Wat is AutoArchiveren in Outlook en hoe werkt het?

Als u het hulpprogramma voor het opruimen van postbussen hebt gebruikt, hebt u de knop AutoArchiveren gezien, maar u kunt op uw hoede zijn voor hoe het werkt en wat het zal doen. Dit is wat het doet en hoe je het kunt gebruiken.

Als u op de knop AutoArchiveren klikt, bladert een proces door alle mappen in Outlook en past u de AutoArchive-regels toe die u hebt ingesteld (geen zorgen, de standaard AutoArchiveren-regel is om niets te doen, dus u kunt geen kwaad doen door op de knop klikken). Maar als u uw oudere items naar een archief wilt verplaatsen waar ze uit de weg zijn, is AutoArchiveren de manier waarop u het proces automatiseert. Laten we het gaan opzetten en uitvoeren.

AutoArchiveren inschakelen

Eerst moet u AutoArchiveren inschakelen en de bijbehorende instellingen kiezen. Ga naar Bestand> Opties> Geavanceerd en klik vervolgens op de knop "AutoArchiveren Instellingen".

Zolang de optie "AutoArchiveren elke uitvoeren" is uitgeschakeld (wat standaard is), zal AutoArchiveren nooit worden uitgevoerd.

Zodra u de optie "Stel AutoArchiveren elke" in, zijn alle opties nu beschikbaar.

In tegenstelling tot het opruimen van mappen, met één venster met instellingen in Bestandsopties, kunt u deze instellingen vervolgens uitvoeren voor elke gewenste map als handmatige taak, de instellingen voor AutoArchiveren die hier worden weergegeven, zijn de standaardinstellingen. Elke map waarin AutoArchiveren is ingeschakeld, kan deze standaardinstellingen gebruiken of u kunt desgewenst verschillende instellingen voor verschillende mappen gebruiken. We zullen later doornemen hoe we dat moeten doen, maar laten we nu naar de standaardinstellingen kijken.

Hoe stel je AutoArchiveren in

Het eerste wat opvalt, is dat zodra AutoArchiveren is ingeschakeld, het elke 14 dagen zal worden uitgevoerd. U kunt dat wijzigen met behulp van de pijlen omhoog en omlaag of door een nummer in te typen, en u kunt elke waarde van 1 tot 60 dagen selecteren. U kunt elk tweecijferig nummer typen, maar als het meer dan 60 is, geeft Outlook een foutmelding weer als u op "OK" klikt en moet u de waarde wijzigen voordat u kunt opslaan.

De volgende optie - "Vragen voordat AutoArchiveren wordt uitgevoerd" - geeft u de keuze om Outlook een prompt te laten zien voordat AutoArchiveren plaatsvindt. Met deze prompt kunt u de instellingen bekijken of deze uitvoering van de AutoArchiveren annuleren als u dat wilt.

De rest van de instellingen hebben betrekking op welke items worden gearchiveerd en wat er gebeurt tijdens het archiefproces. De eerste optie hier - "Verwijder verlopen items (alleen e-mailmappen)" - heeft betrekking op e-mails waaraan een vervaldatum is toegevoegd. Dit heeft geen invloed op taken of gebeurtenissen, zelfs als u AutoArchiveren inschakelt voor die mappen.

De rest van de instellingen zijn van toepassing op alle items, niet alleen op e-mail. Dit betekent agenda-items, taken, notities en journaalboekingen.

Ervan uitgaande dat u "Archiveer of verwijder oude items" hebt ingeschakeld, zijn de standaardinstellingen voor Outlook om items ouder dan 6 maanden te verplaatsen naar een nieuw, afzonderlijk PST-bestand met de naam Archief (standaard) en dit zichtbaar te maken in het navigatievenster in Outlook zodat u de gearchiveerde items kunt openen wanneer u maar wilt. U kunt de waarde 'Items opschonen ouder dan' op alles instellen van 1 dag tot 60 maanden, een ander .pst-bestand kiezen om de items in te archiveren of 'Permanent oude items verwijderen' te kiezen.

Wees gewaarschuwd dat deze verwijdering de map Verwijderde items overslaat en uw items volledig uit Outlook worden verwijderd. Afhankelijk van uw instellingen kunt u deze nog steeds gebruiken op uw mailserver, maar u moet hier niet op vertrouwen. Kies deze optie alleen als u de items voor altijd wilt verwijderen.

Als u op "OK" klikt, wordt AutoArchiveren ingeschakeld. Het zal worden uitgevoerd in overeenstemming met de "Run AutoArchive every" -waarde die u hebt gekozen (standaard om de 14 dagen), vanaf vandaag. Dus als je het eenmaal aanzet, zou je verwachten dat het snel zou werken. In onze tests kostte het minder dan tien minuten om het in te schakelen en de prompt te ontvangen om ons te vertellen dat AutoArchiveren zou worden uitgevoerd. AutoArchiveren wordt standaard op een paar mappen uitgevoerd, dus als u wilt dat het op specifieke mappen wordt uitgevoerd of als u wilt aanpassen hoe het op verschillende mappen werkt, blijft u lezen.

AutoArchiveren inschakelen en aanpassen voor verschillende mappen

Wanneer u AutoArchiveren inschakelt, werkt het standaard alleen tegen de volgende mappen:

• Verzonden items
• Verwijderde items
• kalender
• taken

Als u wilt dat het in een andere map wordt uitgevoerd, moet u het voor elke map inschakelen (of uitzetten op een van de vier mappen waartegen u niet wilt dat het wordt uitgevoerd). Dit doet u door met de rechtermuisknop op de map in het navigatievenster te klikken en op 'Eigenschappen' te klikken.

U kunt ook mapeigenschappen openen door Map> Map Properties in het lint te selecteren. (Voor mappen zoals Agenda en Taken die niet worden weergegeven in het Navigatiepaneel, is dit de enige manier om toegang te krijgen tot de mapeigenschappen.) Er is ook de mogelijkheid om rechtstreeks naar de AutoArchiveren-instellingen te gaan, waarmee u een stap kunt opslaan zodra u opnieuw binnen de mapeigenschappen.

Klik in het venster Map Properties op het tabblad AutoArchiveren om toegang te krijgen tot de instellingen voor die map.

Voor de meeste mappen is de instelling 'Geen items in deze map archiveren' standaard ingeschakeld. Dit betekent dat wanneer het AutoArchive-proces wordt uitgevoerd, de map wordt genegeerd en er geen items in worden gearchiveerd. Als u wilt dat de map wordt opgenomen, schakelt u de optie "Archiveer items in deze map met de standaardinstellingen" in.

Als u echter wilt dat de AutoArchive-instellingen voor deze map anders zijn dan de standaardinstellingen, schakel dan "Archive this folder using this settings" in en wijzig de instellingen naar uw voorkeur.

Als u op enig moment alle mappen wilt retourneren om de standaardinstellingen te gebruiken, gaat u terug naar Bestand> Opties> Geavanceerd> Instellingen voor automatisch archiveren en klikt u op de knop "Pas deze instellingen toe op alle mappen". Dat zal alle mappen met "Archief deze map met behulp van deze instellingen" ingeschakeld wijzigen zodat "Archiefitems in deze map met de standaardinstellingen" ingeschakeld worden.

Nadat u de standaardinstellingen voor AutoArchiveren en de instellingen per map hebt ingesteld, kunt u het proces stilletjes laten werken op de achtergrond, zodat u ruimte vrijmaakt en uw mappen niet te vol worden..