Hoe notebooks delen in Microsoft OneNote 2016

Microsoft OneNote 2016 is een geweldige gratis tool om notities te maken, niet alleen voor uzelf, maar ook als u met anderen wilt samenwerken aan notities en projecten, zoals collega's of familieleden. We laten u een paar verschillende manieren zien waarop u uw OneNote-notitieblokken kunt delen.

Om uw notities en notitieblokken in OneNote 2016 met anderen te delen, moet uw notebook online met uw OneDrive-account worden gesynchroniseerd, zodat anderen er toegang toe hebben. Hiermee wordt het gesynchroniseerd met internet, maar niet automatisch beschikbaar gemaakt voor anderen. Om dat te doen, moet u het handmatig met anderen delen, zodat zij het kunnen bekijken en, als u dat wilt, het kunnen bewerken.

Om toegang te krijgen tot de verschillende hulpmiddelen voor het delen van notities en notitieblokken in OneNote 2016, klikt u op het tabblad "Bestand".

Klik in het backstage-scherm op 'Delen' in de lijst met items aan de linkerkant.

Hoe een notitieblok met iemand delen via e-mail

U kunt mensen uitnodigen om uw notitieboek te bekijken of te bewerken door hen een e-mail te sturen met de optie Delen met mensen op het scherm Delen notebook. Alleen mensen die u specifiek uitnodigt, hebben toegang tot uw notebook. De optie Delen met mensen is de standaard, dus deze wordt automatisch geselecteerd op het scherm Share Notebook.

Typ een naam of e-mailadres in het vak "Type namen of e-mailadressen". Als u een naam invoert die zich in uw Outlook-adresboek bevindt, wordt u gevraagd naar contactpersonen die overeenkomen met de naam of het e-mailadres dat u bent gaan typen, zodat u eenvoudig de persoon kunt kiezen die u zoekt. U kunt ook klikken op de knop "Zoeken in adresboek voor contacten" rechts van het vak Typnamen of e-mailadressen. Als u uw notitieblok met meerdere mensen wilt delen, plaatst u een puntkomma tussen elk e-mailadres.

Wanneer u een notitieblok met anderen deelt, kunt u ervoor kiezen ze toe te staan ​​de notebook te bekijken of de notebook ook te kunnen bewerken. Als u wilt aangeven of ze het notitieblok kunnen bewerken, selecteert u 'Kan bewerken' of 'Kan bekijken' in de vervolgkeuzelijst rechts van het vak Typnamen of e-mailadressen.

Als u een bericht voor de e-mailontvangers wilt opnemen, voert u een notitie in het vak onder het e-mailadres in.

Klik op 'Delen' om een ​​link te verzenden naar de mensen met wie u de notebook hebt gedeeld.

De persoon met wie u de notebook hebt gedeeld, wordt toegevoegd aan de lijst Gedeeld met aan de onderkant van het scherm.

Als u besluit de toegang te herroepen voor iemand met wie u een notitieboekje hebt gedeeld, klikt u met de rechtermuisknop op de persoon in de lijst Gedeeld met en selecteert u "Gebruiker verwijderen" in het pop-upmenu. U kunt ook de toestemming voor die persoon in dit menu wijzigen.

De mensen aan wie je uitnodigingen hebt gestuurd, ontvangen een e-mail met de knop "Bekijken in OneDrive".

Wanneer ze op de knop Bekijken in OneDrive in het e-mailbericht klikken, wordt het notitieblok geopend in OneNote Online, waar ze kunnen worden bekeken en bewerkt, afhankelijk van de machtiging die u voor hen hebt ingesteld.

Als u de mensen waarmee u uw notebook hebt gedeeld, toestaat om het te bewerken, is de knop "Bewerken in browser" beschikbaar in OneNote Online.

Een notebook delen met behulp van een link

Het delen van een OneNote-notitieblok via een koppeling is vergelijkbaar met delen via e-mail met mensen. Het belangrijkste verschil is dat wanneer u een notitieboek deelt met mensen via e-mail en vervolgens besluit dat u de toegang tot de notebook wilt intrekken, u elke gebruiker afzonderlijk moet verwijderen, zoals besproken in de vorige sectie. Maar als u een notitieblok deelt via een link, kunt u met één klik de toegang tot iedereen die u met de notebook hebt gedeeld intrekken.

Als u een koppeling voor delen wilt ontvangen, gaat u naar het scherm Deelnotitieblok zoals besproken aan het begin van het artikel. Klik op 'Een koppeling voor delen' onder Delen.

Als u een link voor delen wilt zodat gebruikers de notitie kunnen bekijken, maar deze niet kunnen bewerken, klikt u op 'Koppeling maken' rechts van 'Koppeling weergeven'..

Een link wordt weergegeven in een vak onder View Link. Selecteer de linktekst en druk op Ctrl + C op uw toetsenbord om het te kopiëren.

U kunt de link naar de mensen waarmee u de notebook wilt delen, e-mailen. Je kunt de link ook delen met anderen door gebruik te maken van sociale media, instant messaging-software, samenwerkingssoftware, het plaatsen van de link op een website of welke andere methoden dan ook voor jou werken..

Wanneer ze op de koppeling in het e-mailbericht klikken, wordt het notitieblok geopend in OneNote Online, net zoals toen we de optie Delen met mensen in het vorige gedeelte gebruikten. Merk op dat omdat we de notebook hebben gedeeld met een View Link, er geen knop Edit in Browser is en de notebook niet kan worden bewerkt.

Als u met iemand op een notebook wilt samenwerken en hen toestemming wilt geven om wijzigingen aan te brengen in de notebook, klikt u op de knop 'Link maken' rechts van 'Link bewerken'.

Net als bij de View Link krijg je een link die je kunt kopiëren en naar iemand kunt sturen.

Als u de toegang tot de notebook wilt intrekken, klikt u op de link 'Link uitschakelen' naast het type koppeling dat u niet meer wilt delen. Iedereen met die link heeft geen toegang tot de notebook.

Een notebook delen in PDF-indeling

In beide bovengenoemde gevallen krijgen de mensen met wie u de notebook deelt toegang tot de volledige notebook. Misschien wilt u alleen een bepaald gedeelte of slechts enkele opmerkingen in het notitieblok delen. U kunt een PDF-bestand met notities, secties of de hele notebook maken en dit bestand verzenden naar iedereen met wie u de notebook wilt delen. Klik op die link voor instructies over het exporteren van een notitie naar PDF-indeling.

Een notitieblok delen met een vergadering

U hoeft tijdens vergaderingen niet meer zelf aantekeningen te maken. U kunt een OneNote-notitieblok delen met de andere deelnemers aan de vergadering en aantekeningen laten maken. Op die manier weet u zeker dat u geen belangrijk actiepunt of een belangrijke beslissing die tijdens de vergadering is genomen mist.

Als u een online vergadering bijwoont in Skype of Lync die was gepland met Outlook, kunt u een notitieblok delen met de andere deelnemers aan de vergadering met behulp van de optie Share with Meeting op het scherm Share Notebook. Zodra u op de knop "Share with Meeting" klikt en de vergadering selecteert die u bezoekt, wordt een link naar het notitieblok verzonden naar alle deelnemers aan de vergadering. Ze hebben toegang tot de notebook en iedereen kan tegelijkertijd aan de notebook toevoegen.

U kunt ook een van de methoden gebruiken die in de vorige secties zijn besproken om een ​​OneNote-notitieboek met anderen te delen tijdens een vergadering.

Een gedeeld notitieboek verplaatsen

Als u een notebook hebt gedeeld en nu u die notebook naar een andere locatie moet verplaatsen, kunt u de notebook verplaatsen, maar dat is niet zo eenvoudig als alleen maar een nieuwe locatie selecteren. Je moet iedereen met wie je de notebook hebt gedeeld op de hoogte stellen en dit proces volgen om de notebook daadwerkelijk naar een nieuwe locatie te verplaatsen.

OneNote is een geweldig programma om informatie te verzamelen, te brainstormen, notities te delen met uw vrienden of collega's en om toegang te krijgen tot uw notities en documenten op vrijwel elk apparaat. Als u Evernote gebruikt en wilt overschakelen naar OneNote vanwege het beperktere gratis abonnement of de duurdere betaalde abonnementen, biedt Microsoft nu een gratis tool om eenvoudig van Evernote naar OneNote te migreren.