Hoe de grootte van uw Outlook-gegevensbestand te verkleinen
Outlook-databestanden kunnen na verloop van tijd erg groot worden, vooral als u veel bijlagen krijgt. Zelfs als u oude berichten verwijdert, wordt de grootte van uw Outlook-gegevensbestand dienovereenkomstig niet verkleind.
Uw Outlook-gegevensbestanden (PST- en OST-bestanden) bevatten al uw e-mails (in al uw mappen, inclusief verzonden e-mails), contacten, agenda-afspraken, taken en notities, evenals de bijbehorende bestandsbijlagen. Terwijl u meer e-mails en bijlagen verzendt en ontvangt, meer afspraken aan uw agenda toevoegt en meer taken en notities maakt, kunnen uw Outlook-gegevensbestanden eenvoudig groeien tot meerdere gigabytes. De mijne is één gigabyte, maar dat is nog steeds behoorlijk groot.
Zelfs als u de map Verwijderde items leegt of automatisch leegmaakt wanneer u Outlook afsluit, wordt de ruimte in het gegevensbestand niet vrijgegeven. Je kunt die ruimte echter opnieuw claimen door verdichten uw Outlook-gegevensbestand. Hier is hoe dat te doen.
Stap één: onderzoek uw accounts en verwijder wat u niet nodig hebt
Voordat u het comprimeringsproces doorloopt, wilt u Outlook doornemen en alles verwijderen wat u niet nodig hebt. We raden aan te controleren hoe groot uw verschillende mappen zijn, zodat u weet welke items de meeste ruimte vrijmaken. Vergeet niet dat u naast e-mails ook agenda-, taken- en notitieteksten kunt verwijderen. Als u de grootte van uw mappen wilt controleren, selecteert u het Postvak IN (of een andere map) in het account (Outlook-gegevensbestand) dat u wilt comprimeren en klikt u op het tabblad "Bestand".
Klik in het backstage-scherm op 'Extra' en selecteer 'Mailboxopruiming' in het vervolgkeuzemenu.
Klik in het dialoogvenster Mailbox opruimen op "Grootte van postbus weergeven".
In het dialoogvenster Mapgrootte ziet u de grootte van elke map in het momenteel geselecteerde account. Blader door en zie welke mappen groter zijn, waar u items wilt verwijderen. Klik op "Sluiten" als je klaar bent.
Als u de grootte van de map Verwijderde items wilt zien, klikt u op Grootte van verwijderde items weergeven..
Onze map Verwijderde items is niet groot, maar we moeten deze toch legen voordat we ons gegevensbestand comprimeren. Klik op "Sluiten".
U keert terug naar het dialoogvenster Mailbox opruimen. Als u meer items uit uw account wilt verwijderen, klikt u op 'Sluiten' om terug te gaan naar uw account. Selecteer alle e-mails, agenda, taken en notities die u niet wilt en druk op Verwijderen. U kunt ook op Shift + Delete drukken om de geselecteerde items permanent te verwijderen, zonder de map Verwijderde items te omzeilen.
Stap twee: Maak de map met verwijderde items leeg
U wilt ook de map Prullenbak of de map "Verwijderde items" leegmaken voordat u doorgaat. Als er nog steeds items in de map Verwijderde items staan, zijn er twee manieren om de map leeg te maken. Eén manier is door op "Leegmaken" te klikken in het dialoogvenster Mailbox opruimen, als het nog open is.
Er verschijnt een bevestigingsvenster om ervoor te zorgen dat u de items in de map Verwijderde items definitief wilt verwijderen. Klik op "Ja".
Als het dialoogvenster Mailbox opruimen niet is geopend, kunt u de map Verwijderde items ook rechtstreeks in uw account in het paneel Mail leegmaken. Zorg er eerst voor dat het deelvenster Mail actief is. Druk op Ctrl + 1 om het deelvenster Mail te openen, als dat niet het geval is. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op de map Verwijderde items in het account dat u wilt comprimeren en selecteer "Lege map" in het pop-upmenu. Hetzelfde bevestigingsdialoogvenster hierboven weergegeven wordt weergegeven.
Stap drie: Compacteer uw Outlook-gegevensbestand
Nu u items hebt verwijderd die u niet wilt en de map Verwijderde items leegt, wordt het tijd om uw Outlook-gegevensbestand te comprimeren. Klik in het hoofdvenster van Outlook opnieuw op het tabblad "Bestand". Zorg er vervolgens voor dat het scherm Accountgegevens actief is. Als dat niet het geval is, klikt u op 'Info' in de lijst met items aan de linkerkant. Klik op "Accountinstellingen" en selecteer vervolgens "Accountinstellingen" in het vervolgkeuzemenu.
Klik in het dialoogvenster Accountinstellingen op het tabblad "Gegevensbestanden".
Selecteer het Outlook-gegevensbestand dat u wilt comprimeren in de lijst en klik vervolgens op "Instellingen".
Als de momenteel geselecteerde account een POP3-account (.pst-bestand) is, wordt het volgende dialoogvenster weergegeven. Klik op 'Nu comprimeren'.
Anders, als het geselecteerde account een IMAP-account (.ost-bestand) is, ziet u het volgende dialoogvenster. Klik op 'Nu comprimeren'.
Het volgende dialoogvenster wordt weergegeven terwijl het Outlook-gegevensbestand is gecomprimeerd.
Wanneer het comprimeerproces is voltooid, keert u terug naar het dialoogvenster Outlook-gegevensbestand (of Outlook-gegevensbestand). Klik op "OK" of "Annuleren" om het te sluiten.
Klik op "Sluiten" in het dialoogvenster Accountinstellingen.
Ons Outlook-gegevensbestand ging van ongeveer 951 MB naar ongeveer 845 MB, dus we kregen iets meer dan 100 MB schijfruimte terug. Hoe groter uw gegevensbestand, hoe meer ruimte u waarschijnlijk terugkrijgt.
Als u uw Outlook-gegevensbestanden comprimeert, kunt u niet alleen schijfruimte besparen, maar ook de prestaties van Outlook verbeteren. Een groot Outlook-gegevensbestand kan ervoor zorgen dat Outlook langer nodig heeft om op te starten, te werken en af te sluiten. Het periodiek comprimeren van uw Outlook-gegevensbestand is daarom slim.
