Verplaats automatisch e-mails naar mappen in Outlook met behulp van regels

In dit bericht bekijken we hoe u uw Outlook-e-mail beter kunt beheren door inkomende e-mails automatisch naar afzonderlijke mappen te verplaatsen. Als u elke dag veel e-mail ontvangt, kan dit veel tijd besparen.

In plaats van een keer per week een uur te besteden aan het verplaatsen van e-mails uit de Inbox naar uw gecategoriseerde mappen, kunnen e-mailregels uw inbox-organisatie helpen automatiseren. Dit lijkt veel op het gebruik van labels en filters in Gmail.

E-mailregels lijken misschien ingewikkeld en kunnen het zijn als u echt wat verfijnde sortering wilt uitvoeren, maar als u gewoon werk-e-mails automatisch naar de werkmap wilt verplaatsen, dan is het een fluitje van een cent.

Om regels bruikbaar te maken, moet u eerst een aantal mappen onder uw Postvak IN maken om uw e-mail te categoriseren, zoals Projecten, Werk, Familie, enz..

U kunt mappen maken door met de rechtermuisknop op te klikken Postvak IN of een map en selecteren Nieuwe map. De volgende procedure werkt op Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 en Office 365.

Outlook-regels instellen

Om nu aan de slag te gaan, opent u Outlook, klikt u op de het dossier tab en je ziet het Regels en waarschuwingen beheren knop naar beneden.

Het hoofdvenster Regels en waarschuwingen verschijnt en standaard ziet u mogelijk één regel al gemaakt, afhankelijk van uw versie van Outlook.

Vanaf hier klikt u op de Nieuwe regel om aan de slag te gaan met uw eerste Outlook e-mailregel. Het dialoogvenster Regelswizard verschijnt en er worden enkele algemene regelsjablonen weergegeven.

Dit zijn de meest voorkomende en waarschijnlijk alles wat u ooit nodig zult hebben. De meest voorkomende regel is de eerste die wordt vermeld, "Verplaats berichten van iemand naar een map“. Ga je gang en selecteer het, klik dan op volgende.

Je zult zien dat de onderste keuzelijst met de naam "Stap 2:" onderaan blijft met wat onderstreepte tekst. In werkelijkheid is het voor u allemaal nodig om de regel in te stellen door op de hyperlinks te klikken mensen of openbare groep en gespecificeerd om het e-mailadres te kiezen en waar u deze e-mails naartoe wilt laten gaan.

Dan kunt u klikken Af hebben en je bent klaar. Als u echter de regel gecompliceerder wilt maken, klikt u op volgende zal je veel meer opties geven:

Terwijl u in de bovenste keuzelijst verschillende voorwaarden controleert, wordt de regelbeschrijving onderaan ook gevuld met meer hyperlinks. U kunt zelfs regels maken die naar specifieke woorden in de hoofdtekst van de e-mail zoeken en vervolgens acties voor die e-mails uitvoeren.

Uw volgende taak is om op elke hyperlink te klikken en de bijbehorende waarden te kiezen, zoals e-mailadressen, mappen, enzovoort. In ons voorbeeld hierboven wilt u klikken op mensen of openbare groep en kies een e-mailadres.

Klik vervolgens op het woord gespecificeerd en blader naar de map waarin u de e-mail wilt verplaatsen of klik op nieuwe en er wordt een nieuwe map gemaakt onder de momenteel gemarkeerde map.

Nu ziet u het onderste deel bijgewerkt met de werkelijke waarden voor uw regel.

Wanneer u op Volgende klikt, kunt u meer acties voor de regel instellen. Je kunt dit normaal gesproken alleen laten als het een eenvoudige regel is, maar als je ook andere acties wilt uitvoeren, zoals een geluid afspelen, stuur dan de e-mail door, maak er een kopie van, druk de e-mail af, start een ander programma, voer een script uit, etc. , dan kun je dat allemaal doen op dit scherm.

Klik volgende als je klaar bent en je wordt naar de Uitzonderingen dialoogvenster waarin u kunt kiezen onder welke voorwaarden u deze regel niet wilt laten verwerken. Tenzij u enkele unieke gevallen heeft, kunt u deze leeg laten, wat de standaard is.

Klik op Volgende en we zijn eindelijk aan het einde van de regelwizard! Geef de regel een naam als 'E-mail met vrienden verplaatsen' zodat je weet wat het doet als je het later bekijkt.

Als u dan al e-mails in uw inbox heeft die overeenkomen met uw nieuwe regel, vinkt u het selectievakje aan omVoer deze regel uit op berichten die al in Inbox staan“. U kunt al het andere als standaard laten en klikken Af hebben!

Nu kunt u regels maken voor mensen, nieuwsbrieven, bank / creditcardafschriften en wat u nog meer kunt bedenken om uw Outlook-e-mail efficiënter te beheren! Genieten!