Versiebeheer, vergelijken en combineren van documenten

Voor de laatste les in deze Geek School-serie gaan we praten over het bijhouden van versies in Word en het vergelijken en combineren van documenten.

SCHOOLNAVIGATIE

1. Sjablonen gebruiken om gemeenschappelijke indeling en opmaak te garanderen
2. Het bijhouden van wijzigingen die in een document zijn aangebracht
3. Opmerkingen gebruiken om wijzigingen in een document aan te geven
4. Beperken en beveiligen van documenten en sjablonen
5. Versiebeheer, vergelijken en combineren van documenten

De Versies-functie in Word is in recente versies van Word verwijderd. In Word 2013 is de enige manier om eerdere versies van een document in Word te openen eerdere, automatisch opgeslagen (automatisch opgeslagen) versies van het document te openen. U kunt ook recente niet-opgeslagen documenten openen. Er is echter geen formele versiebeheerfunctie in Word. We laten u een alternatief zien dat u gemakkelijk gratis aan Word kunt toevoegen en dat deze mogelijkheid biedt.

Als meerdere mensen aan verschillende exemplaren van hetzelfde bestand hebben gewerkt, in plaats van de functie Wijzigingen bijhouden op één kopie van het bestand te gebruiken, kunt u de twee versies van het bestand vergelijken om de verschillen te zien. Word bevat een vergelijkingsprogramma waarmee u twee bestanden kunt vergelijken, zolang ze maar verschillende bestandsnamen hebben. We laten u zien hoe u deze functie kunt gebruiken en hoe u de resultaten van de vergelijking kunt lezen.

Naast het vergelijken van documenten, kunt u documenten na het vergelijken combineren. We laten u zien hoe u twee versies van hetzelfde document kunt samenvoegen en hoe u gemakkelijk twee verschillende documenten kunt samenvoegen, voor het geval dat meerdere auteurs aan verschillende delen van een document hebben gewerkt.

Nadat alle wijzigingen zijn aangebracht, de nodige vergelijkingen zijn gemaakt en documenten zijn samengevoegd, kunt u uw document eenvoudig delen met Microsoft OneDrive. U kunt OneDrive op elk gewenst moment in het samenwerkingsproces gebruiken om andere revisoren toegang te geven tot het document.

Blijf op de hoogte van versies van een document

Word had een formele versiefunctie waarmee u verschillende versies van een document in het document zelf kon opslaan. Die functie is verdwenen en de enige manier om eerdere versies van een document op te halen is via de functie Automatisch opslaan of door toegang te krijgen tot niet-opgeslagen documenten, indien beschikbaar.

Word slaat standaard uw document automatisch op met bepaalde intervallen. Dit is de Auto-Save-functie. Om terug te gaan naar een eerder, automatisch opgeslagen kopie van uw document, klikt u op het tabblad "Bestand" en selecteert u een "(automatisch opslaan)" item uit de lijst onder "Versies."

U kunt ook het interval voor de functie Auto-Save in Word verhogen of verlagen.

Als u uw document per ongeluk hebt gesloten zonder op te slaan, of als u de stroom hebt uitgeschakeld en de computer onverwacht is uitgeschakeld, kunt u niet-opgeslagen documenten herstellen. Klik hiertoe op het tabblad "Bestand" en klik op de knop "Versies beheren" op het scherm "Info". Selecteer "Niet-opgeslagen documenten herstellen" in het vervolgkeuzemenu.

Als niet-opgeslagen bestanden beschikbaar waren, zouden ze worden vermeld in het dialoogvenster "Openen" dat wordt weergegeven.

Alternatieven voor het opslaan van versies van een Word-document

Er zijn alternatieven om een ​​versiesysteem aan Word toe te voegen. Een daarvan is een invoegtoepassing voor Word, genaamd Versies opslaan en een andere is een plug-in die werkt met een extern versiebeheerprogramma genaamd Perforce.

Met de invoegtoepassing Versies opslaan kunt u gemakkelijk genummerde versies van een Word-document opslaan vanuit het bestand.

Perforce is een versiebeheerprogramma dat gratis beschikbaar is voor maximaal 20 gebruikers. Ze bieden een plug-in voor Microsoft Office waarmee Microsoft Word-, Excel-, PowerPoint- en projectbestanden gemakkelijk kunnen worden opgeslagen en beheerd in Perforce vanuit de programma's.

Vergelijk twee versies van hetzelfde document

Als een revisor is vergeten de functie "Wijzigingen bijhouden" te gebruiken en u deze niet hebt vergrendeld in het document, kunt u de twee versies van het document nog steeds vergelijken en wijzigingen accepteren en afwijzen op basis van de vergelijking. Het enige dat u nodig hebt, is uw originele document en het herziene document. Elk bestand moet een andere naam hebben.

De functies "Vergelijken" en "Combineren" lijken op elkaar, maar hebben allemaal hun doel. Als u slechts twee documenten hebt die u wilt vergelijken en de geen van beide bevat bijgehouden wijzigingen, gebruikt u de functie "Vergelijken". Als u twee of meer documenten hebt die bijgehouden wijzigingen bevatten en u moet bijhouden wie wat en wanneer heeft gewijzigd, gebruikt u de functie "Combine", die later in deze les wordt beschreven..

Om de originele en herziene versies van een document te vergelijken, klikt u op "Vergelijken" in het gedeelte "Vergelijken" van het tabblad "Beoordeling" en selecteert u "Vergelijken" in het vervolgkeuzemenu.

OPMERKING: U kunt twee documenten niet vergelijken als een van beide is beveiligd voor gevolgde wijzigingen of als er een documentbeveiliging is toegepast. Verwijder de documentbeveiliging om door te gaan met het vergelijken van de documenten. Zie les 2 voor informatie over het ontgrendelen van de functie voor getraceerde wijzigingen en les 4 voor informatie over het verwijderen van opmaak- en bewerkingsbeperkingen van een document en een wachtwoord dat is toegewezen aan een document om het te openen.

Selecteer in het dialoogvenster "Documenten vergelijken" het "Origineel document" in de vervolgkeuzelijst.

Selecteer het "Revised document" in de vervolgkeuzelijst. Geef onder het "Revised document" een label op dat van toepassing is op de wijzigingen, zodat u weet wie ze heeft gemaakt in het invoervak ​​"Labelwijzigingen met". Het kan de naam van een gebruiker zijn of wat je maar wilt.

Klik op "Meer" voor meer opties.

Selecteer in het gedeelte "Vergelijkingsinstellingen" de items die u in de twee documenten wilt vergelijken. Standaard zijn alle items geselecteerd.

OPMERKING: het item "Inserties en deleties" is altijd grijs en is altijd aangevinkt. Wanneer u "Vergelijken" of "Combineren" gebruikt, worden invoegingen en verwijderingen altijd vergeleken.

Kies in het gedeelte 'Wijzigingen weergeven bij' om tekens per teken ('Tekenniveau') of woord voor woord ('Woordniveau') te vergelijken. Met "Tekenniveau" kunt u de exacte wijzigingen zien die zijn aangebracht. Als het originele document bijvoorbeeld het woord 'to' heeft en het gereviseerde document het woord 'too' heeft, waaraan een 'o' is toegevoegd, geeft de instelling 'Word-niveau' aan dat 'to' is vervangen door ' ook. "De instelling" Tekenniveau "zou echter het feit laten zien dat een" o "is toegevoegd.

Standaard plaatst de functie "Vergelijken" de wijzigingen in een nieuw document, zoals getoond in het gedeelte "Wijzigingen tonen in". U kunt er echter voor kiezen om de wijzigingen in het "Origineel document" of in het "Herziene document" te plaatsen.

Klik op "OK" zodra u uw selecties hebt gemaakt.

De vergelijking tussen de twee documenten wordt gemaakt en de wijzigingen worden weergegeven in het opgegeven document. In ons voorbeeld hebben we ervoor gekozen om de standaardinstelling voor het weergeven van de wijzigingen in een nieuw document te accepteren. Het "originele document" en het "herziene document" worden beide weergegeven in een venster rechts van het "Document in vergelijking" dat als referentie moet worden gebruikt. Ze kunnen niet worden bewerkt.

Als u het venster met de originele en gereviseerde documenten niet ziet, klikt u op 'Vergelijken' in het gedeelte 'Vergelijken' van het tabblad 'Controleren'. Selecteer vervolgens "Brondocument weergeven" en vervolgens "Beide weergeven". U kunt ook kiezen voor "Origineel weergeven" of "Weergeven herzien" als u niet beide wilt weergeven.

Het "Reviewing-venster", dat in les 2 en in meer detail in les 3 kort wordt besproken, verschijnt ook links van het "Document in vergelijking".

In het "Document in vergelijking" kunt u de bijgehouden wijzigingen bekijken, net zoals besproken in Les 2, elke wijziging accepteren of afwijzen.

Bewaar het vergeleken document vervolgens met een andere naam en u krijgt een document met wijzigingen van zowel de originele als de herziene documenten.