Hoe Excel AutoRecover en AutoBackup-functies te gebruiken

Het is altijd een verschrikkelijke tragedie wanneer iemand iets verliest waar ze aan werken, omdat ze hun document niet goed hebben opgeslagen. Dit gebeurt vaker dan je zou denken aan Excel- en Word-gebruikers!

Gelukkig heeft Microsoft in de laatste paar versies veel functies toegevoegd die de kans verkleinen dat gegevens verloren gaan door crashes, stroomuitval, onbedoelde verwijderingen, enz. Eén functie wordt AutoHerstel genoemd en de tweede, minder bekende eigenschap, heet AutoBackup.

In dit artikel zal ik bespreken hoe beide opties moeten worden geconfigureerd zodat uw gegevens zo veilig mogelijk zijn. Ik wil ook vermelden dat de nieuwste versies van Office u toestaan ​​om documenten direct in OneDrive op te slaan, wat een goede optie is om te overwegen, omdat u nog steeds toegang tot uw werk kunt krijgen, zelfs als uw harde schijf faalt.

Excel AutoRecover

De Auto Recover-functie is standaard ingeschakeld en slaat in principe uw document automatisch op naar een tijdelijke locatie na een ingesteld tijdsinterval. Om de AutoRecover-instellingen te bekijken, klikt u op het dossier en dan opties.

Klik op Opslaan in het linker menu en je ziet de AutoRecover-optie onder Sla werkboeken op.

Standaard wordt Autoherstel-informatie om de 10 minuten opgeslagen. Naast het interval moet Excel 30 seconden inactief zijn voordat de gegevens worden opgeslagen. De automatisch opgeslagen gegevens worden ook opgeslagen in de AutoHerstel bestandslocatie hier vermeld. Dus hoe werkt het? Kort gezegd, laten we zeggen dat je een werkblad hebt zoals hieronder en je hebt het opgeslagen.

Laten we nu zeggen dat ik de volgende gegevens aan de Excel-spreadsheet toevoeg en ongeveer 10 minuten wacht zonder mijn document op te slaan. Aangezien het AutoHerstel-interval is ingesteld op 10 minuten, moet u minstens zo lang wachten voordat de gegevens worden opgeslagen.

In mijn geval heb ik een Excel-crash gesimuleerd door taakbeheer te openen en het Excel-proces te beëindigen. Daarna heropende ik Excel en zag ik meteen een optie genaamd Toon herstelde bestanden.

Als u hierop klikt, wordt een lijst weergegeven met Excel-bestanden die kunnen worden hersteld. In mijn geval beschikte het over het originele bestand met gegevens in alleen A1 en A2, en het had ook het AutoRecovered-bestand, dat de gegevens bevatte die ik niet op schijf had opgeslagen.

Als u op een van de items in de lijst klikt, wordt er nog een Excel-exemplaar geopend met de gegevens in dat specifieke bestand. Over het algemeen is dit een erg nuttige functie voor die keren dat je niet al je werk hebt opgeslagen, maar Excel onverwachts eindigt.

Het grootste nadeel van deze functie is dat de AutoRecover-gegevens worden opgeslagen op dezelfde harde schijf als uw bestand, dus als er iets met uw harde schijf gebeurt, is alles weg. U kunt de locatie in de bovenstaande instellingen wijzigen naar een afzonderlijke harde schijf of zelfs naar een netwerklocatie, die ik ten zeerste aanbeveel.

Houd er rekening mee dat AutoRecover-informatie ook automatisch wordt verwijderd door Excel in de volgende omstandigheden:

1. U slaat het bestand handmatig op of door het te gebruiken het dossier - Opslaan als.
2. U sluit het bestand of sluit Excel af (of u het bestand nu opslaat of niet)
3. U schakelt AutoRecover volledig uit of alleen voor de werkmap

Dus eigenlijk, wanneer u het bestand opslaat, wordt de AutoRecover-gegevens verwijderd. Als u Excel handmatig afsluit en ervoor kiest om de gegevens niet op te slaan, worden bovendien de AutoHerstel-gegevens verwijderd. Houd dat in gedachten bij het gebruik van deze functie. Als je een zware Excel-gebruiker bent, zou ik willen voorstellen om het AutoRecover-interval in te stellen op ongeveer 2 of 3 minuten in plaats van 10 minuten.

Automatische back-up

Een andere functie die niet veel mensen er echt van kennen, is AutoBackup. Om het te gebruiken, moet je eerst gaan en je bestand opslaan om naar de Opslaan dialoog venster. Als u al een opgeslagen Excel-document hebt, gaat u naar het dossier en dan Opslaan als en kies een locatie. Wanneer u dit doet, wordt de Opslaan als dialoog.

Klik in het dialoogvenster op Hulpmiddelen knop die links van de Opslaan knop. Je ziet een aantal opties, waarvan er één is Algemene opties. Als u hierop klikt, verschijnt er een klein venster met wat meer opties.

Ga je gang en controleer de Maak altijd een back-up doos. Klik op OK en wanneer u het bestand opslaat, wordt er ook een Excel-back-upbestand gemaakt met de extensie .XLK. Merk op dat de eerste keer dat u dit doet, de bestanden exact hetzelfde zullen zijn. Als u het oorspronkelijke bestand bewerkt en vervolgens opnieuw opslaat, blijft het back-upbestand hetzelfde (de oorspronkelijke gegevens). De derde keer dat u het opslaat, wordt het back-upbestand echter bijgewerkt met informatie tot het tweede opslaan.

Kortom, het back-upbestand is altijd één versie achter de huidige versie. Dus als je een aantal wijzigingen hebt aangebracht, je bestand hebt opgeslagen en vervolgens terug wilde naar de versie die deze wijzigingen niet had, kon je gewoon het back-upbestand openen.

Het bestand wordt opgeslagen op dezelfde locatie als het originele bestand en er lijkt geen manier te zijn om dat te veranderen. Deze functie voegt niet heel veel veiligheid toe aan uw document, maar het is goed in bepaalde omstandigheden.

Als u deze back-up- en herstelfuncties in Excel inschakelt, bespaart u hopelijk belangrijke gegevens. Het is altijd een goede optie om cloudopslag (zoals OneDrive) te gebruiken als extra vangnet voor het geval uw computer catastrofaal faalt. Als je vragen hebt, reageer dan gerust. Genieten!