Het bijhouden van wijzigingen die in een document zijn aangebracht

Nu u de sjabloon voor uw document hebt ingesteld in les 1 en de eerste conceptversie van uw document is geschreven, is dit de bewerkingstijd. Als u meerdere personen aan het document hebt meegewerkt, kunt u de functie Wijzigingen bijhouden in Word gebruiken om te weten welke wijzigingen zijn aangebracht en door wie ze zijn gemaakt.

1. Sjablonen gebruiken om gemeenschappelijke indeling en opmaak te garanderen
2. Het bijhouden van wijzigingen die in een document zijn aangebracht
3. Opmerkingen gebruiken om wijzigingen in een document aan te geven
4. Beperken en beveiligen van documenten en sjablonen
5. Versiebeheer, vergelijken en combineren van documenten

Wanneer u een document wijzigt met "Wijzigingen bijhouden" ingeschakeld, wordt elke wijziging die u aanbrengt in het document weergegeven als een gekleurde markering, aan elke revisor wordt een andere kleur toegewezen.

Verwijderde tekst verdwijnt niet - deze is doorgestreept en tekstdisplays onderstreept toegevoegd. Hiermee kunt u alle wijzigingen in het document bekijken voordat ze permanent worden en ervoor kiezen elke wijziging te accepteren of te weigeren. We zullen u laten zien hoe u wijzigingen later in deze les accepteert en verwerpt.

In deze les laten we u zien hoe u de functie "Wijzigingen bijhouden" inschakelt en de verschillende weergaven gebruikt. Om ervoor te zorgen dat andere revisoren hun wijzigingen bijhouden, kunt u de functie "Wijzigingen bijhouden" vergrendelen. Nadat alle wijzigingen zijn aangebracht, moet elke wijziging worden beoordeeld. We laten u zien hoe u wijzigingen accepteert en afwijst. Pas de functie "Wijzigingen bijhouden" aan met behulp van de vele beschikbare opties.

Schakel Wijzigingen van track in

Als u 'Wijzigingen bijhouden' wilt inschakelen, klikt u op het tabblad Controleren en klikt u op 'Spoorwissel."

Wanneer "Wijzigingen bijhouden" is ingeschakeld, wordt de knop weergegeven met een blauwe achtergrond.

Alle wijzigingen die u in het document aanbrengt, worden nu als gekleurde markeringen weergegeven.

Wijzig de Markup View en Vertraagde wijzigingen verbergen

Wanneer u 'Wijzigingen bijhouden' inschakelt, zijn er verschillende manieren om de markup te bekijken. In de weergave "Alle markeringen" worden alle actuele revisies in uw document weergegeven, zoals hierboven weergegeven. Dit is de standaardweergave voor documenten die zijn geopend met "Wijzigingen bijhouden" op. Als u echter veel revisies in het document hebt, kan het verwarrend zijn om het te lezen met alle revisies die worden weergegeven.

Om de leesbaarheid van uw document te verbeteren, kunt u de weergave "Eenvoudige markering" gebruiken, die complexe markeringen verbergt. Merk op dat elke wijziging wordt gemarkeerd door een verticale balk links van de tekst. Klik op deze balk om over te schakelen van de weergave "All Markup" naar de weergave "Simple Markup".

OPMERKING: Het wijzigen van opmaakweergaven is van invloed op alle bijgehouden wijzigingen in het document, niet alleen op de grafiek waarin u op de verticale balk hebt geklikt.

De weergave "Eenvoudige markering" verbergt de bijgehouden wijzigingen in de tekst en vouwt opmerkingen samen (besproken in les 3) in kleine ballonnen en de verticale balken die de bijgehouden wijzigingen aangeven, worden in rood weergegeven. Klik nogmaals op de balk om over te schakelen naar de weergave "Alle markeringen" en bekijk alle inline bijgehouden wijzigingen.

U kunt ook markup-weergaven wijzigen met behulp van het vervolgkeuzemenu 'Weergeven voor revisie' in het gedeelte 'Volgen' van het tabblad 'Reviseren'..

Naast de weergaven "Simple Markup" en "All Markup", kunt u ook "No Markup" kiezen om de definitieve versie van het document te bekijken, alsof alle bijgehouden wijzigingen zijn geaccepteerd (we zullen later accepteren en wijzigingen accepteren in deze les) of "Origineel" om de originele versie van het document te bekijken. De opties "No Markup" en "Original" verbergen allebei de inline markup.

OPMERKING: De opties "Geen markering" en "Origineel" helpen ook bij het afdrukken van een document waarin wijzigingen zijn gemarkeerd. Als u de bijgehouden wijzigingen verbergt, worden ze niet afgedrukt.

Revisies in ballonnen weergeven in plaats van inline

Standaard worden de meeste revisies inline weergegeven, waarbij de tekst zelf wordt gemarkeerd. U kunt er echter voor kiezen om de revisies in ballonnen weer te geven, waardoor de meeste revisies in de rechtermarge worden verplaatst. Dit kan het document gemakkelijker leesbaar maken en de ballonnen geven meer gedetailleerde informatie over sommige markups.

Als u revisies in ballonnen wilt weergeven, klikt u op het tabblad 'Controleren' en vervolgens op 'Opmaak weergeven' in het gedeelte 'Volgen'. Selecteer "Ballonnen" en vervolgens "Revisies in ballonnen tonen" in het vervolgkeuzemenu.

De meeste revisies worden weergegeven in het "Markup Area" in de rechtermarge. Elke toegevoegde tekst wordt echter nog steeds inline weergegeven.

Als u de markeringen weer inline wilt bekijken, selecteert u Ballonnen in het vervolgkeuzemenu 'Show Markup' en selecteert u vervolgens 'Show All Revisions Inline' of 'Show Only Comments and Formatting in Balloons'.

OPMERKING: als u de gevolgde wijzigingen niet verbergt, raakt u ze niet kwijt. U moet elke wijziging accepteren of weigeren om ze volledig te verwijderen voordat u uw definitieve document distribueert. We zullen bespreken dat we iets later in deze les accepteren en verwerpen.