Netwerkhandleiding voor bloggers Berichten die opgemerkt worden (deel 6)

Het vorige deel van de serie ging helemaal over e-mail en verschillende aspecten ervan. Hoe lang een e-mail zou moeten zijn. Wat een goede onderwerpregel is. Eindelijk, wat de waarde is van het hebben van een professioneel uitziend e-mailadres.

Dit zijn allemaal geldige elementen, maar we hebben nog niet de inhoud van een e-mailbericht aangeraakt. En dit is precies wat we vandaag gaan doen.

Communiceren via tekst is nogal moeilijk. Woorden, zinnen en interpunctie zijn de enige hulpmiddelen die u kunt gebruiken. Je kunt in het midden van een zin geen lach opwekken, je kunt je handbewegingen niet gebruiken om een ​​punt te benadrukken, je kunt geen andere lichaamstaal gebruiken om je te helpen je boodschap over te brengen.

Alleen woorden.

En aangezien er alleen woorden zijn, zorgt dit voor veel verschillende uitdagingen. Wanneer je bijvoorbeeld voor de eerste keer contact met iemand opneemt, is het laatste wat je wilt dat je op een of andere manier wanhopig, agressief, veeleisend of onaangenaam klinkt.

In de communicatie van de echte wereld kun je, ongeacht wat je zegt, aan het einde van een zin gewoon glimlachen en alles komt goed. Maar op internet - pech.

Snelle notitie:Dit bericht maakt deel uit van een reeks met de titel - Netwerkhandleiding voor bloggers. Zorg ervoor dat je volgende week terugkomt voor meer informatie! Als je de vorige post (s) hebt gemist, zijn hier de links:

• Deel 1 - Netwerken voor bloggers: waarom het belangrijk is
• Deel 2 - Netwerken voor bloggers: uw doelen en regels instellen
• Deel 3 - Netwerken voor bloggers: kies mensen verstandig, u moet
• Deel 4 - Netwerken voor bloggers: hoe mensen benaderen
• Deel 5 - Netwerken voor bloggers: een goede eerste indruk maken

Universele elementen van een e-mailbericht

Allereerst zijn er altijd een aantal universele elementen die elke e-mail zou moeten hebben, gewoon om er serieus uit te zien, en ... nou ja, echt. Sommige van deze tips klinken vanzelfsprekend, maar ze zijn nog steeds erg belangrijk en daarom neem ik ze hier op.

"Hoi"

Vergeet om te beginnen niet simpelweg zeg gedag. Dit gaat echt een lange weg. Een eenvoudige Hoi, of Hallo, met de naam van de persoon ernaast.

Let op één ding, er is geen “Geachte heer,” of a “Voor wie het ook mag zijn” op deze lijst. Enkel en alleen “Hallo [naam],” of “Hallo [naam].” Als je echt van plan bent om te gebruiken “voor wie het ook mag zijn” in het begin van je e-mail ben je echt beter af, zelfs helemaal geen e-mail te verzenden.

Invoering

Als je voor het eerst contact met iemand opneemt, is het vaak een goed idee jezelf voor te stellen. Deel uw levensverhaal hier niet, “Ik ben Karol, van newInternetOrder.com” is genoeg.

Waarom u contact opneemt

Nu het belangrijkste onderdeel - waarom u contact opneemt. Maak dit zo kort mogelijk en zo ter zake als mogelijk.

Als u eenvoudig contact met mij opneemt om hallo te zeggen, zeg het dan gewoon “Ik schrijf alleen om hoi te zeggen, ik vind je blog echt leuk, proost.” Als je een gastpost naar de persoon wilt pitchen, zeg het dan vooraf - “Ik wil graag een gastpost publiceren op je blog. Het idee dat ik ervoor heb is _________.“

In eerste instantie zou dit kunnen klinken alsof het te directe, maar eigenlijk drukke personen zijn, zoals mensen die hun tijd waarderen en niet om de oren slaan. Vergeet bovendien niet dat je maar 5 zinnen hebt om in je e-mail te gebruiken. Wil je echt dat er ergens een plaats is om in de buurt te kloppen?

Handtekening

Eindelijk, stop nooit met uw e-mail met “vergeet niet om mijn blog te bekijken op ______.” Er is een eenvoudigere en slimmere manier om iemand naar je blog te laten gaan. Allereerst, als ze je een bezoek willen brengen, zullen ze dat doen, zonder extra overtuigend te zijn. Als ze dat niet doen, kan dat aan de andere kant niet overtuigen.

Het enige dat u hoeft te doen is een adres opgeven. En er is geen betere plaats voor de URL van uw blog dan uw handtekeningregel. Zorg ervoor dat de URL van je blog het eerste is in je handtekening, direct achter je naam.

Hier is het begin van mijn handtekening, alleen om u een voorbeeld te geven. Opmerking: de URL's worden standaard omgezet in live links in elke e-mailsoftware.

Om dit deel van de post in enkele opsommingstekens samen te vatten, hier zijn de universele elementen van elke e-mail:

1. Hallo zeggen.
2. Introductie van jezelf.
3. De reden waarom u contact opneemt (ook wel het eigenlijke bericht).
4. Uw handtekening.

Nu is er nog een echt belangrijk iets als het gaat om e-mailcommunicatie. Een die ik kort heb genoemd in het begin van dit bericht. Dat wil zeggen: zorgvuldig uw stem selecteren.

Wat je ook wilt schrijven, helaas kun je altijd fout gaan en in het algemeen agressief, veeleisend of negatief klinken ... allemaal per ongeluk. Het enige dat je hoeft te doen is hier een verkeerd woord gebruiken en twee andere verkeerde woorden, plus een uitroepteken aan het einde van een zin, en je bent genaaid.

Je stem kiezen

Zelfverzekerd, beleefd, bescheiden en vriendelijk. Dit zijn de soort persoonlijkheidstrekken die je zou moeten presenteren. Ongeacht wat uw reden voor het verzenden van een e-mail is.

Niemand reageert op een e-mail die veeleisend is, of klinkt alsof de persoon denkt dat hij hoger staat in de hiërarchie van de mensheid. Dat komt omdat het meer dan gemakkelijk is om iemand online te negeren of ze zelfs uit je inbox te verwijderen.

De eenvoudigste vuistregel is om te onthouden dat, nogmaals, mensen niet om je geven. Dus probeer je e-mail op zo'n manier te schrijven dat ze niet iets meer om je geven, niet meer.

Ieder van ons heeft een andere stem tijdens het communiceren met anderen, dus er is geen magische-bullet oplossing. En de duivel zit zoals altijd in de details. Maar er zijn nog enkele algemene regels die het volgen waard zijn:

• SCHRIJVEN IN ALLE HOOFDSTUKKEN - niet doen. Zelfs als het slechts een ENKIG woord is.
• Uitroeptekens! - niet doen. Ik moet nog een geval tegenkomen waarbij een uitroepteken moet worden gebruikt in een op e-mail gebaseerde communicatie.
• Ervan uitgaande dat iemand iets verkeerd zal krijgen - niet doen. Bijvoorbeeld een verklaring die zoiets veronderstelt: “kom niet te laat.”
• Gebruik de zin niet “geen gebrek aan respect, maar” omdat in 100% van de gevallen het volgende inderdaad een respectloze verklaring is.
• Klink niet als een alleskenner. Zelfs als je dat bent.
• Zeg niet dat je belangrijk bent. Als je belangrijk bent, weet je ontvanger dat al. Als je niet belangrijk bent om te zeggen dat je niets wilt veranderen.
• Niet hedgen. Je bedekt je wanneer je bang bent je echte mening te geven, dus je probeert het te verzachten. Voorbeeld: “Ik denk dat er een mogelijkheid is dat uw product net is wat de klanten nodig hebben,” in plaats van “Je product is geweldig.” Dat brengt me bij ...
• Wijs de persoon die je contacteert niet te veel toe ... “Oh mijn god, je blog is zo geweldig en je inhoud is echt levensveranderend voor mij.”
• En nog belangrijker: lieg nooit liegend liegen. Als je iemand bijvoorbeeld schrijft dat je zijn blog twee jaar hebt gelezen, en als je toch zijn naam niet herkent, of erger nog, zijn naam verkeerd spelt, is de kans groot dat je liegt, mijn vriend.

Dit zijn slechts enkele algemene regels voor de online wereld, en afgezien van het feit dat u ze in gedachten hebt, zijn er nog veel meer dingen waar u op moet letten. Elke zin heeft zijn eigen gevoel en emotionele boodschap. Dit is soms moeilijk op te merken omdat je, als auteur, weet welke emoties je begeleiden bij het schrijven van het bericht, maar het is niet duidelijk of de persoon die het leest hetzelfde gevoel zal krijgen.

Er zijn twee manieren om ervoor te zorgen dat uw bericht inderdaad klinkt zoals u wilde dat het klonk.

1. Laat het lezen door een vriend / collega. Een nieuwe reeks ogen kan u vertellen wat er fout (en goed) is met uw bericht.
2. Gebruik een slim stuk software zoals ToneCheck.

ToneCheck is een coole app die verbinding maakt met jouw Gmail account (naast andere mogelijkheden), en bekijkt elk bericht dat je schrijft. ToneCheck analyseert uw e-mails en brengt u op de hoogte van alle fragmenten die een soort negatieve berichten overbrengen.

Ik geef toe, deze post benadrukt veel op de toon van je bericht zelf, maar het is echt zo belangrijk. Als je de toon van je bericht verkeerd krijgt, kun je niets schrijven dat je zal redden. Hoe je iets zegt, is altijd belangrijker dan wat je eigenlijk zegt.

Vergeet niet om elk bericht dat u schrijft altijd te analyseren, uzelf of met extra hulp van iemand anders, of een app als ToneCheck.

redenen waarom e-mails onopgemerkt blijven

Wanneer u iets verzendt en geen reactie ontvangt, is de kans groot dat uw onderwerpregel geen interesse wekte, uw bericht te lang was of de stem niet aangenaam was.

Dit zijn de drie meest voorkomende redenen om te falen. Zoals je kunt zien, ze zijn allemaal op jou gericht.

Het volgende deel van de serie is de laatste. Het bevat een stappenplan, om zo te zeggen, over de exacte stappen die u kunt nemen terwijl u iemand bereikt. Beginnend bij het eenvoudigste eerste contact en eindigend op de “kunt u mij helpen” e-mail. Het kunnen verzenden van een “kunt u mij helpen” e-mailen naar iemand is de laatste stap van een online relatie met een blogger. Er is gewoon niets groters dan dit (dat wil zeggen, tenzij je met iemand wilt trouwen).

Omdat we het hebben over iemand vragen om iets te doen ... kan ik je vragen iets te doen? :) Wees eerlijk, heb je ooit gefaald om effectief contact met iemand op te nemen omdat de toon van je bericht gewoon verkeerd was?