Wean Yourself from Compulsive Email Checking with Positive Reward

Foto door Esparta

Controleer je je e-mail vaker dan je nodig hebt? Ervaar je ontwenningsverschijnselen als je je e-mail een tijdje niet hebt gecontroleerd? Dwangmatige e-mailcontrole is een ongezonde gewoonte die u ervan weerhoudt om belangrijkere dingen te doen. Gebruik een positieve beloning om een gezondere relatie met uw inbox tot stand te brengen.

E-mail is niet altijd productief

Er zijn drie belangrijke redenen waarom e-mail niet altijd productief is.

1. Email neemt tijd weg van andere dingen: Het is misschien gemakkelijk om dwangmatige e-mailcontrole te rechtvaardigen, omdat het voelt alsof u iets gedaan krijgt. Het lezen van berichten, het beantwoorden van sommige berichten en het legen van uw inbox zou immers een goede zaak moeten zijn. Maar het is alleen productief als het opzettelijk is gedaan - niet in de loop van de tijd is het omgekeerd voor andere, belangrijkere taken.

2. E-mail kan niet verschillen van chit-chat: Het gebruik van e-mail voor communicatie met vrienden, collega's of kennissen kan niet verschillen van chit-chat in de lunchroom. Als het gesprek niet zo belangrijk is en verder gaat dan wat een redelijke pauze is, leidt het je af van je werk.

3. E-mail gaat meestal over andere mensen: Email stimuleert u om in te spelen op de behoeften, verzoeken en vragen van anderen - in plaats van die van uzelf. E-mail heeft een tijd en plaats in uw dag, maar het moet een aangewezen tijd en plaats hebben. Niet zomaar wanneer je maar wilt checken.

Diagnose van uw probleem

Mensen doen dwangmatige dingen om allerlei redenen. De meest voorkomende reden is om te voorkomen dat je iets heel onaangenaams ervaart. Als je tien keer per dag e-mail zonder goede reden e-mailt, probeer je waarschijnlijk iemand of iets te vermijden.

Dwangmatige e-mail controleren kan uw manier zijn om te ontwijken:

Een dreigende deadline
Writer's block
Onzekerheid over wat te doen volgende
Verveling
Een belangrijk probleem oplossen waardoor u niet kunt werken
Voorbereiden op een geplande opdracht
Eigenlijk aan iets werken

Onderzoek de mogelijke redenen waarom u uw e-mail vaker controleert dan nodig is om uw probleem te diagnosticeren.

Erken uw dwangmatige gewoonte

De volgende stap in het veranderen van je dwangmatige e-mailgewoonte is het volgen ervan. Houd bij hoeveel keer je je inbox opent. Merk op hoeveel tijd je gemiddeld uitgeeft tijdens elk bezoek.

Blijf hierbij een positieve houding aannemen. Beoordeel jezelf niet als onproductief, ongericht of als je zwakke punten of fouten ontdekt. Zelfbestraffing zal je niet helpen positieve veranderingen aan te brengen. Herken eenvoudig uw patronen en onderzoek wat de motivaties kunnen zijn, zoals hierboven beschreven.

Ga door met het erkennen van je dwangmatige e-mailgewoonte totdat je het niet langer kunt verdragen - totdat je er niet langer rechtop kunt staan om er niets aan te doen. Omdat de enige manier om het dwangmatige gedrag aan te pakken is door:

1. Accepteer dat het bestaat

2. Zelfoprecht genoeg zijn om te begrijpen waarom

3. Een voldoende reden (en) hebben om er iets aan te doen

Als je eenmaal echt gemotiveerd bent om iets te veranderen, is het relatief eenvoudig om met babystapjes te beginnen.

Begin met Baby Steps en Positive Reward

Foto door Ruthieki

Positieve beloning helpt je om je gewenste gedrag te associëren met goede gevoelens en / of positieve feedback. Volg de zeven onderstaande stappen om uw bezoek aan uw e-mailinbox gezonder en productiever te maken.

Stap 1: Maak een document voor e-mailaccountability

Maak een document waarnaar u verwijst voor uw e-mailaccountability. Zorg ervoor dat het visueel en dynamisch genoeg is om mee te werken. In de volgende stappen voegt u inhoud aan dit document toe, maar pas het aan op basis van uw voorkeuren.

Stap 2: vermeld de gewenste gedragsverandering (of einddoel)

Leg boven aan het document uit hoe u (vaak) uiteindelijk uw e-mail wilt controleren.

Dit kan net zo algemeen zijn als: "Ik wil mijn e-mail niet zo vaak controleren" of specifiek als "Ik wil alleen mijn e-mail checken om 10.00 en 15.00 uur elke werkdag en om 16.00 uur tijdens het weekend."

Wees extra specifiek voor uw einddoel en geef indien mogelijk uw redenen om het te selecteren.

Stap 3: Geef je zwakke punten toe

Onder uw verklaring, vermeldt u de redenen waarom u dat gewenste doel nog niet in hun respectieve rijen hebt bereikt.

Nogmaals, wees specifiek en gebruik geen onnodig harde taal, zoals "Ik ben slecht in tijdbeheer", of "Ik kan mezelf niet beheersen".

Gebruik objectieve taal die ervoor zorgt dat je gefocust blijft op wat er gebeurt en waarom. Meer functionele uitspraken zijn:

"Ik heb moeite met het managen van mijn tijd als ik belangrijke projecten heb waarvan ik niet het gevoel heb dat ze klaar zijn om af te maken."
"Ik heb moeite om weerstand te bieden aan de drang om mijn e-mail te controleren, zelfs als ik weet dat ik dat niet hoef te doen, omdat ik liever geen enkele moment stilte heb om na te denken over wat ik echt zou moeten doen."

Probeer minstens vijf van uw zwakke punten op te sommen.

Laten we zeggen dat het uw doel is om uw inbox eenmaal in de ochtend en één keer in de late namiddag te controleren. Momenteel controleert u het ongeveer eens per twintig minuten terwijl u op de computer bent.

Hier zijn vijf mogelijke zwakke punten die je in de weg zitten:

Je bent niet enthousiast over het doen van je andere computertaken.
Je verveelt je terwijl je pendelt en in het openbaar aan het wachten bent, niet wilt communiceren met de mensen om je heen en merkt dat het controleren van e-mail op je iPhone de tijd doorbrengt.
U maakt zich zorgen over het ophangen van e-mailvragen of -gesprekken en wilt weten wat de volgende stap is - zodra Mr. Smith bij u terugkomt.
U wilt meneer Smith tevreden stellen door altijd snel op hem te reageren, ook al schrijft hij uw salaris niet uit en ligt hij niet echt dicht bij u.
U hoopt een e-mail te ontvangen dat iemand een gesprek met u op uw Facebook, Twitter of LinkedIn zal starten als bevestiging dat u belangrijk genoeg bent om mee te praten.

Het is misschien niet leuk om je zwakke punten te onderzoeken als het gaat om het controleren van e-mail, maar het zal nuttig zijn om je gewoonten ten goede te herprogrammeren.

Stap 4: Identificeer uw uitdagingen op basis van uw zwakheden

Ga nu door elke zwakte op je lijst en voeg een extra kolom aan de rechterkant toe. Identificeer de situaties (reëel of ingebeeld) waarin je die zwakke punten aantoont.

Laten we zeggen dat je "Ik heb moeite met het beheren van mijn tijd wanneer ik belangrijke projecten heb waarvan ik niet het gevoel heb dat ze klaar zijn om te eindigen" in de linkerkolom.

Beschrijf vervolgens in de rechterkolom de situatie die problematisch is. Het zou ongeveer zoiets zijn als: "Een belangrijk project hebben om aan te werken" of "Een belangrijk project laten werken waar ik niet klaar voor ben om klaar te zijn", of zelfs "Onzeker voelen over een belangrijk project."

Zodra je je bewust bent van de uitdagende situaties, zul je beter voorbereid zijn om ze onder ogen te zien.

Stap 5: bedenk een positieve beloningschecklist

Wanneer u uw kolommen instelt die uw zwakheden beschrijven en hoe ze zich voordoen, voegt u een derde kolom aan de rechterkant toe.

Gebruik deze kolom om een lijst weer te geven met de stappen die u kunt nemen om de problematische situaties te overwinnen die de zwakke punten activeren die u ervan weerhouden uw e-mail te controleren op uw voorwaarden, op de door u gewenste frequentie.

Voeg vervolgens een vierde kolom toe, waarin u de ruimte hebt om exemplaren af te vinken wanneer u een van de acties uit de derde kolom uitvoert.

Hier is een manier waarop je je document kunt opmaken:

U zult merken dat er slechts één selectievakje is voor elke actiestap. Gedurende de hele dag kunt u die stap verschillende keren voltooien, voeg zo nodig extra selectiekaderkolommen toe.

Stap 6: Beloon jezelf voor je taak

Zodra u uw document hebt ingesteld, drukt u een kopie af of houdt u deze open op uw bureaublad. Vanaf nu verwijs je naar dit document om je te laten weten hoe je je inbox bezoekt.

Telkens wanneer je een vakje in de kolom uiterst rechts aanvinkt, kun je je e-mail controleren. Doe dat in de wetenschap dat je het hebt verdiend. De positieve gevoelens die samenhangen met het controleren van uw e-mail na je iets bereikt dat zinvol is, zal je inspireren om op verschillende manieren naar je inbox te kijken.

Hier is een voorbeeld. Laten we opnieuw tekenen van de zwakte: "Ik heb moeite met het beheren van mijn tijd wanneer ik belangrijke projecten heb waarvan ik niet het gevoel heb dat ze klaar zijn." Laten we zeggen dat een van de uitdagingen die aan die zwakte verbonden zijn, is: "Een belangrijk project hebben om aan te werken. "Nu zijn hier drie mogelijke actiestappen die u helpen uw doel te overwinnen en / of ernaar te werken:

1. Een artikel / resource / document afdrukken die u eraan herinnert waarom uw project zo belangrijk is en / of waarom u in staat bent om het succesvol te voltooien.

2. Een vriend of collega vragen om hulp of perspectief als je vastzit.

3. Een planning of takenlijst voor uw project uitschrijven.

4. Herziening en / of herziening van uw planning of takenlijst voor uw project.

5. Een item in uw planning of takenlijst voor uw project invullen.

Elke keer dat u een van deze stappen uitvoert, vinkt u een vakje aan en weet u dat u uw e-mail kunt controleren die het heeft verdiend. Als u niet de drang voelt om uw e-mail te controleren, kunt u natuurlijk meteen naar de volgende taak gaan. Zoals u kunt zien, zijn al deze stappen begonnen om te voorkomen dat u uw e-mail dwangmatig controleert en uiteindelijk uw productiviteitsdoelstellingen dient.

Je hoeft niet perfect te zijn; het is goed als je je inbox aanvinkt zonder eerst een vakje af te vinken. Maar bedenk tenminste wat u doet. En let op hoe verschillend het voelt om te controleren of je inbox het heeft verdiend, of dat je er geen echte reden voor hebt gehad (behalve misschien bezwijken voor een problematische situatie die de dwangmatige gewoonte veroorzaakt).

Stap 7: Blijf de checklist gebruiken totdat u de wijzigingen opmerkt

Wanneer u uw checklist voldoende gebruikt om u zeker te voelen dat uw e-mailsituatie onder controle is, zult u merken dat u beter bent in:

Het vinden van verveling
Problemen identificeren met werk dat moeilijk kan worden toegegeven
U merkt wanneer u overbelast bent
Erkennen van negatieve gevoelens over uw werk, die u moet uiten en adresseren
Bewust worden van creatieve of mentale blokkades
Geef jezelf en je ogen een computerpauze wanneer dat nodig is
Op je taak blijven en je goed voelen als je dingen voor elkaar krijgt

Elk van deze helpt u de problemen op te lossen die bij ongeadresseerde, leiden tot verschillende dwangmatige gedragingen.

Maak een e-mailbericht speciaal

Wanneer e-mail uw dwangmatige gewoonte is geworden, is het niet langer een productieve tool. Maak het controleren van e-mail speciaal zodat het weer productief wordt.

Naast de bovenstaande checklist-oefening, kunt u andere technieken verkennen om een positieve beloning te gebruiken. Je kunt normale tijden voor het opschonen van je inbox blokkeren nadat je uren hebt gewerkt en die tijd hebt ingesteld om plezierig te zijn, met een snack in de buurt en wat feelgoodmuziek op de achtergrond. U kunt dezelfde principes ook toepassen voor het werk - ontkoppel van internet en / of verberg uw e-mailclient en gebruik een comfortabele werkomgeving om te compenseren.