Hoe de grootte van Microsoft Office-documenten met afbeeldingen te verminderen

Zelfs in deze tijden van snelle internetverbindingen, enorme harde schijven en heel veel gratis cloudopslag, maakt de bestandsgrootte soms uit. Mogelijk hebt u een limiet voor de grootte van bestanden die u via e-mail kunt verzenden of ontvangen, of heeft u wellicht weinig ruimte op uw thumb drive. Wat de reden ook is, als u Office-documenten met afbeeldingen hebt, kunt u de grootte van die bestanden mogelijk aanzienlijk verkleinen.

Office werkt al achter de schermen om de bestandsgrootte klein te houden. Het nieuwere DOCX-bestandstype fungeert in wezen als een ZIP-bestand en comprimeert de inhoud van het bestand. Afbeeldingen en tekst die meer dan eens in een document voorkomen, worden slechts eenmaal in het eigenlijke bestand opgeslagen. Dus, in ieder geval in recentere versies van Office-apps, zult u merken dat grote bestandsgrootten meestal het resultaat zijn van het hebben van veel verschillende afbeeldingen in uw documenten.

Het goede nieuws is dat Office-apps ook een aantal handige hulpmiddelen bieden om die beeldgroottes onder controle te houden. In dit artikel gebruiken we Office 2016 (meer specifiek, Word 2016) als ons voorbeeld. Maar u vindt dezelfde hulpprogramma's die we bespreken in andere Office-apps, zoals Excel en PowerPoint, en in vorige versies van Office gaat u terug naar ten minste Office 2010.

Comprimeer afbeeldingen in uw Office-document

De eerste stap die u moet nemen om de bestandsgrootte van een document met afbeeldingen te verkleinen, is door die afbeeldingen te comprimeren. Elke Office-app biedt een handige tool om precies dat te doen. We gebruiken hier Word (en daar zullen we in de volgende stappen naar verwijzen), maar je zult de functies op dezelfde plek vinden in andere Office-apps.

Klik in een document op een foto om deze te selecteren. Klik op het menu Opmaak op de werkbalk van Office wanneer u een afbeelding selecteert.

Klik in het menu Opmaak op de knop Afbeeldingen comprimeren.

Klik in het venster Afbeeldingen comprimeren op "Alleen op deze afbeelding toepassen" als u alleen de geselecteerde foto wilt comprimeren. Wanneer deze optie niet is aangevinkt, zijn uw acties van toepassing op alle afbeeldingen in het document. Selecteer "Bijgesneden gebieden van afbeeldingen verwijderen" als u afbeeldingen in uw document hebt bijgesneden en de gebieden wilt verwijderen die u hebt bijgesneden. Houd er rekening mee dat als u deze optie selecteert, u het bijsnijden later niet ongedaan kunt maken, tenzij u de originele afbeelding opnieuw invoert. U kunt ook een resolutie kiezen om afbeeldingen te comprimeren. Kies de laagste resolutie die aan uw behoeften voldoet. Klik op OK als u klaar bent.

Afhankelijk van het aantal afbeeldingen in uw document kan het even duren voordat Word alles comprimeert. Als het klaar is, slaat u uw document op en controleert u de nieuwe bestandsgrootte. Als u niet zeker weet of u zich aan de wijzigingen wilt houden, kunt u uw document altijd als een nieuw bestand opslaan en vervolgens de bestandsgrootten vergelijken met de originele versie.

Verwijder bewerkingsinformatie uit afbeeldingen

Office-apps bieden allerlei geweldige gereedschappen voor het bewerken van afbeeldingen die zijn ingebouwd. Als u ze gebruikt, behoudt Word de originele afbeelding en houdt ze de bewerkingen bij die u hebt gemaakt, zodat u ze ongedaan kunt maken of kunt terugkeren naar de originele afbeelding, mocht dit nodig zijn . Als u tevreden bent met de manier waarop u uw afbeeldingen hebt geformatteerd, verhoogt al die opgeslagen bewerkingsinformatie alleen maar de grootte van uw bestand. Als bij het comprimeren van de afbeeldingen in uw document de bestandsgrootte niet ver genoeg is bereikt, kunt u ook Word de opgeslagen opmaakinformatie laten verwijderen. Nogmaals, misschien wilt u het document opslaan als een nieuw bestand voordat u begint, zodat u indien nodig terug kunt gaan naar het origineel.

Open het document en klik op het menu Bestand.

Klik in het menu Bestand op Opties.

Klik in het venster Woordopties van de selecties aan de linkerkant op Geavanceerd.

Scrol in het venster Geavanceerde woordopties omlaag naar het gedeelte "Beeldformaat en -kwaliteit" aan de rechterkant. Selecteer de optie "Bewerkingsgegevens weggooien" om Word de opmaakinformatie te laten verwijderen bij het opslaan van het bestand. Met de andere opties in dit gedeelte kunt u het document beschermen tegen het hebben van gecomprimeerde afbeeldingen en een standaardresolutie selecteren voor wanneer afbeeldingen worden gecomprimeerd (hoewel u altijd een nieuwe resolutie kunt selecteren wanneer u comprimeert).

Als je dat hebt gedaan, sla je je bestand op (of sla het op als een nieuw bestand) en kijk je vervolgens naar de nieuwe bestandsgrootte. Het zal waarschijnlijk een flink stuk achteruit zijn gegaan.

In ons voorbeeld hebben we een Word-bestand ("Bestand 1.docx" in de volgende afbeelding) gemaakt met ongeveer 20 afbeeldingen van goede kwaliteit en weegt ongeveer 48 MB. Veel van die afbeeldingen zijn bijgesneden, sommige zijn van grootte veranderd en verschillende zijn op andere manieren bewerkt. Na het comprimeren van de afbeeldingen en het verwijderen van de opgeslagen opmaakinformatie, is het nieuwe bestand ("Bestand 2 (gecomprimeerd) .docx" in de volgende afbeelding) nu net onder de 35 MB, een afname van ongeveer 27% in bestandsgrootte. En om ingebouwde compressie in het DOCX-formaat te illustreren, hebben we dat bestand ook gecomprimeerd. Zoals u kunt zien, is het verschil in grootte tussen de gezipte en uitgepakte bestanden te verwaarlozen.

En dat is het! Afbeeldingen zijn groot en ze kunnen de grootte van uw Office-documenten snel vergroten. Maar door de ingebouwde compressietools in Office-apps te gebruiken en oude bewerkingsinformatie te verwijderen, kunt u de grootte van Office-documenten die afbeeldingen bevatten aanzienlijk verminderen..