5 effectieve manieren om uw bestanden onder controle te houden

Je computer is een digitale jungle. Het is zo gemakkelijk om een ​​schone en opgeruimde ontwerpwerkplek te maken en er een enorme puinhoop van te maken. Er zijn te veel bestanden en ze zijn helemaal over de plaats. Ontwerpbestanden die u nodig hebt, zijn bijna onmogelijk te vinden. Dus hoe voorkom je dat je bestanden uit de hand lopen? Nou, je hebt geluk, omdat dat zo is 5 effectieve manieren om uw bestanden onder controle te houden.

Maar eerst: waarom raken onze computer- en ontwerpbestanden zo gemakkelijk uit de hand? Om dezelfde reden hebben zoveel mensen rommelige kamers en ongeorganiseerde kasten en fysieke werkruimtes. Behalve vermenigvuldigen met 100, omdat het zo eenvoudig is om computerontwerpbestanden te maken die geen fysieke ruimte innemen.

Gelukkig is het niet zo moeilijk om je computer en ontwerpbestanden onder controle te houden. Voeg een snufje gezond verstand toe, meng met een scheut zelfdiscipline en herhaal, herhaal, herhaal. Maak je geen zorgen - het klinkt meer werk dan het is. Stel het gelijk aan je tanden poetsen: als je eenmaal de gewoonte hebt om deze dingen te doen, zul je het niet eens merken. Je houdt gewoon je computer en ontwerpbestanden op een natuurlijke manier onder controle.

Oke, zonder verder oponthoud, hier zijn de 5 effectieve manieren om uw bestanden onder controle te houden.

1. Verwijder gewetenloze oude en overbodige bestanden

(Afbeelding door Mixy Lorenzo)

Deze lijkt misschien overduidelijk voorhoofd te kloppen, maar soms worden de meest voorkomende zintuigstappen over het hoofd gezien. Vergeet alle productiviteitssoftware, en het stroomlijnen van workflows, en andere on-the-back productiviteitsonzin: eenvoudig verwijder oude en onnodige bestanden.

Het is hetzelfde als het schoonmaken van je kamer of het organiseren van je fysieke bestanden. Je doorzoek je spullen, en wanneer je naar een item kijkt, beslis je: is dit relevant voor iets belangrijks? Zo niet, gooi je meedogenloos weg. dat is hoe je georganiseerd blijft: door het aantal spullen dat je hebt te minimaliseren. Geen trucjes of geheimen.

Deze methode is niet anders als het gaat om de ontwerpbestanden van uw computer. Bestudeer bij het doornemen van uw bestanden of ze nog steeds relevant zijn voor iets belangrijks. Als dat niet het geval is, verwijder het dan meedogenloos - je hebt het niet nog een keer nodig, en het is gewoon je digitale werkplek. Meestal zijn deze bestanden oude projectbestanden zoals eerdere concepten van grafische afbeeldingen en ontwerpen en verouderde websitebestanden.

Dat is leuk en zo, maar wanneer moet je meedogenloze oude en onnodige bestanden verwijderen? Per slot van rekening heeft bijna iedereen een hekel aan het schoonmaken van hun kamer.

Nou, net zoals je kunt voorkomen dat je moet plannen dat je kamer wordt schoongemaakt door een object te behandelen zodra je het tegenkomt, moet je ook beslissen of je een bestand moet verwijderen wanneer je het tegenkomt. Wat ons leidt naar # 2 ...

2. Voer onmiddellijke actie uit op bestanden die u tegenkomt

(Afbeelding door John Britton)

De beste manier om te voorkomen dat u uw ontwerpbestanden voor de computer moet ordenen en opschonen, is door het niet nodig te hebben. Elke keer dat u een bestand tegenkomt, onderneem onmiddellijk actie.

Maar je bent ongetwijfeld een drukke kerel of meisje. Je hebt dingen te doen, plaatsen om te zijn. Je kunt niet alles laten vallen wat je doet en zorgen voor elk bestand dat je tegenkomt. Dus hoe bepaal je wanneer je actie moet ondernemen? Gebruik de regel van 5 minuten: als het nemen van onmiddellijke actie in het bestand 5 minuten of minder duurt, zorg dan voor het probleem zodra u het tegenkomt.

Klinkt bekend? Het is omdat dit is “beïnvloed” door het populaire boek van David Allen GTD: dingen gedaan krijgen. Daarin zegt hij dat je kunt voorkomen dat je een lange takenlijst verzamelt door meteen een taak te volbrengen die je tegenkomt, zolang het maar een paar minuten duurt.

Dit geldt ook voor uw computerontwerpbestanden:

• Heb je een halfafgewerkt logo gevonden? Wikkel het in en verzend het.
• Bijna klaar met een stuk code? Maak het af.
• Heb je een groep bestanden waarvan je niet zeker weet of je ze nog nodig hebt? Ga ze door, beslis en verwijder indien nodig.

Dus # 1 en # 2 helpen je bestanden onder controle te houden. Maar er is nog een essentieel element, namelijk ...

3. Zorg dat er maar een paar mappen mogelijk zijn

(Afbeelding door Steve Ryan)

Maak slechts een paar mappen voor uw type werk en wees zo algemeen mogelijk met de categorie. In plaats van een niche te krijgen met talloze mappen die worden afgebroken (zoals 'vectoren' of 'photoshop' of wat dan ook), moet je gewoon dingen hebben zoals 'logo's' en 'websites'. Of u kunt mappen voor elk project hebben, en elk type bestand dat er betrekking op heeft, gaat erin.

Waarom doe je dit? Twee redenen:

1. Geen verlammingsverlamming: is het bestand een logo, websitemateriaal of onderdeel van een project? Gooi het gewoon in de respectieve map en klaar is ermee.
2. Anti-too-many-files filter: als je ziet dat de map vol raakt met te veel bestanden, ben je eerder geneigd om oude en onnodige bestanden te verwijderen. Vergelijkbaar met het zien van te veel spullen in je kamer, in plaats van het te verbergen in laden en andere kamers.

Vermijd te specifiek te worden met mapnamen en categorieën. Hoe specifieker u een map een naam geeft, hoe meer categorieën u zult hebben. En met meer categorieën, zul je moeten beslissen waar het nieuwe bestand gaat. De kans is groot dat het niet netjes in een ervan past, dus u kiest er willekeurig een. Als het dan tijd is om meer bestanden te ordenen, denkt u de laatste keer terug aan welke categorie u met een vergelijkbaar bestand kiest. Om maar te zwijgen over het niet duidelijk weten tot welke categorie elk bestand behoort.

Waarom niet gewoon een tagging-systeem gebruiken? Dan kun je helemaal geen mappen meer gebruiken, toch? Hoewel dit in theorie zou moeten werken, zal het in werkelijkheid je aanmoedigen om veel te veel bestanden te maken en te bewaren.

Dit is wat er zal gebeuren:

1. Je tagt je oorspronkelijke bestanden en je voelt je goed dat je ze later gemakkelijk kunt vinden door te zoeken via tags.
2. Je wordt liberaal met tags door te veel tags te maken die te specifiek zijn - dit komt door de verlamming van de besluiteloosheid, omdat je niet kon kiezen tussen twee tags en hebt besloten om speciaal voor dat ene bestand een nieuwe te maken.
3. Uiteindelijk heb je te veel tags die overweldigend worden om dingen te vinden.
4. Wat erger is, is dat je niet de behoefte hebt om je bestandtelling laag te houden, je hebt nu meer bestanden dan wanneer ze constant zichtbaar waren in een algemene map waarin je keek.

4. Ditch Auto-Organizing Functies

(Afbeelding door Mark Sebastian)

Functies voor automatisch organiseren (denk aan de functie voor automatisch hernoemen en sorteren van iTunes, maar toegepast op alle bestanden) zijn de aartsvijand om bestanden onder controle te houden. Ze moedigen het creëren en opslaan van bestanden aan. Hoewel het in eerste instantie prima lijkt, hoe meer bestanden je hebt, hoe minder je weet waar alles is.

Waarom niet gewoon bestanden verwijderen als ze oud of onnodig zijn? De automatisch organiseren-functie moedigt je aan om niet te verwijderen. Zoiets als de nooit-verwijder-alleen-zoekfunctie van Gmail. Maar in tegenstelling tot e-mail, waar je maar één type inhoud (tekst) hebt en dus gemakkelijk kunt doorzoeken, zijn je bestanden moeilijk op deze manier te doorzoeken. Er is geen eenvoudige manier om in de inhoud te zoeken, vooral voor visuele en audiobestanden. Dus het enige waar je mee moet werken zijn bestandsnamen en misschien is er een meta-beschrijving erop gelabeld. Dat is een recept voor bestandsoverbelasting.

Als u geen functies voor automatisch organiseren gebruikt, bent u verantwoordelijk voor elk bestand dat u maakt. Je zult het zien en er minstens een keer op letten, zodat je je meer bewust bent van elk bestand op je computer. Op deze manier krijgt u een beter gevoel wanneer uw bestanden de controle verliezen - en wanneer u meedogenloos moet verwijderen.

5. Consolideer bestanden indien mogelijk

(Afbeelding door Aldo Gonzalez)

Dit is een simpele. Als je op de een of andere manier twee of meer bestanden in één kunt consolideren, heb je vanzelf minder bestanden. En minder bestanden betekent minder rommel.

Het andere voordeel van het consolideren van bestanden is dat het gemakkelijker wordt om te vinden waarnaar u op zoek bent. Uw bestanden worden beter georganiseerd. Hoe? U zult uiteraard relevante inhoud in één bestand hebben, dus u hoeft niet op meerdere bestanden te jagen die betrekking hebben op hetzelfde project.

Hoe gaat het met het consolideren van uw bestanden?

• Voor tekst kopieert en plakt u eenvoudig gerelateerde inhoud uit meerdere bestanden in één hoofdtekstbestand.
• Voor visuele ontwerpen kunt u verschillende elementen en variaties kopiëren en plakken in één hoofdgrafiekbestand.

Elke grote en kleine grafische app ondersteunt lagen en het labelen en groeperen ervan, dus profiteer daar van. Het kunnen variaties op een logo zijn of meerdere aspecten van een groter ontwerp - alles in één grafisch bestand.

Toegegeven, niet elk type bestand of inhoud kan worden geconsolideerd. Code, bijvoorbeeld. Dus dat is waarom het bovenstaande is getiteld “wanneer mogelijk” - doe je best, en elk bedrag dat helpt om het aantal bestanden te verminderen, is een netto winst.

Houd effectief uw bestanden onder controle

Hopelijk waren deze 5 manieren niet alleen productiviteitsporno: dingen om te lezen om echt werk te vermijden dat je gewenste resultaten in je leven oplevert. Nee, deze zijn geschreven met de bedoeling om bruikbare dingen te zijn die u nu kunt gaan toepassen om te voorkomen dat uw computer en ontwerpbestanden uit de hand lopen.

Niemand wil actief zijn computer- en ontwerpbestanden organiseren en beheren. Dus deze 5 manieren zullen je helpen om gewoonten te vormen die zullen voorkomen dat je dat moet doen. En zoals bij elke gewoonte, is het belangrijkste om ze gewoon te gaan doen.

Om samen te vatten, hier zijn de 5 effectieve manieren om uw bestanden onder controle te houden:

1. Mijdbare en onnodige bestanden meedogenloos verwijderen
2. Onderneem onmiddellijk actie tegen bestanden die u tegenkomt
3. Zorg dat je zo min mogelijk mappen hebt
4. Ditch automatisch organiserende functies
5. Consolideer bestanden indien mogelijk

Jouw beurt: welke andere manieren hebben je geholpen om je computer en ontwerpbestanden effectief onder controle te houden?

Opmerking van de uitgever: Dit bericht is geschreven door Oleg Mokhov voor Hongkiat.com. Oleg Mokhov is 's werelds meest mobiele elektronische muzikant, een web- en visueel ontwerpenthousiast en mede-oprichter van de premium royalty-vrije muziekwinkel Soundtrackster.