Veranderingen in Excel bijhouden

Bent u op zoek naar een manier om wijzigingen in een Excel-spreadsheet bij te houden? Er zijn veel gevallen waarin u een bestand naar meerdere mensen moet distribueren en bijhouden welke wijzigingen zijn doorgevoerd. Misschien wilt u bijhouden wanneer de wijziging is aangebracht, wie de wijziging heeft aangebracht, in welke cel de wijziging is opgetreden en welke gegevens zijn gewijzigd.

Excel heeft ingebouwde trackingfuncties die alle bovenstaande gevallen aankunnen. U kunt alle wijzigingen eenvoudig rechtstreeks in het werkblad bekijken en u kunt elke wijziging ook accepteren of weigeren. Er zijn een paar punten om te onthouden over de trackingfuncties van Excel:

1. Als u tracking inschakelt, betekent dit niet dat u de spreadsheet terug in de tijd kunt terugzetten naar een vorige staat door de wijzigingen ongedaan te maken. Het is eigenlijk een logbestand dat alles registreert en dat is alles. U kunt handmatig gaan en zien welke gegevens zijn verwijderd of toegevoegd, maar u moet de wijzigingen in de spreadsheet zelf aanbrengen.

2. Het inschakelen van tracking betekent niet dat elke wijziging die u aanbrengt, wordt opgenomen. Gegevens die in een cel zijn opgeslagen, worden bijgehouden, maar andere wijzigingen zoals opmaak zijn dat niet. Andere wijzigingen die niet worden bijgehouden, zijn onder meer het verbergen / zichtbaar maken van rijen en kolommen, opmerkingen en celwaarden die worden gewijzigd door een herberekening van de formule.

3. Wijzigingsgeschiedenis wordt standaard slechts 30 dagen bewaard. Als u wijzigingen in een Excel-werkblad aanbrengt en de werkmap vervolgens 45 dagen later opnieuw opent, kunt u de wijzigingsgeschiedenis voor alle 45 dagen zien totdat u de werkmap sluit. Als u deze afsluit, is elke wijzigingsgeschiedenis die ouder is dan 30 dagen verdwenen. Dat betekent dat je de volgende keer dat je het opent, die verandering die je 45 dagen eerder had gemaakt, niet kunt zien.

4. Telkens wanneer u tracking inschakelt, wordt de werkmap een gedeelde werkmap. Dit betekent dat meerdere gebruikers wijzigingen in het document aanbrengen.

Nu u enkele basisbeginselen kent van hoe tracking in Excel werkt, laten we het hebben over hoe u het inschakelt, instellingen wijzigt en wijzigingen bijhoudt!

Tracking inschakelen

Laten we doorgaan en eerst tracking inschakelen. Open Excel en klik op de Beoordeling tab op het lint. Helemaal rechts ziet u een optie genaamd Spoorwissel onder de Veranderingen sectie.

Klik op de knop en kies highlight Wijzigingen. U krijgt een dialoogvenster waarin u nu de optie moet aanvinken "Wijzigingen bijhouden tijdens het bewerken. Dit deelt ook je werkboek ".

Je hebt hier verschillende opties, waaronder Wanneer, Wie, en Waar. Voor Wanneer, Allemaal betekent dat elke wijziging wordt gemarkeerd. U hebt ook de mogelijkheid om wijzigingen te markeren vanaf de laatste keer dat u het document hebt opgeslagen, sinds een specifieke datum of wijzigingen die nog niet zijn beoordeeld.

Als je het controleert Wie, u kunt ervoor kiezen om wijzigingen door te voeren die door iemand zijn aangebracht of wijzigingen die door iedereen behalve u zijn aangebracht. De Waar Met de optie kunt u wijzigingen alleen bijhouden voor een specifiek gedeelte van het werkblad. Klik gewoon op de knop rechts en selecteer het cellenbereik dat u wilt bijhouden.

Ten slotte kunt u het vinkje verwijderen Markeer veranderingen op het scherm optie als u niet wilt dat anderen weten dat u wijzigingen bijhoudt. Als u eenmaal begint met traceren en deze optie is geselecteerd, wordt standaard in een gewijzigde cel linksboven een kleine pijl weergegeven om aan te geven dat deze is gewijzigd.

Ook als u op een gewijzigde cel klikt (met Markeer veranderingen op het scherm ingeschakeld), krijgt u een pop-upvenster waarin wordt weergegeven waar de waarde van is gewijzigd en hoe en waar. Als u de optie Wijzigingen op het scherm markeren uitschakelt, wordt dat kleine zwarte driehoekje niet weergegeven.

Dus wat u bijvoorbeeld kunt doen, is de wijzigingen op het scherm verbergen door het vakje niet aan te vinken, uw bestand naar iedereen te sturen die er wijzigingen in moet aanbrengen, en wanneer u het terugkrijgt, gaat u gewoon naar Spoorwissel en controleer het vakje opnieuw.

Tracking configureren

De volgende stap is om de instellingen voor het volgen te bekijken en aan te passen aan uw behoeften. Om dit te doen, klik op de Werkmap delen knop die zich direct links van de Spoorwissel knop. Klik op de gevorderd tab wanneer de Werkmap delen dialoogvenster verschijnt.

Hier kunt u het aantal dagen wijzigen om de wijzigingsgeschiedenis op iets anders dan 30 dagen te bewaren. Standaard worden wijzigingen bijgewerkt wanneer het bestand wordt opgeslagen, maar u kunt het zo maken dat het automatisch wordt uitgevoerd om de paar minuten. Ten slotte kun je kiezen hoe je met conflicten wilt omgaan: door je te laten vragen of gewoon de laatste verandering te laten bij het opslaan van het bestand win.

Wijzigingen bekijken

Zodra je tracking hebt ingeschakeld en een paar wijzigingen hebt aangebracht, kun je nogmaals op de knop Wijzigingen volgen klikken, Wijzigingen markeren en je zult zien dat de Wijzigingen op een nieuw blad lijst kader wordt niet langer grijs weergegeven.

Controleer dat en klik op OK. Een nieuw werkblad genaamd Geschiedenis wordt toegevoegd waarmee u alle wijzigingen kunt bekijken die in die werkmap zijn aangebracht.

Op een gegeven moment moet u de wijzigingen goedkeuren of afwijzen. U kunt alle wijzigingen bekijken en vervolgens kiezen en kiezen welke u wilt behouden of verwijderen.

Klik gewoon op Spoorwissel opnieuw en kies Accepteer / Verwerp Wijzigingen. Selecteer de opties om te kiezen welke wijzigingen u wilt accepteren of weigeren. Als u alle wijzigingen wilt bekijken, verlaat u gewoon Wanneer gecontroleerd en zorg ervoor dat deze is ingesteld op Niet beoordeeld.

Klik op OK en Excel zal je elke verandering laten zien die is aangebracht en je de optie geven om dit te doen Aanvaarden of afwijzen. Je kan ook Accepteer alles of Alles afwijzen verandert als je wilt.

Als u een wijziging afwijst, keert deze onmiddellijk terug naar wat zich oorspronkelijk in die cel bevond. Het is vermeldenswaard dat als een andere cel verwijst naar de inhoud van de geweigerde cel, die waarde ook zal veranderen wanneer de celwaarde waarnaar wordt verwezen, teruggaat. Dit kan formules doen breken, enzovoort, dus wees voorzichtig.

Dat is het! Nu kunt u eenvoudig wijzigingen in uw Excel-spreadsheet bijhouden met behulp van deze ingebouwde functie. Als je vragen hebt, plaats dan een reactie. Genieten!