Conversatie bekijken en aanpassen in Outlook

Terug in Outlook 2010 introduceerde Microsoft de Conversatieweergave, wat ongeveer zoiets is als de gespreksdraad van Gmail. Het is standaard ingeschakeld in nieuwere versies van Outlook, maar niet als u een upgrade hebt uitgevoerd van een oudere versie waarop deze was uitgeschakeld. Dus als je niet wist dat het er was, zou het misschien tijd zijn om een ​​kijkje te nemen.

Wat is de gespreksweergave?

Hoewel Microsoft de Conversation View veelvuldig heeft besproken toen ze het introduceerden, waren de meeste mensen buiten IT-afdelingen en lezers van hoogwaardige technische websites zich daar waarschijnlijk niet van bewust. Immers, wanneer was de laatste keer dat je het artikel "nieuwe functies" zocht en las over een app die je gebruikt?

Dit is jammer, want Conversation View is een handige functie die veel mensen wilden nadat ze het gesprek hadden gezien in de nieuwe Gmail van Google, die debuteerde in 2004/5. Dat was de eis dat plotseling iedereen sprak over het gebruik van de kolom "Gesprek" om e-mails in Outlook 2003 te groeperen, hoewel dit alleen mails in dezelfde map opnam. Dus sommige ingewikkelde oplossingen waren gevormd met behulp van dynamische zoekmappen, maar dit was allemaal een beetje grof in vergelijking met het door AJAX aangedreven Gmail-gemak.

Microsoft kreeg de case in handen en voegde een goede conversatieweergave toe - een die e-mails uit alle mappen haalt - toen ze Outlook 2010 uitbrachten. Dit lijkt misschien wat laat, aangezien hun vorige versie 3 jaar eerder uitkwam (Outlook 2007), maar er kan alleen van worden uitgegaan dat het de productmanagers bij Microsoft een tijdje gekost heeft om zich te realiseren hoe populair de threaded conversation-weergave van Gmail was, waardoor het te laat was om het aan 2007 toe te voegen. Ongeacht, Outlook 2010 snapte het, en het was een behoorlijke inspanning die sindsdien in alle iteraties goed heeft gewerkt.

Sinds Outlook 2013 is het standaard ingeschakeld, maar in veel bedrijven is het standaard uitgeschakeld door de IT-afdeling. Als u het hebt uitgeschakeld in uw oude versie van Outlook, blijft het ook uitgeschakeld wanneer u een upgrade naar een nieuwe versie uitvoert. Een van onze nerds heeft het vijf jaar geleden in Outlook 2013 uitgeschakeld, en het is nog steeds uitgeschakeld nu ze Outlook 2019 gebruiken. Het is standaard ook ingeschakeld in de Outlook-webapp, dus het is hier beter gebruikt, maar voor veel mensen, is de Outlook-client hun belangrijkste e-mailapp.

Laten we eens kijken hoe u Conversatieweergave weer kunt inschakelen en welke aanpassingsopties u heeft. Beter laat dan nooit!

De gespreksweergave in- en uitschakelen

Je kunt de Conversatieweergave eenvoudig in- en uitschakelen door de schakelaar, dus als je het probeert en het niet bevalt, kun je het eenvoudig weer uitschakelen. Schakel de optie Beeld> Weergeven als gesprekken in om hem in te schakelen.

Outlook toont een bevestigingsbericht met de optie om de weergave in elke map in te schakelen ("Alle postvakken") of alleen de huidige map ("Deze map").

Probeer 'Deze map' in te schakelen. Dit geeft je de kans om te zien of je het leuk vindt voordat je het overal inschakelt. Als u Conversatieweergave helemaal wilt uitschakelen, schakelt u de optie Weergeven> Weergeven als gesprekken opnieuw uit.

Wat doet Conversation View??

Conversatieweergave rangschikt uw berichten in een rij in chronologische volgorde, met het nieuwste bericht bovenaan. Deze zijn aanvankelijk verborgen onder het bovenste bericht, met een driehoek aan de linkerkant om aan te geven dat er een rode draad is.

Door op de driehoek te klikken, breidt u de draad uit en geeft u de e-mails weer.

Het allerbelangrijkste bericht is de gesprekskop en het is geen bericht. In plaats daarvan bevat het de naam van de persoon die het gesprek heeft gestart en het onderwerp. Als u erop klikt, ziet u niets in het leesvenster.

Als u op een van de berichten onder de kop klikt, worden ze zoals gewoonlijk weergegeven in het leesvenster. Nieuwe berichten worden automatisch toegevoegd aan de bovenkant van het gesprek onder de kop en worden in vet cursief weergegeven om aan te geven dat ze nog niet zijn gelezen.

Een gesprek met een nieuw bericht wordt automatisch naar de bovenkant van de map verzonden, dus de meest recente gesprekken staan ​​altijd bovenaan.

Dit toont ook een van de sterkste kenmerken van de Conversation View aan, namelijk dat het e-mail van overal in Outlook ophaalt en het op één plaats laat zien, met de naam van de map die de mail prominent weergeeft. In dit gesprek zijn er mails in de huidige map, de map Inbox en ook de map Verzonden items. Als we de Conversation View zouden toepassen op de Inbox, zouden we precies hetzelfde gesprek zien.

Hoe pas je de gespreksweergave aan

Onder de weergave> tonen als gesprekken, is er de optie Conversatie-instellingen. Klik hierop om de gespreksopties te tonen.

De opties zijn:

• Toon berichten van andere mappen: Geeft berichten in het gesprek weer, ongeacht in welke map ze zich bevinden. Als dit is uitgeschakeld, worden alleen de conversatieberichten weergegeven die zich in de map bevinden die u momenteel bekijkt.
• Toon verzenders boven het onderwerp: Toont de naam van de afzender bovenaan het gesprek in plaats van het onderwerp in de compacte modus (de standaardweergave voor mappen in Outlook). De onderstaande schermafbeeldingen laten zien wanneer de instelling respectievelijk aan en uit staat.

• Geselecteerd gesprek altijd uitvouwen: Geeft het momenteel geselecteerde gesprek continu weer in de uitgebreide modus, zelfs als u de map verlaat en ernaar teruggaat. Als u wilt dat een specifiek gesprek altijd in de uitgevouwen modus wordt weergegeven in elke map die een van de e-mails in het gesprek bevat, moet u deze optie in elk van de mappen inschakelen.
• Gebruik de klassieke ingesprongen weergave: Geeft de berichten weer in een schuine inspringing, hoe ouder het bericht des te groter de inspringing. Dit is een mapinstelling die van toepassing is op elk gesprek in de map.

Er is nog een aanpassingsinstelling die u kunt vinden in Bestanden> Opties. Kies de categorie 'E-mail' aan de linkerkant en scrol omlaag naar het gedeelte 'Anders' om de optie 'Conversaties niet automatisch uitvouwen bij gebruik van het toetsenbord om berichten te wijzigen' te vinden.

Standaard is deze instelling uitgeschakeld, dus wanneer u de pijlen omhoog en omlaag op uw toetsenbord gebruikt om door een map te bladeren, worden gesprekken automatisch uitgevouwen wanneer u ze selecteert. Als u deze instelling inschakelt, blijven gesprekken gecontracteerd wanneer ze worden geselecteerd met behulp van het toetsenbord en kunt u de pijltoetsen LINKS en RECHTS gebruiken om ze handmatig uit te vouwen en samen te trekken. Dit is met name handig als u het type persoon bent die het toetsenbord waar mogelijk het liefst gebruikt.

Dat is de gespreksweergave, de poging van Microsoft om discussies in te voeren. We denken dat het redelijk goed is, met voldoende aanpassingen om verschillende gebruikers aan te spreken, maar niet zozeer dat het moeilijk te gebruiken is. En als het niet bij u past, kunt u het weer uitschakelen door de optie Weergave> Show as Conversations opnieuw uit te schakelen.