De beginnershandleiding voor Microsoft Outlook 2013

Velen van ons hunkeren naar organisatie en productiviteit. Als u Microsoft Office al gebruikt, heeft u al de ultieme tool om die hunkering in orde te maken: Outlook 2013.

Outlook is van vitaal belang in veel organisaties, niet alleen vanwege de voor de hand liggende e-mailvaardigheden, maar het is ook agenda-, taken- en contacttalent. Een typisch bedrijf kan Outlook verbinden met een Exchange-server en iedereen kan hetzelfde adresboek en agenda's delen, waardoor het een geweldige tool is voor samenwerking op bedrijfsniveau..

Helaas hebben de meeste mensen geen Exchange-server in hun huis en weten ze waarschijnlijk niet eens wat dat is. Maar dat is goed, Outlook functioneert net zo goed op uw thuiscomputer en biedt nog steeds alle functies die het tot zo'n krachtige productiviteitstool maken: e-mail, taken, afspraken, adresboeken en nog veel meer!

Werken met Outlook - Een Tiny Primer

Outlook zal je niet verbazen als je het voor het eerst opent. In feite is het een andere toepassing in het Microsoft Office-ecosysteem en als zodanig heeft het nogal wat bekende elementen.

In tegenstelling tot andere populaire Office-apps is Outlook echter grotendeels opgebouwd rond de verschillende functies - Word is voornamelijk bedoeld voor het maken van tekstdocumenten, Excel draait om spreadsheets, PowerPoint doet presentaties - maar Outlook is een app van vele hoeden.

De standaardweergave van Outlook is de inbox. Bovenaan staat het lint, dat in deze weergave is verborgen om schermruimte te besparen.

Houd van ze of haat ze, linten zijn overal in Office. We hoeven geen tijd meer te besteden aan het doornemen van de relatieve verdiensten van hun bestaan, ze zijn duidelijk hier om te blijven. Dat gezegd hebbende, onthoud altijd: als u het lint snel wilt verbergen of tonen, gebruik dan CTRL + F1.

Als u op een van de menufuncties bovenaan klikt, wordt het lint weergegeven en kunt u functies en hulpmiddelen kiezen. Als u wilt dat het lint blijft bestaan, kunt u "CTRL + F1" gebruiken of op het kleine punaise-pictogram in de rechterbenedenhoek klikken..

Het tabblad Start op het lint verandert contextueel, afhankelijk van de modus waarin u zich bevindt. In de bovenstaande schermafbeelding zien we onze opties voor Mail.

Hieronder is het tabblad Start gewijzigd om de opties van de agenda weer te geven. Let op, het lint is vastgemaakt zodat de punaise is veranderd in een pijl voor het geval u het opnieuw wilt samenvouwen (of gebruik "CTRL + F1").

De resterende linttabbladen - Verzenden / ontvangen, Map, Weergave en, natuurlijk, Bestand - zijn allemaal grotendeels consistent voor de modus waarin u zich bevindt. We zullen ze allemaal in de volgende sectie nader bekijken..

Laten we snel bekijken hoe u tussen modi kunt schakelen en uw weergave kunt wijzigen. Langs de linkerrand zie je het mappenvenster. Onderaan dit paneel vindt u snelkoppelingen naar Outlook-modi. In dit voorbeeld ziet u pictogrammen voor Inbox, Agenda, Mensen, Taken, enzovoort.

Als u op de pijl boven in het navigatievenster klikt, wordt het deelvenster uitgebreid met de mappenboom voor uw e-mailaccount..

Evenzo, als u naar de kalendermodus overschakelt, ziet u de toepasselijke weergave in het mappenvenster.

Klik op de drie stippen voor toegang tot verdere Outlook-modi, zoals Notities, Mappen en Outlook-snelkoppelingen. Kies de "Navigatie-opties" en u kunt de volgorde wijzigen waarin de navigatie-elementen verschijnen.

Het uitschakelen van "Compact Navigatie" zal aantrekkelijk zijn voor gebruikers met schermen met een grotere resolutie. U kunt ook vergroten of verkleinen hoeveel items worden weergegeven en in welke volgorde ze worden weergegeven.

Verzenden / ontvangen

Het tabblad Verzenden / ontvangen is specifiek gericht op Inbox-functies, maar het zal ook in de andere modi (Agenda, Taken, etc.) verschijnen, hoewel ze niet dezelfde functionaliteit hebben.

Hier zien we bijvoorbeeld het tabblad Verzenden / ontvangen van de agenda, dat de serversectie vermijdt.

Afhankelijk van het type e-mailprotocol dat u gebruikt (in de eerste schermafbeelding werken we met een IMAP-account), kunt u al dan niet beschikken over de mogelijkheid om alleen berichtkoppen te downloaden of berichten markeren / verwijderen om te downloaden enz..

De verzend- / ontvangstopties zijn dus afhankelijk van de manier waarop u uw e-mailaccounts instelt, maar lang niet alles: wij adviseren IMAP ten zeerste.

Map

Over het algemeen is het tabblad Map redelijk consistent in alle modi, met als opvallende uitzondering de Agenda. Hieronder ziet u het tabblad Map van de map Inbox, waarmee u allerlei mappentaken kunt uitvoeren (als u geen IMAP-account gebruikt, ziet u het IMAP-tabblad niet).

De knop Instellingen voor AutoArchiveren is een beetje verwarrend, omdat deze niet echt van invloed is op hoe uw Postvak IN automatisch oude e-mail archiveert. Als u uw e-mailafdruk kleiner en gemakkelijker te beheren wilt houden, moet u de opties openen en de instelling AutoArchiveren daar bekijken. Open de opties en selecteer de categorie "Geavanceerd".

Zodra u de AutoArchiveren-optie hebt gevonden, klikt u op de knop "AutoArchiveren ..." om een ​​veel nuttiger dialoogvenster te openen dan wat u van het lint krijgt.

Zoals we al zeiden, zijn de meeste mappentabladen redelijk consistent in Outlook, behalve de kalender, die zich richt op kalender-specifieke functies. U kopieert of verplaatst bijvoorbeeld geen mappen, u kopieert of verplaatst kalenders, enzovoort.

Voor het grootste deel zul je veel mapbeheer uitvoeren met betrekking tot je inbox, omdat e-mail natuurlijk snel onpraktisch en overweldigend kan worden als je geen goede mappenstructuur en organisatie hebt.

Uitzicht

De weergaveopties bevatten de volgende essentiële functies. Dit is het tabblad Weergave zoals te zien in de Inbox.

Let op de knop Herinneringenvenster, die je op elk moment kunt openen om je herinneringen te controleren, bijvoorbeeld of je er een hebt gemist of een andere hebt afgewezen. Als u herinneringen had laten zien, kon u ervoor kiezen om ze allemaal te sluiten, op de snooze-knop te drukken of gewoon alles in één keer af te wijzen.

De andere tabbladen van View zijn afhankelijk van de modus. Het volgende wordt toegeschreven aan de kalender, die de mogelijkheid toevoegt om de huidige weergave, rangschikking, kleur en opmaak te wijzigen. Nogmaals, de Layout-sectie doet veel dezelfde dingen in Outlook, maar het is belangrijk om op te merken dat het niet universeel is, dus wat u inschakelt in de Taken-, of Agenda- of E-mailmodus zal niet worden gerepliceerd door de hele applicatie..

Het is ook belangrijk om aandacht te besteden aan de sectie Arrangement. Dit is hoe de sectie Arrangement eruit ziet in de modus Taken. Merk op hoe u de weergave Taken kunt sorteren en wijzigen voor maximale impact.

Door het tabblad Weergave volgens uw voorkeuren te gebruiken, kunt u snel informatie doorzoeken en sorteren, terwijl deze in de loop van de tijd toeneemt en toeneemt. Je agenda blijft niet leeg, je taken zullen vermenigvuldigd worden, post stapels omhoog, en dus kan het gebruik van verschillende arrangementen en lay-outs je helpen om veel productiever te zijn in plaats van blindelings te flauwvallen over.

Functie linten

Laten we nu bespreken hoe uw opties veranderen van functie naar functie. Hier vindt u alles wat u nodig hebt om een ​​standaard e-mailbericht af te tappen, bijlagen toe te voegen, labels op te maken en uw tekst op te maken. Er is niets overdreven ingewikkeld en je zou een geweldig e-mailbericht moeten kunnen produceren.

Vergelijk dat met het taaklint, dat toegankelijk is door een taak te starten of te openen. Neem even de tijd om op te merken hoe verschillend het is van het berichtenlint.

Vergelijk dat met het tabblad Invoegen. Het tabblad Invoegen is statisch in heel Outlook, je kunt de inhoud van je bericht, taak, agenda-evenement, enz. Beïnvloeden met dezelfde opties en functies.

E-mailberichten voegen een tabblad Opties toe, met een flink aantal handige functies. Naast de thema's, die al dan niet nuttig voor u kunnen zijn, is er de BCC (blinde carbonkopie, voor wanneer u ontvangers wilt verbergen van de e-mailheader) optie- en volgfuncties. Over het geheel genomen is hier niets van cruciaal belang, maar als u ooit een bezorgings- of ontvangstbevestiging moet aanvragen, is het tabblad Opties de juiste plek.

Het tabblad Opmaaktekst is hetzelfde, ongeacht de functie waarmee u bezig bent en er is niet veel om over te praten. Dit tabblad vertoont een opvallende overeenkomst met de opmaakfuncties in Word, dus als u Word gebruikt om documenten te schrijven en op te maken, zijn deze besturingselementen waarschijnlijk bekend bij u.

Ten slotte is het tabblad Herzien uw tabblad "in één geval". U kunt de taalgereedschappen van dit tabblad gebruiken om uw spelling en grammatica te controleren, een beter woord te vinden en te ontdekken hoeveel woorden er in uw e-mail / taak / vergadering zitten.

Het tabblad Controleren is hetzelfde in de Outlook-toepassing. Merk ook op dat het taalfuncties bevat, hier kunt u uw taalvoorkeuren en proefvoorkeuren instellen. U kunt ook artikelen vertalen, bijvoorbeeld als u met een buitenlandse partner correspondeert of iemand een stukje tekst in een andere taal verzendt.

Dat is in grote mate de verdere functionaliteit in Outlook. Vanzelfsprekend hebben we veel details overgeslagen, maar we denken dat je de aard van het lintsysteem eenmaal begrijpt. Als u een functie wilt gebruiken, weet u waar u naar moet zoeken.

Uw e-mailaccount automatisch en handmatig instellen

Laten we kort ingaan op het automatisch en handmatig instellen van een e-mailaccount. Wanneer u Outlook voor de eerste keer start, zal het u bugs zijn om een ​​account in te stellen.

U hebt een keuze, u kunt Outlook onmiddellijk instellen met een e-mailaccount, of u kunt dit onderdeel overslaan en later een account toevoegen.

Als u 'Nee' kiest, krijgt u een waarschuwingsbericht om u in feite te vertellen dat Outlook behoorlijk zwak is zonder ten minste één e-mailaccount. Natuurlijk kun je het nog steeds gebruiken om taken, notities, een kalender en andere dingen bij te houden, maar Outlook is echt een e-mailcentrische ervaring.

Met dat in het achterhoofd, zullen we Outlook instellen met een e-mailaccount. U kunt dit in eerste instantie automatisch proberen, waarbij u wat vluchtige informatie over uw account invoert en de toepassing probeert automatisch de instellingen te detecteren.

Soms werkt dit, iets wat het niet doet. Als dat het geval is, win je en kun je verdergaan naar het volgende gedeelte. Als dit niet het geval is of als u weet dat u een extra servertype moet instellen, selecteert u de optie "Handmatige configuratie" en klikt u op "Volgende" om door te gaan.

Omwille van de opportuniteit, zullen we een reeds bestaand account instellen met behulp van de automatische methode. We zullen handmatige methoden in een klein beetje beschrijven. Als u een account handmatig moet instellen, raden we u aan dat gedeelte over te slaan. In de tussentijd hebben we gewoon een Outlook.com-account gebruikt, ons wachtwoord opgegeven en ziet u het onderstaande resultaat.

Het gebruik van een Outlook.com is een soort van gemakkelijke uitweg. Als u een e-mail van niet-Microsoft wilt instellen, moet u deze waarschijnlijk handmatig configureren. Als u niet weet hoe u dit moet doen, raden we u aan te zoeken hoe u Outlook instelt met uw specifieke e-mail.

Dat gezegd hebbende, in ons eenvoudige voorbeeld klikken we op "Finish" en Outlook opent dan ons glanzende, nieuwe Postvak IN.

Handmatige accountinstellingen

Nu u de basisfuncties van Outlook goed begrijpt, gaan we terug naar en bespreken we hoe u verdere e-mailaccounts kunt instellen. Er is een goede kans dat je net als veel andere mensen bent en twee of meer e-mailaccounts hebt. Gelukkig kunt u Outlook instellen om met veel verschillende e-mailaccounts te werken, inclusief POP en IMAP, en kunt u zoveel accounts hebben als u persoonlijk kunt afhandelen.

POP en IMAP?

Dus wat bedoelen we met praten over POP en IMAP??

POP of Post Office-protocol is er altijd al geweest, en als je ooit een e-mailclient hebt gebruikt om verbinding te maken met je door de ISP verstrekte e-mail, of je e-mail ophaalt bij een webmailservice, heb je misschien een relatie via POP. POP is geweldig voor het downloaden van uw berichten.

Als u uw account instelt om met IMAP te werken, kopieert Outlook uw online mappenstructuur en synchroniseert deze meestal slechts enkele weken per e-mail. Uw e-mail wordt niet van de server verwijderd en u kunt ervoor kiezen om alleen berichtkoppen te downloaden, wat fantastisch is als u duizenden berichten in uw mappen hebt staan.

Dus je hebt POP, wat verouderd is en zoiets als een machete naar je e-mail sturen, en dan is er IMAP, dat verfijnder, moderner en beter geschikt is als je dezelfde inbox online en offline wilt onderhouden.

Zoals we al zeiden, we denken dat IMAP de meest superieure methode is.

Meerdere e-mailaccounts toevoegen en beheren

Het toevoegen en beheren van meerdere e-mailaccounts in Outlook is heel eenvoudig. Als u een nieuw e-mailaccount wilt toevoegen, klikt u op het tabblad "Bestand" op het lint en klikt u op "Account toevoegen". Het scherm Automatische accountinstelling verschijnt. Als u wilt (of nodig hebt) om uw account handmatig in te stellen, selecteert u "Handmatige configuratie" en klikt u op "Volgende".

Zoals we eerder al hebben vermeld, is uw keuze tussen accounttypen waarschijnlijk POP of IMAP en wordt het instellen van uw account als een van de andere meestal door uw e-mailprovider gedetailleerd. Dat wil zeggen, als u Gmail of Yahoo! gebruikt, of zelfs de e-mail die uw internetprovider u geeft, moet u deze of internet raadplegen voor specifieke instructies en instellingen die u nodig hebt om het te gebruiken met Outlook.

Als u daarentegen Outlook.com of een andere service van het type Exchange ActiveSync gebruikt, is de informatie vrij eenvoudig om aan te bieden.

Zodra u uw accounts heeft toegevoegd, kunt u, als u ze ooit moet beheren, het account kiezen dat u wilt gebruiken in de vervolgkeuzekiezer boven aan de pagina Accountinformatie op het tabblad Bestand..

Klik nogmaals op 'Accountinstellingen' en 'Accountinstellingen'. Vanuit het resulterende venster kunt u een nieuw account maken, een huidig ​​account herstellen, het verwijderen, het als standaard instellen (als u er meer dan één hebt) en, indien nodig, eventueel instellingen wijzigen.

Hier zien we de instellingen voor een Outlook.com-account. We kunnen hier niet veel aan doen, maar als je onlangs je wachtwoord hebt gewijzigd, kun je dat hier snel oplossen.

Hieronder vindt u een IMAP-installatie, die handmatig is geconfigureerd op basis van door Google verstrekte instellingen.

Whoa, er gebeurt hier een heleboel meer en we moeten zelfs ingaan op "Meer instellingen ..." om met serverpoorten te spelen.

Vergeet niet dat je dit soort dingen maar één keer hoeft te doen en het dan vergeet. Tenzij u later een wachtwoord wijzigt of een account wilt toevoegen / verwijderen, is uw werk met instellingen voor e-mailaccounts effectief afgelopen.

Als u meer wilt weten over het toevoegen van Gmail IMAP-accounts aan Outlook, hebben we een handige kleine handleiding die u daarbij helpt.

Klaar, instellen, e-mailen!

Hoewel je misschien tevreden bent met alleen Gmail of alleen Yahoo! Mail voor dagelijks gebruik, als u meerdere e-mailaccounts gebruikt, zoals een persoonlijk, professioneel en / of werkaccount, dan kan het hebben van een e-mailclient zoals Outlook het schakelen tussen accounts, het aansluiten van afspraken in uw agenda of het beheren van taken uitschakelen.

Het is een echte, haalbare, alles-in-één-productiviteitsoplossing en gezien de hernieuwde focus van Microsoft op de Office-suite, blijft het een belangrijk onderdeel van de dagelijkse routines van veel gebruikers..

Zodra uw e-mailaccounts zijn ingesteld en gereed zijn, kunt u Outlook gaan gebruiken en al zijn functies verkennen. Je zult het waarschijnlijk vrij gemakkelijk vinden om te gebruiken, en er is veel meer dat How-to Geek je kan helpen met eerdere artikelen, of door simpelweg navraag te doen op ons discussieforum..