Hoe delen of samenwerken op een Word-document met anderen

Op zoek naar een manier om met anderen samen te werken aan een Word-document? Als dat zo is, kun je dat heel gemakkelijk doen in Word zelf. De functie bestaat al een paar versies van Office en het werkt zelfs als de ontvangende partij geen Word op hun systeem heeft geïnstalleerd.

Let op: om te beginnen met het delen van documenten in Word, moet u uw documenten opslaan in de cloud. Niet al uw documenten, maar in ieder geval degene die gedeeld gaat worden. Dat betekent dat u eerst een OneDrive-account moet instellen en vervolgens vanuit Word inlogt op uw Microsoft-account.

Deel Word Doc

Zodra u de OneDrive-installatie correct hebt gedaan in Word, gaat u verder en klikt u op de Delen knop in de rechterbovenhoek van het scherm.

Er verschijnt een venster aan de rechterkant van het scherm. Als het document nog niet in de cloud is opgeslagen, klikt u op de Opslaan in cloud knop.

Dit zal de Opslaan als dialoogvenster, dat al op OneDrive zou moeten staan. Geef je bestand een naam en sla het op.

Als het eenmaal is opgeslagen en naar de cloud is geüpload, gaat u terug naar de Delen dialoogvenster en u kunt nu mensen uitnodigen om deel te nemen. Voer een e-mailadres in, kies of ze het kunnen bewerken of bekijk het en neem een ​​optioneel bericht op.

Aan de ontvangende kant wordt een e-mailbericht ontvangen met een link naar het document dat is opgeslagen in het OneDrive-account van de verzendende partij:

Wanneer de gebruiker op de link klikt, gaat deze naar een browserversie van Word genaamd Word Online, waar het document kan worden bewerkt.

Klik op de Bewerken in browser knop en je krijgt de vertrouwde lintinterface van het Word-programma op je bureaublad. De gebruiker kan het document bewerken zonder dat hiervoor Word is geïnstalleerd of een OneDrive-account nodig heeft.

Het document slaat automatisch op, zodat de gebruiker zich geen zorgen hoeft te maken over het proberen het document zelf op te slaan. Op uw einde ziet u een bericht waarin staat dat andere mensen het document bewerken en u vragen of u automatisch wijzigingen wilt delen wanneer ze zich voordoen. Ik raad aan te klikken Ja hier.

Merk op dat u de wijzigingen van andere gebruikers pas zult zien als u het document opslaat. Als u op Bestand klikt, ziet u een nieuw bericht op het tabblad Info dat zegt Document-updates beschikbaar.

Ga je gang en bewaar je document en je krijgt een nieuw bericht waarin wordt uitgelegd dat nieuwe wijzigingen die door anderen zijn aangebracht, worden weergegeven met een groene overlay.

Klik op OK en blader door uw document. Alles in het groen is wat is veranderd of toegevoegd door iemand anders. Als iemand in de test iets uit het document heeft verwijderd, wordt er niets groen weergegeven.

Merk op dat wanneer u het document opslaat, de groene markering verdwijnt totdat er nieuwe wijzigingen zijn aangebracht. Als u wilt bijhouden welke wijzigingen worden aangebracht, moet u inschakelen Spoorwissel op het document voordat je het deelt, anders is het nogal moeilijk om te vertellen wat er aan de hand is, vooral als meerdere mensen het document bewerken.

Hierboven heb ik ingeschakeld Spoorwissel op de Beoordeling tab en nu naast de groen gemarkeerde tekst, heb ik ook de rode verticale balken in de linkerkolom. Omdat verwijderingen niet in het groen worden weergegeven, kunt u ze alleen zien door wijzigingen bij te houden. Klik op de rode lijn en het toont u de verwijderde inhoud in doorhalen.

Over het algemeen is Word een geweldig hulpmiddel om realtime samen te werken met meerdere auteurs of editors en het synchronisatieaspect werkt heel goed. Een kenmerk dat ik heb opgemerkt, is dat wanneer iemand anders een bepaalde alinea bewerkt, het anderen verhindert om die sectie te bewerken totdat de eerste persoon klaar is. Dit zorgt ervoor dat mensen niet tegelijkertijd dezelfde secties overschrijven. Als je vragen hebt, reageer dan gerust. Genieten!