Hoe grote bestanden delen via internet
U hebt een te delen bestand: een enorm document, een videopresentatie of een reeks afbeeldingen. Je kunt het niet zomaar e-mailen, omdat je tegen de limiet voor je e-mailgrootte of die van je ontvanger aanloopt. Hier zijn verschillende manieren om grote bestanden via internet te delen.
We gaan kijken naar een paar verschillende manieren waarop je grote bestanden bij iemand kunt krijgen, en ze zijn allemaal handig in verschillende situaties. Misschien is het een eenmalig iets en moet je iemand snel een bestand sturen. Of misschien is het iets dat je regelmatig moet doen. Wat u ook nodig heeft, wij hebben u gedekt.
U kunt uiteindelijk toch e-mail gebruiken
De meeste e-mailservices, met name zakelijke services, plaatsen limieten voor de grootte die berichtbijlagen kunnen hebben. En dat kan zeker vervelend zijn.
Zelfs reguliere e-mailproviders zoals Gmail, Outlook.com en Yahoo bieden geen ondersteuning voor het verzenden van zeer grote bestanden. Gmail en Yahoo hebben beide een limiet van 25 MB, terwijl Outlook je beperkt tot 20 MB. Ondanks hun beperkingen bieden deze e-mailproviders meestal een oplossing voor het delen van grote bestanden met behulp van services voor het delen van clouds.
Als u een bestand probeert te verzenden dat te groot is in Gmail of Outlook.com, krijgt u automatisch de kans om dat bestand te uploaden naar de betreffende cloudservices (Google Drive en OneDrive) en voegt u vervolgens een koppeling naar het bestand toe in uw e-mail.
Laten we bijvoorbeeld Gmail eens nader bekijken. Nadat u een bericht hebt opgesteld in Gmail, krijgt u de mogelijkheid om een bestand bij te voegen. Als Gmail bepaalt dat het bestand te groot is, ontvangt u een bericht als dit:
Als u op de knop "OK, Got It" klikt, uploadt Gmail het bestand automatisch naar Google Drive en maakt het een koppeling die u in uw bericht kunt opnemen. Wanneer u het bericht verzendt, krijgt u de kans om de rechten van het bestand te bewerken voordat het bericht wordt verzonden. Dit kan handig zijn als uw document gevoelige gegevens bevat. Google ondersteunt het uploaden van bestanden van maximaal 5 TB, zolang deze bestanden niet worden geconverteerd naar een Google-document, diavoorstelling of spreadsheet. In die gevallen is de uploadlimiet 50 MB voor documenten en diavoorstellingen en 100 MB voor spreadsheets. En je bent natuurlijk beperkt door de hoeveelheid ruimte die je in je Google Drive-account hebt. Meestal is het genoeg voor de meeste bestanden.
Net als Gmail, biedt Outlook.com hun eigen oplossing voor het delen van grote bestanden met behulp van hun OneDrive cloudopslagdienst. In dit geval gebeurt dit niet automatisch. U moet het bestand eerst uploaden naar OneDrive en vervolgens kunt u er een link naar opnemen in uw e-mail. OneDrive beperkt de geüploade bestandsgrootte tot 10 GB.
Yahoo heeft geen speciale service voor het delen van bestanden, maar hij speelt goed met anderen. U kunt een DropBox-account koppelen aan Yahoo in uw DropBox-instellingen of een vergelijkbare cloudservice gebruiken. Houd er rekening mee dat, net als Yahoo, de meeste e-mailproviders plug-ins ondersteunen voor uw favoriete cloudservices.
Comprimeer uw bestand als het een beetje te groot is
Als je een bestand (of reeks bestanden) hebt dat net iets te groot is, kun je altijd proberen het bestand te comprimeren en vervolgens via e-mail te verzenden. Wat betekent zip met de gegevens? Laten we kijken.
Compressie-tools comprimeren uw gegevens in een nieuw bestand dat minder schijfruimte in beslag neemt. Hoeveel u kunt comprimeren, hangt af van wat voor soort gegevens u heeft. Je kunt dingen als Office-documenten en PDF's vaak behoorlijk comprimeren. Bestanden waarin al compressie is ingebouwd, zoals veel afbeeldingsformaten, zullen helemaal niet worden gecomprimeerd. U kunt een hele map met bestanden comprimeren tot een enkel gecomprimeerd bestand dat gemakkelijker te verplaatsen is.
Zowel Windows als macOS hebben ingebouwde compressietools, maar tools van derde partijen zoals WinZip en 7-Zip (onze favoriet) bieden extra voordelen. U kunt bijvoorbeeld uw gecomprimeerde bestand versleutelen en beveiligen met een wachtwoord.
U kunt deze hulpmiddelen ook gebruiken om een zipbestand in meerdere delen te splitsen. Als u echt een grote verzameling bestanden hebt, kunt u de gecomprimeerde bestanden onderverdelen in onderdelen die u per e-mail kunt verzenden. De ontvanger kan dan hetzelfde hulpmiddel gebruiken om de delen gemakkelijk in een enkel bestand aan de andere kant te reconstrueren. Hoewel, om eerlijk te zijn, het opsplitsen van een dergelijk gecomprimeerd bestand genoeg gedoe kan zijn, is het meestal de moeite waard om naar betere opties te kijken, zoals een cloudopslagdienst.
Dus hoe zit het met cloudopslag?
Er zijn tientallen cloud-opslagdiensten die er zijn. De meeste bieden een gratis serviceniveau waar je wat opslagruimte krijgt en betaalde niveaus waar je meer kunt krijgen. U kunt elk ervan gebruiken om grote bestanden te delen. Het enige dat u hoeft te doen, is uw bestand uploaden en vervolgens de downloadlink aan de ontvanger bezorgen. Als u regelmatig bestanden deelt met iemand, kunt u zelfs een gedeelde map maken zodat ze alles kunnen pakken wat u erin laat vallen zonder dat u altijd links hoeft aan te bieden.
Natuurlijk zijn er natuurlijk cloud-opslagproviders: Google Drive, Microsoft OneDrive, Amazon Drive en DropBox. Er zijn ook anderen, zoals Mega, die gratis veel ruimte bieden en bedoeld zijn om je te helpen grote bestanden te delen.
Neem de tijd om naar een oplossing te zoeken die het beste bij u past. Elk van hen biedt zijn eigen voordelen en aanvullende functies. En allemaal hebben ze op zijn minst een niveau van gratis opslag, waardoor ze gemakkelijk uit te proberen zijn.
U kunt FTP gebruiken als u een server heeft en vaak bestanden moet overbrengen
Voor sommige van de meer technisch onderlegde lezers die behoefte hebben aan een standaard hulpprogramma voor het delen van bestanden, is FTP de juiste keuze. FTP, of File Transfer Protocol, is een andere manier om bestanden, groot en klein, via internet te delen. Zelfs als u niet bekend bent met de term FTP, heeft u deze waarschijnlijk gebruikt bij het online downloaden van een digitaal product of torrent.
U kunt een FTP-server op uw eigen computer instellen, maar u moet die computer tot het internet openen zodat mensen er toegang toe hebben om bestanden te downloaden. U moet deze computer ook altijd aan laten staan en u wilt misschien controleren of uw ISP beperkingen oplegt aan het uitvoeren van een server. Als u al een server heeft die op het internet is aangesloten (misschien huurt u bijvoorbeeld een webserver voor het hosten van een website), dan kunt u bijna altijd op deze manier een FTP-server instellen en hoeft u zich niet bezig te houden met een aantal van die problemen.
Er zijn tal van gratis FTP-producten waarmee u een server kunt instellen en beheren of kunt profiteren van hun bestaande server. Een FTP-server is vergelijkbaar met een cloudservice omdat u daar gegevens kunt opslaan. U kunt iemand inloggegevens geven om in te loggen en het bestand te downloaden, of misschien zelfs een link sturen om toegang te krijgen. Een paar van de meer bekende FTP-producten zijn FileZilla, Core FTP en CyberDuck. Als je de bronnen hebt, probeer er dan een in te stellen!
Voor echte grote gegevenssets, misschien gewoon iemand een externe schijf laten sturen
Externe schijven zijn tegenwoordig behoorlijk goedkoop. Deze Western Digital 2 TB-schijf, bijvoorbeeld, verkoopt voor slechts $ 65. Als u een hele grote verzameling gegevens voor iemand wilt hebben, kunt u er beter aan doen om de gegevens gewoon naar een externe schijf te kopiëren en deze vervolgens in de e-mail te verzenden. Je kunt ze altijd laten retourneren als ze klaar zijn.
Hoewel de gedachte aan mensen die wachten op een rit om in de e-mail aan te komen je misschien kan afschrikken, moet je die vertraging afwegen tegen de problemen van het overdragen van grote hoeveelheden gegevens via internet. Zelfs met een snelle verbinding kan het uploaden en downloaden van een terabyte aan gegevens enige tijd duren. En het is ook waarschijnlijk dat hij eet via elke datacap die uw ISP mogelijk oplegt.
U kunt de schijf ook versleutelen als u zich zorgen maakt over privacy. Windows Professional en macOS zijn beide gratis coderingshulpprogramma's, maar voor zoiets bevelen we het gratis VeraCrypt-hulpprogramma aan. VeraCrypt maakt het heel eenvoudig om een gecodeerde container te maken en deze te vullen met wat je wilt beschermen.
Afbeelding: Odua Images / Shutterstock, Boibin / Shutterstock
