Bespaar tijd met aangepaste zoekmappen in Microsoft Outlook
Zoeken in Outlook is vrij eenvoudig, maar waarom zou u steeds dezelfde zoekacties opnieuw moeten typen als u ze regelmatig uitvoert? Met Aangepaste zoekmappen kunt u die aangepaste zoekopdrachten opslaan, zodat u ze met slechts een klik of twee weer kunt terugvinden.
En hoewel het verleidelijk is om gewoon te denken aan aangepaste zoekmappen als een opgeslagen zoekopdracht, zijn ze eigenlijk cooler dan dat. Omdat ze automatisch worden bijgewerkt, werken ze eigenlijk meer als virtuele mappen, vergelijkbaar met de functie Labels in Gmail, behalve krachtiger. Wilt u een map die alleen berichten toont die ongelezen zijn, van een bepaalde persoon, en een of meer bijlagen hebben? Geen probleem.
Laten we eens kijken hoe ze in te stellen.
Maak een voorgedefinieerde zoekmap in Outlook
Outlook heeft al een aantal voorgedefinieerde zoekmappen waar u gebruik van kunt maken. Je kunt dit niet verder aanpassen, maar het loont om ze eerst te bekijken voor het geval ze je behoeften dekken.
Om te beginnen vindt u uw zoekmappen aan de linkerzijde van het venster onder aan de lijst met mappen in uw Outlook-gegevensbestand. Elk gegevensbestand heeft zijn eigen zoekmap, dus als u Outlook gebruikt om meer dan één account te controleren, kunt u verschillende zoekmappen instellen voor elke account.
U kunt zelfs die map met "Zoekmappen" niet selecteren totdat u uw eerste zoekmap hebt gemaakt. Als u een zoekmap wilt maken, gaat u naar het tabblad "Map" op het lint en klikt u vervolgens op de knop "Nieuwe zoekmap".
Hiermee wordt het venster Nieuwe zoekmap geopend. U ziet een aantal voorgedefinieerde zoekmappen in categorieën ingedeeld zoals het lezen van e-mail, e-mail van mensen en lijsten en het organiseren van e-mail. De meeste mappen spreken voor zich, dus we zullen ze niet in detail bespreken - je kunt er gewoon door bladeren.
Hier maken we een nieuwe zoekmap met ongelezen berichten. Het is een superhandige zoekmap om rond te hebben, omdat het al uw ongelezen e-mail toont, ongeacht in welke map het is opgeslagen. Klik gewoon op de zoekmap die u wilt maken en klik vervolgens op de knop "OK".
Best simpel, toch? Laten we nu eens kijken naar het maken van uw eigen aangepaste zoekmappen, die veel krachtiger zijn.
Maak een aangepaste zoekmap in Outlook
Aangepaste zoekmappen bieden u aanvullende criteria die niet zijn opgenomen in de voorgedefinieerde zoekmappen: u kunt vrijwel overal zoeken in een veld dat een Outlook-bericht bevat. Nog belangrijker is dat u een aangepaste zoekmap kunt maken die meerdere criteria gebruikt om berichten te selecteren. U kunt bijvoorbeeld alleen berichten van bepaalde mensen weergeven die specifieke woorden in de onderwerpregel hebben.
Als u een zoekmap wilt maken, gaat u naar het tabblad "Map" op het lint en klikt u vervolgens op de knop "Nieuwe zoekmap".
Blader in het venster Nieuwe zoekmap omlaag naar de onderkant van de lijst, selecteer de optie "Een aangepaste zoekmap maken" en klik vervolgens op de knop "Choose" die verschijnt.
Typ in het venster Map voor aangepaste zoekactie een naam voor uw map.
Vervolgens stel je de criteria voor het zoeken in, dus druk op de knop "Criteria".
Het venster Criteria voor zoekmappen stelt u in staat om uw zoekopdracht echt aan te passen en u kunt zoveel criteria selecteren als u wilt.
Het tabblad "Berichten" bevat basiscriteria waarmee u naar specifieke woorden in het onderwerp, de hoofdtekst van het bericht, afzenders en ontvangers kunt zoeken. U kunt de zoekopdracht ook beperken tot berichten waarin u de enige persoon bent op de regel "Aan" of op de regel "Aan" of "Cc" met andere mensen.
En u kunt zelfs een tijdbereik voor de berichten opgeven op basis van wanneer ze zijn ontvangen, verzonden, gewijzigd, enzovoort. U kunt bijvoorbeeld alleen berichten weergeven die in de afgelopen zeven dagen zijn ontvangen.
Het tabblad 'Meer keuzes' biedt nog meer criteria voor het verfijnen van uw zoekopdracht. U kunt zoeken op berichten in specifieke categorieën, die ongelezen zijn of bijlagen hebben, op het belang van het bericht, berichten die al dan niet zijn gemarkeerd en zelfs op de werkelijke grootte van het bericht. Die laatste kan trouwens nuttig zijn voor het vinden en verwijderen van grote bijlagen.
Op het tabblad "Geavanceerd" kunt u criteria toevoegen op basis van alle velden die een Outlook-object kan opslaan. Er zijn er heel veel, dus we zullen ze hier niet behandelen. Maar als u wilt zoeken op iets dat u niet op de andere tabbladen hebt gevonden, is de kans groot dat u het zult vinden door op die "veld" -knop te klikken en door de menu's te bladeren..
Wanneer u klaar bent met het instellen van alle gewenste criteria op deze drie tabbladen, klikt u op de knop "OK" om terug te keren naar het venster Aangepaste zoekmap. Er is nog een ding dat u hier wilt configureren voordat u klaar bent.
Standaard wordt de aangepaste zoekopdracht die u maakt opgehaald uit alle mappen in uw Outlook-gegevensbestand. Als u dat wilt beperken tot slechts bepaalde mappen, klikt u op de knop "Bladeren".
Selecteer in het venster Mappen selecteren de mappen die u wilt opnemen in de zoekopdracht en klik vervolgens op de knop "OK".
En ga terug in het hoofdvenster Customize, ga door en klik nogmaals op "OK".
Outlook maakt de aangepaste zoekmap en voegt deze toe aan uw mapweergave.
Zodra u het gebruik ervan onder de knie hebt, is de functie Aangepaste zoekmap behoorlijk krachtig. Hier zijn slechts een paar voorbeelden van dingen waar u zoekmappen voor kunt gebruiken:
- Berichten van en naar je baas
- Berichten met onopgeloste vervolgvlaggen per categorie (u zou bijvoorbeeld alleen naar de onopgeloste items in de persoonlijke categorie kunnen zoeken)
- Berichten met een hoog belang
- Berichten van en naar een client (u kunt zelfs hun volledige domein gebruiken in het zoekvak en ervoor kiezen om in alle velden te zoeken)
- Berichten met bijlagen en die een bepaalde grootte hebben (goed voor het verwijderen van grote bijlagen en het verkleinen van de grootte van uw gegevensbestand)
En dat krabt gewoon het oppervlak. Dus, wat voor soort zoekmappen maak je? Laat het ons weten in de comments!
