDF-bestand en er wachtwoorden voor gebruikers en eigenaar op toepassen. Open hiervoor het document en selecteer vervolgens "Exporteren als PDF" in het menu Bestand.

Klik in het dialoogvenster PDF-opties op het tabblad "Beveiliging".

Onder Bestandscodering en Toestemming is er aanvankelijk "Geen open wachtwoord ingesteld" (gebruikerswachtwoord) en "Geen machtigingswachtwoord ingesteld" (eigenaarswachtwoord). Om deze wachtwoorden in te stellen, klikt u op "Wachtwoorden instellen".

Voer in het dialoogvenster Wachtwoorden instellen onder Wachtwoord openen het wachtwoord tweemaal in voor het bekijken van het PDF-bestand. Voer onder Wachtwoord machtiging instellen het eigenaarswachtwoord in waarmee wordt voorkomen dat het PDF-bestand wordt afgedrukt, bewerkt of waarvan de inhoud wordt geëxtraheerd. Klik OK".

OPMERKING: U hoeft beide wachtwoorden niet te gebruiken, maar we raden u aan dit te doen voor een betere beveiliging. Een PDF-bestand met slechts één van de twee gebruikte wachtwoorden (een van beide) is niet zo veilig als een wachtwoord waarop beide wachtwoorden zijn toegepast. Planet PDF legt uit waarom twee wachtwoorden beter zijn dan één bij het beveiligen van PDF-bestanden.

U keert terug naar het dialoogvenster PDF-opties en de status van de door u ingestelde wachtwoord (s) wordt onder de knop Wachtwoorden instellen weergegeven. Als u ervoor kiest om een ​​toestemmings (eigenaar) wachtwoord in te stellen, worden de opties aan de rechterkant van het dialoogvenster actief. Als u niet wilt dat iemand het document afdrukt of wijzigingen in het document aanbrengt, selecteert u "Niet toegestaan" onder Afdrukken en wijzigingen. Als u alleen het type afdrukken en de wijzigingen die kunnen worden gedaan wilt beperken, selecteert u een andere optie onder Afdrukken en wijzigingen. Als u niet wilt dat iemand inhoud van uw PDF-bestand kopieert, zorg er dan voor dat het vakje "Enable Copying of Content" uitgeschakeld is. Voor toegankelijkheidsdoeleinden is het een goed idee om het vakje "Tekst toegankelijk maken voor toegankelijkheidshulpmiddelen" aangevinkt te laten. Klik op "Exporteren".

Navigeer in het dialoogvenster "Exporteren" naar de map waarin u het met een wachtwoord beveiligde PDF-bestand wilt opslaan. Voer een naam in voor het bestand in het vak "Bestandsnaam" en klik op "Opslaan".

Als u een open (gebruikers) wachtwoord hebt toegewezen aan het PDF-bestand, wordt u dat wachtwoord de volgende keer dat u het opent gevraagd.

U ziet "(BEVEILIGD)" aan de rechterkant van de bestandsnaam in de titelbalk om aan te geven dat het een gecodeerd PDF-bestand is.

Als u een toestemmings (eigenaar) wachtwoord op het PDF-bestand hebt toegepast en ervoor hebt gekozen om het afdrukken niet toe te staan, ziet u de optie "Afdrukken" grijs worden weergegeven wanneer u op het tabblad "Bestand" klikt.

De procedures voor het toevoegen van open en permissiewachtwoorden aan een document en de voor het converteren van een document naar een met een wachtwoord beveiligd PDF-bestand zijn hetzelfde in LibreOffice Calc, Impress en Draw en ook.