Hoe te werken met Microsoft Office-bestanden in Google Drive

Microsoft Office-bestanden zijn nog steeds heel gebruikelijk, maar als u meer een Google Documenten-, Spreadsheets- en Presentaties-gebruiker bent, kunt u nog steeds Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden bewerken in Google Drive-als u weet hoe.

Op de desktop moet je de Google Chrome-browser en een officiële Chrome-extensie gebruiken om Microsoft Office-documenten te bewerken met behulp van de Office Compatibility Mode (OCM) van Google Drive. U kunt ze op deze manier bewerken of ze converteren naar de Google Documenten-indeling, die meer functies biedt. (Maak je geen zorgen, zelfs als je ze converteert naar Google Docs-indeling, kun je ze later opnieuw downloaden in Microsoft Office-indeling).

U kunt ook Microsoft Office-bestanden bewerken met behulp van de Google Drive-app en de Google Documenten-, Google Spreadsheets- en Google Presentaties-apps op iOS of Android. We zullen beide methoden in de onderstaande gids laten zien.

Hoe te werken met Microsoft Office-bestanden op Google Drive op een pc of Mac

Laten we beginnen met de desktop. Als het Office-bestand dat u wilt bewerken en delen nog steeds op de harde schijf van uw pc staat, kunt u het eenvoudig uploaden naar Google Drive en het openen voor bewerken in Chrome met een Chrome-extensie. Open Chrome, ga naar de pagina Office-bewerking voor de pagina Documenten, Spreadsheets en dia's, klik op 'Toevoegen aan Chrome' en volg de instructies op het scherm om deze te installeren.

Nadat de extensie is geïnstalleerd, sleept u het Office-bestand naar het Chrome-venster totdat u een kopiepictogram ziet zoals hieronder wordt weergegeven. Voor mijn voorbeeld in dit artikel ga ik een Word / Google Docs-bestand gebruiken, maar de procedure is hetzelfde voor Excel / Google Spreadsheets-bestanden en PowerPoint / Google Slides-bestanden.

De eerste keer dat u een Office-bestand naar het Chrome-venster sleept, wordt het volgende dialoogvenster weergegeven. Klik op "Got It" om het venster te sluiten. U zult dit dialoogvenster niet meer zien.

Het Office-bestand wordt geüpload naar uw Google Drive-account en geopend op het huidige tabblad. Er zijn een beperkt aantal functies die u kunt gebruiken om het Office-bestand in uw Google Drive-account te bewerken. Als u het document echter naar een Google-document converteert, zijn er meer functies beschikbaar en kunt u het document met anderen delen.

Als u uw Word-bestand naar een Google Docs-document wilt converteren, selecteert u "Opslaan als Google Documenten" in het menu "Bestand". Als u een Excel-bestand (.xlsx of .xls) hebt geüpload en geopend, is de optie "Opslaan als Google-bladen" en als het bestand een PowerPoint-bestand (.pptx of .ppt) is, is de optie "Opslaan als Google" slides”.

Er wordt een dialoogvenster weergegeven terwijl het document wordt geconverteerd en opgeslagen in uw Google Drive-account. U kunt de conversie stoppen door op "Annuleren" te klikken.

Nadat u uw wijzigingen hebt aangebracht, kunt u het Google-document downloaden als een Office-bestand. In mijn voorbeeld selecteer ik "Download als" in het menu "Bestand" en selecteer vervolgens "Microsoft Word (.docx)" in het submenu. Er zijn ook andere indelingen waarin u het Word-bestand kunt downloaden, zoals .rtf, .pdf en zelfs als een eBoek (.epub).

De naam van het originele bestand wordt standaard gebruikt, maar u kunt dit wijzigen in het invoervak ​​"Bestandsnaam". Klik vervolgens op "Opslaan".

Een andere manier om met Office-bestanden in uw Google Drive-account te werken, is door ze te uploaden naar uw Google Drive-account met behulp van de Google-app voor Windows, die u hier kunt downloaden. Als u uw Word-bestand op deze manier heeft geüpload, kunt u vanuit uw browser toegang krijgen tot uw Google Drive-account en vervolgens het Word-bestand openen in Google Documenten. Voor mijn voorbeeld zal ik mijn Word-bestand openen door met de rechtermuisknop op het bestand in mijn Google Drive-account te klikken, 'Openen met' in het pop-upmenu te selecteren en vervolgens 'Google Documenten' in het submenu te selecteren.

Het Word-bestand wordt geopend op een nieuw tabblad en u kunt het document bewerken op dezelfde manier als toen u het Word-bestand eerder naar het Chrome-venster sleepte. U kunt het bestand ook "downloaden" als een Word-bestand met de knop "Downloaden" in de rechterbovenhoek van het browservenster, of het delen met anderen met behulp van de knop "Delen".

Op dit moment is het bestand nog steeds een Word-bestand en werk je in Office Compatibility Mode (OCM). Om het naar een Google Docs-bestand te converteren, selecteert u "Opslaan als Google Documenten" in het menu "Bestand", net zoals u deed nadat u het Word-bestand naar het Chrome-venster had gesleept.

Hoe te werken met Microsoft Office-bestanden op Google Drive op een mobiel apparaat

U kunt ook Office-bestanden openen en bewerken met de Google Docs-app voor iOS of Android (voor Word-bestanden), de Google Sheets-app voor iOS of Android (voor Excel-bestanden) of de Google Presentaties-app voor iOS of Android (voor PowerPoint-bestanden ). U moet echter ook de Google Drive-app op iOS of Android installeren. Wanneer u een Office-bestand selecteert dat u wilt openen in de Google Drive-app, wordt het automatisch geopend in de juiste Google-document-app.

We laten u zien hoe u met een Word-bestand in uw Google Drive-account op een iPhone kunt werken, maar het proces is vergelijkbaar op andere platforms en met andere bestanden. Open de Google Drive-app op uw apparaat en navigeer naar waar het Word-bestand dat u wilt openen zich bevindt. Tik op het bestand.

Uw Word-bestand wordt automatisch geopend in Google Documenten. U kunt het Word-bestand bewerken zoals het is door in het document te tikken (1) en inhoud toe te voegen of bestaande inhoud te wijzigen en de tekst te formatteren (2). Aanvullende tekst- en alinea-opmaakopties zijn beschikbaar door op het pictogram tekst / alinea op de werkbalk bovenaan (3) te klikken. Wanneer je klaar bent met het bewerken van het document, tik je op het vinkje in de linkerbovenhoek van het scherm (4).

Als je op enig moment niet zeker weet of je in een Word-bestand of in een in Google Documenten ingedeeld bestand werkt, tik je op de menuknop (drie verticale stippen).

Wanneer u in een Word-bestand (of een Excel-bestand of een PowerPoint-bestand) werkt, ziet u de Office-compatibiliteitsmodus boven aan het menu.

Merk op in de bovenstaande afbeelding dat er een optie Delen en exporteren in het menu is, maar wanneer u op de optie "Delen en exporteren" tikt, zult u zien dat er geen Share-optie beschikbaar is (aan de linkerkant in de afbeelding hieronder). . Net als in een browser op de pc, kunt u geen Word-bestanden delen in uw Google Drive-account. U moet een Word-bestand opslaan als een Google Documenten-bestand als u het bestand wilt delen. Handig, in het submenu Delen en exporteren kunt u ook "Opslaan als Google Documenten-bestand".

Nadat u het bestand hebt opgeslagen als een Google Docs-bestand (wat we hierna zullen doen), bevat het submenu "Delen en exporteren" een optie Delen (rechts in de afbeelding hieronder), zodat u het huidige document met anderen kunt delen . Dit submenu bevat ook de optie Opslaan als Word (.docx), waarmee u het document terug naar een Word-bestand kunt converteren.

Wanneer u op de optie "Opslaan als Google Documenten" in het submenu Delen en exporteren in het Word-document tikt, wordt een dialoogvenster weergegeven terwijl het document wordt opgeslagen als een Google Docs-bestand.

Nadat het document is geconverteerd, bevindt "Office Compatibility Mode" zich niet meer in het hoofdmenu en zijn sommige opties anders, zoals het submenu Delen en exporteren dat we hierboven hebben besproken. Nu kunt u uw Google Docs-document bewerken en delen en het naar een Word-document converteren, als u dat wilt.

Terug in de Google Drive-app is de Google Docs-versie van mijn Word-bestand nu beschikbaar.

U kunt het document van Google Documenten ook openen in een browser op uw pc en het bestand downloaden als een Word-bestand, zoals we in de eerste sectie hebben besproken. Documenten van Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties worden alleen opgeslagen in uw Google Drive-account. Als u de Google Drive voor Windows-app gebruikt, ziet u wat lijkt op lokale bestanden voor deze documenten, maar het zijn in feite koppelingen naar de online documenten. Dus om toegang te krijgen, moet u een internetverbinding hebben. U kunt meer lezen over het gebruik van de Google Drive voor Windows-app.

De helpsite van Google over Google Documenten bevat de Office-bestandstypen die compatibel zijn met Google Drive.