Faxen online verzenden en ontvangen zonder een faxapparaat of telefoonlijn

Sommige trage bedrijven en overheidsinstellingen accepteren mogelijk geen documenten via e-mail, waardoor u ze moet faxen. Als u een fax moet verzenden, kunt u dit gratis vanaf uw computer doen..

We hebben eerder manieren besproken om documenten elektronisch te ondertekenen zonder ze af te drukken en te scannen. Met dit proces kunt u een document digitaal ondertekenen en naar een bedrijf faxen - alles op uw computer en zonder enige afdruktaak.

Hoe faxtoestellen werken (en waarom ze zo onhandig zijn)

Dit is niet zo eenvoudig als het zou moeten zijn. Faxmachines zijn allemaal verbonden met de gewone oude telefoonlijnen. Wanneer u een standaardfaxmachine gebruikt, plaatst dat faxapparaat een telefoongesprek naar het nummer dat u opgeeft. Het faxapparaat op het bestemmingsnummer antwoordt en het document wordt via een telefoongesprek doorgegeven.

Dit proces is uitgevonden vóór het internet en lijkt op dit moment belachelijk archaïsch. Om een ​​fax uit te voeren, kan een persoon een document typen, uitprinten en in het faxapparaat scannen dat het over de telefoonlijn verzendt. De persoon die de fax ontvangt, kan vervolgens het gefaxte document scannen en het terug in een digitaal bestand veranderen. Ze zijn rond - het document is van de ene computer naar de andere computer gestuurd met veel extra werk en verloren beeldkwaliteit.

Idealiter zou u een document kunnen indienen via e-mail of een veiliger online methode. Veel bedrijven beschouwen faxen als een veilige methode voor het verzenden van documenten, maar dat is het echt niet - als iemand snuffelde aan de telefoonlijn, konden ze gemakkelijk alle gefaxte documenten onderscheppen.

U kunt niet rechtstreeks verbinding maken met een fax via internet, omdat het faxapparaat alleen is verbonden met telefoonlijnen. Om een ​​fax online uit te voeren, hebben we een soort gateway nodig die documenten via internet accepteert en het document naar een faxmachine verzendt. Dat is waar de onderstaande services binnenkomen. Geef ze een document en ze doen het irritante werk van het inbellen van het faxapparaat en het verzenden van uw document via de telefoonlijn.

Je kon met alleen je computer faxen, maar ...

U kunt natuurlijk de onderstaande services overslaan. Microsoft Windows bevat zelfs een fax- en scantoepassing waarmee u faxen kunt verzenden. De valstrik is dat je je computer verbonden moet hebben met de telefoonlijn - ja, dit betekent dat je een inbelfax-modem nodig hebt. Je hebt ook een vaste telefoonaansluiting nodig en je moet mensen vertellen dat ze de telefoon moeten laten staan ​​wanneer je faxen verzendt, net als in de oude inbelse internetdagen. Als u veel faxt, kunt u natuurlijk betalen voor een speciale faxlijn - dit kan zelfs nodig zijn als u veel faxen ontvangt.

Dit is natuurlijk niet ideaal. Natuurlijk, als je nogal wat faxen moet sturen, koop je een fax of modem en sluit je het aan op je vaste lijn. Maar u hoeft dit faxen waarschijnlijk niet zo vaak te verzenden en ontvangen - hopelijk hoeft u slechts af en toe een fax te verzenden telkens wanneer u een organisatie tegenkomt die vastzit in het verleden.

Scan het document of gebruik een bestaand digitaal bestand

Het basisproces is eenvoudig. Eerst moet u het document scannen dat u wilt faxen, net alsof u dat document via e-mail wilt verzenden. als u geen scanner hebt die rondslingert, kunt u proberen deze te scannen met uw smartphone. Als het document al een bestand op uw computer is, gefeliciteerd - u hoeft niets te scannen.

Met het document nu in digitale vorm, kunt u het doorsturen naar een service die het irritante faxwerk voor u doet.

Verzend faxen online, gratis

Er zijn zoveel online faxdiensten dat het moeilijk is om een ​​weloverwogen beslissing te nemen over welke te kiezen. Het eerste dat u moet overwegen, is wat voor soort gebruiker u bent, hoe vaak u gaat faxen en welke functies u nodig hebt.

Hoofdgebruiker: RingCentral Fax

Als u de hele tijd gevoelige faxen gaat verzenden, of als u voor een bedrijf werkt en u een service probeert te kiezen, is RingCentral Fax, dat gedeeltelijk eigendom is van Cisco en AT & T, waarschijnlijk de beste keuze voor uw behoeften, vooral omdat ze veel geweldige beveiligingsfuncties en ondersteuning bieden voor meerdere gebruikers met afzonderlijke faxlijnen.

Het heeft alle functies die u maar kunt bedenken, inclusief integraties met Outlook, Google Drive, Dropbox, Box en u kunt zelfs een gratis nummer krijgen. Het heeft ook veel beveiligingsfuncties die handig zouden zijn voor bedrijven of mensen die beveiligde informatie verzenden.

Als u slechts enkele faxen wilt verzenden, kunt u zich natuurlijk aanmelden voor een van hun goedkope plannen die beginnen onder $ 13 per maand ... en dan gewoon na een maand of twee annuleren.

Incidentele gebruiker

Als u af en toe een fax moet verzenden, raden we MyFax aan, waarmee u maximaal 10 gratis pagina's kunt verzenden zonder te hoeven betalen. Dit klinkt niet veel, maar het is meer pagina's per maand dan de meeste mensen per jaar moeten faxen. Als u elke maand meer pagina's moet verzenden, kunt u een upgrade uitvoeren naar een gewoon abonnement.

U moet uw e-mailadres bevestigen om de gratis fax te verzenden.

Faxen ontvangen

Als u wel faxen moet ontvangen, moet u zich aanmelden voor een betaalde service. De service moet een speciaal telefoonnummer voor uw faxlijn instellen en dat kost geld. RingCentral, MyFax en vele andere diensten zullen dit doen als u betaalt.

Gelukkig moet je op zijn minst een gratis proefversie krijgen - RingCentral biedt 30 dagen gratis faxen, bijvoorbeeld.

Er zijn veel faxservices om te gebruiken en als u slechts af en toe een fax hoeft te verzenden, kunt u dat gratis doen, maar als u een fax wilt ontvangen, moet u zich aanmelden voor een proefaccount . Je kunt altijd annuleren als je wilt.

Image Credit: Matt Jiggins op Flickr, David Voegtle op Flickr