Hoe regels te gebruiken om uw e-mail van Outlook.com te beheren

Als u een gebruiker van Outlook.com bent, is het wellicht interessant om te weten dat het instellen van regels om uw inkomende en uitgaande e-mails te beheren uw leven een stuk eenvoudiger kan maken.

Wat zijn regels?

In hun eenvoudigste vorm zijn Outlook-regels acties die uw e-mailaccount automatisch uitvoert op basis van de richtlijnen die u hebt opgegeven. Er zijn twee hoofdcategorieën regels die u kunt maken. Dit zijn organisatieregels en op meldingen gebaseerde regels. Deze regels hebben geen terugwerkende kracht, wat betekent dat ze alleen van toepassing zijn op ongelezen berichten.

1. Organiseer uw e-mails - Deze regels zijn gericht op het archiveren en ordenen van berichten op basis van afzenders, trefwoorden en mappen in uw Outlook-account. Deze zijn handig voor het plaatsen van e-mails in relevante mappen of categorieën.
2. Blijf actueel - Deze regels sturen u meldingen op basis van uw inkomende berichten. Deze zijn handig als u meldingen van nieuwe e-mails op uw mobiele apparaten wilt ontvangen.

Nieuwe regels maken in Outlook.com

Nadat u bent ingelogd op uw e-mailaccount van Outlook.com, klikt u op de knop "Instellingen" en vervolgens op de optie "Regels beheren" om een ​​nieuwe regel te maken.

Klik nu op de knop "Nieuw" om uw eerste regel te maken. Zoals u kunt zien, zijn er twee hoofdsecties. Aan de linkerkant zult u een voorwaarde of meerdere voorwaarden toewijzen om de e-mails te identificeren waarop uw nieuwe regel van toepassing is. Aan de rechterkant wordt aangegeven welke actie Outlook met uw e-mails zal ondernemen.

Voor dit voorbeeld kiezen we twee van de negen voorwaarden waaraan de e-mail moet voldoen, evenals twee van de acht acties.

VOORWAARDEN ACTIES

We zullen eerst op de voorwaardenlink klikken om een ​​tweede voorwaarde toe te voegen. Laten we zeggen dat e-mails van "[email protected]" met het woord "apple" in de onderwerpregel moeten worden verzonden naar een map met de naam "Apple Emails" en moeten worden gecategoriseerd als "BELANGRIJK !!!"

Doe dit door uw regel te bewerken totdat de twee secties op de onderstaande afbeeldingen lijken.

Klik ten slotte op "Regel maken" en laat het effect hebben. Vanaf nu worden e-mails van [email protected] die het woord 'apple' bevatten, geclassificeerd als belangrijk en verplaatst naar de map 'Apple e-mails'.

Als u een van uw eerder gemaakte regels wilt bewerken, hoeft u alleen maar op de regel te klikken en deze te bewerken in het venster dat verschijnt. Om een ​​regel te verwijderen, klikt u op de kleine prullenbak naast de regel.

Regels maken vanuit e-mailberichten

De pagina "Regels beheren" is niet de enige manier om regels voor uw e-mails te maken. Als je een regel wilt maken op basis van een e-mail die je hebt ontvangen, kun je deze eenvoudig vinden in je Inbox en er met de rechtermuisknop op klikken. Selecteer vervolgens de optie "Regel maken".

U kunt ook op de e-mail klikken om deze te openen en een regel maken door de optie in het "Uitgebreide menu" te selecteren.

Zodra u dit hebt gedaan, ziet u een pop-upvenster zoals hieronder weergegeven, waarin u de regel naar wens kunt aanpassen.

Uw regels organiseren

Het is belangrijk om te onthouden dat Outlook.com de regels die u definieert automatisch selecteert en implementeert op basis van de volgorde waarin ze in uw lijst met regels voorkomen. Daarom is het belangrijk om je regels te ordenen op volgorde van belangrijkheid. Klik eenvoudig op de pijlen omhoog en omlaag naast de regels om ze in de juiste volgorde weer te geven.

Regellimieten

Nu u weet hoe u uw regels moet maken en organiseren, moet u weten dat er ook enkele beperkingen zijn aan de regels in de Outlook.com Web App. Er is een limiet op het aantal regels dat u kunt maken. Om een ​​of andere reden wordt u slechts 64 kB toegewezen voor uw Outlook.com-regels. Er is geen definitief antwoord op het aantal regels dat u kunt maken, omdat de grootte van de regels varieert op basis van de lengte van de regel en het aantal voorwaarden en acties die u hebt gedefinieerd. Zodra u uw limiet hebt bereikt, laat Outlook.com u weten dat u geen regels meer kunt maken. Dit is het moment waarop u de regels moet consolideren of oude regels moet verwijderen die niet langer nodig zijn.

Naast de limiet voor het aantal regels dat u mag maken, kunt u, als u de Microsoft Outlook-bureaubladtoepassing met regels gebruikt, een waarschuwing krijgen dat uw regels in conflict zijn met die in de desktop-app. U moet dit controleren om ervoor te zorgen dat u de conflicterende regels kunt uitschakelen of deze indien nodig kunt verwijderen.

Gefeliciteerd, je weet nu vrijwel alles wat je moet weten over het maken, manipuleren en gebruiken van regels in de Microsoft Outlook Web App. Veel plezier met het beheren van uw digitale communicatie met gemak op Outlook.com.