10 tips om uw freelance klanten professioneel te factureren

Laten we eerlijk zijn, terwijl het ontvangen van geld heel verslavend kan zijn, is facturering een totale nachtmerrie voor freelancers, vooral ontwerpers met artistiek talent. De waarheidskwestie over de freelance-business is dat je niet alleen je ontwerpvaardigheid nodig hebt om te slagen, maar zorgvuldige en verstandig beheerde facturering om uw zaken soepel te laten verlopen zonder problemen van de financiële kant, of frustratie van de kant van de klant.

We praten over professionaliteit, maar eigenlijk is alles wat je nodig hebt om het goed te doen. Kies de juiste factureringssoftware, voer het juiste beleid en de juiste betaalmethode uit, vraag om een juiste betalingsmethode, beheer het factuurregistratierecht, dit artikel gaat over het delen van de juiste tips voor u om de juiste facturering te doen. Dus leer van de tips rechts, dan bent u op de juiste manier aan het goede en vooral professionele factureren aan het doen. Volledig detail na het springen!

1. Gebruik maken van goede factureringssoftware

Het eerste dat u moet doen bij het opstellen van facturen voor uw klanten is selecteer goede factureringssoftware. Er zijn veel factureringssoftware op de markt die u helpt overtuigende facturen te maken, dus u hoeft zich waarschijnlijk geen zorgen te maken over het kiezen van de juiste factuur.

Het is beter om een te gebruiken software voor online facturering omdat het u helpt uw klanten gemakkelijk te volgen en de hoeveelheid geld die u verschuldigd bent. Sommige van de factureringssoftware zijn betaalde diensten, terwijl andere gratis zijn. Ongeacht de software die u beslist te gebruiken, zorg ervoor het voldoet aan al uw behoeften met de functies die u nodig hebt.

Hieronder staan enkele geweldige aanbevelingen:

FreshBooks
LessAccounting
BlinkSale

Als alternatief kunt u onze gedetailleerde post - top factuur- en boekhouddiensten voor freelanceontwerpers bekijken.

2. Verzin uw beleid

Het is normaal om betaald te willen worden na het werken voor een klant. Echter, in de echte wereld niet alle klanten betalen op tijd. Als freelance grafisch ontwerper kom je koppige klanten tegen die de helft van het bedrag betalen en vervolgens verdwijnen. Sommige van uw klanten zullen zelfs weigeren u te betalen. Om het voorkomen van dergelijke gevallen te minimaliseren, moet u dit doen komen met beleid met betrekking tot betalingen.

(Afbeeldingsbron: Fotolia)

Neem als onderdeel van uw werkbeleid de volgende factoren in overweging:

Welke betalingsmodus zult u gebruiken - contant geld, cheques of creditcards?
Hoeveel moet de klant betalen als aanbetaling??
Ga je aan het werk zonder enige betaling??
Hoeveel dagen u zult wachten voordat de klant betaalt?
Gaat u straffen opleggen voor te late betalingen?
Wanneer ontvangt de klant het definitieve werk - vóór of na het verrichten van betalingen?

Houd er rekening mee dat dit beleid niet in steen is geschreven, maar alleen als richtsnoer fungeert. Er zullen gelegenheden zijn waar je gedwongen wordt te zijn flexibele en breng wijzigingen aan in uw beleid om een klant te huisvesten.

3. Houd je aan je beleid

Klanten houden niet van verrassingen. Laat de klanten weten over uw beleid, inclusief uw prijsstructuur. Ze moeten ook worden geïnformeerd als er wijzigingen in het beleid worden aangebracht.

(Bron afbeelding: CodyYoung)

Klanten kunnen weigeren te betalen of zijn geneigd om te late betalingen te doen als ze verrast zijn door informatie op uw facturen. Als een freelance grafisch ontwerper, moet je dat doen ontwikkel een vertrouwensrelatie met uw klanten, dus alles glashelder maken op uw beleid zal u niet alleen meer vertrouwen geven aan klanten, maar ook meer banen voor u.

4. Denk na over uw kosten

Je hebt gehoord dat de eerste regel van prijzen is nooit te weinig opladen. Dit is zo waar. Uw prijzen moeten in lijn zijn met die van uw concurrenten. Durf geen lagere prijzen te noemen om klanten aan te trekken.

(Afbeeldingsbron: Fotolia)

De reden is dat als je je diensten te weinig betaalt, je meer kans maakt om goedkope klanten aan te trekken die je lange en vervelende klusjes geven en dan verdwijnen zonder zelfs maar een cent te betalen. Ook bepaal uw prijsmethode. Bepaal of u uw prijsbepaling op basis van de klus of per uur wilt vaststellen, informeer de klant zodat ze geen enkele twijfel hebben over hoe u de kosten in rekening brengt.

5. Voeg services en kosten toe

Al uw facturen moeten duidelijk zijn geef de verleende diensten aan en de bedrag in rekening gebracht. Dit maakt het gemakkelijk voor klanten om te begrijpen waarvoor ze worden gevraagd om te betalen. Dit helpt u en de klant ook om toezicht te houden op wat al is betaald en het uitstaande bedrag, waardoor een up-to-date overzicht van betalingen en voltooide taken wordt bijgehouden.

(Afbeeldingsbron: Fotolia)

Merk bovendien op dat de meerderheid van de freelance grafische ontwerpers er de voorkeur aan geeft dat hun klanten vooraf betalen voordat ze met het project beginnen. Dus bij het duidelijk maken van een factuur geef aan of de betaling voor het gehele of een deel van het project is.

6. Geaccepteerde betaalmethoden

Het is belangrijk voor klanten om duidelijk te zijn welke betalingsdiensten zijn verleend. Sommige van uw klanten zijn misschien comfortabel in het betalen van contant geld, terwijl anderen misschien bereid zijn cheques te schrijven of creditcardbetalingen te doen. Het is goed zolang u een methode kiest die acceptabel is voor u en uw klanten.

Enkele van de opties die u kunt overwegen zijn:

PayPal
Moneybookers
AlertPay

Voor de meeste ontwerpers is PayPal hun favoriete keuze omdat het handig, snel en beveiligd is. Hier is een artikel waarin u wellicht geïnteresseerd bent - 10 meest gestelde vragen over PayPal.

7. Wanneer zijn de verschuldigde betalingen?

Veel freelance grafisch ontwerpers ontvangen geen betalingen voor projecten die zijn uitgevoerd omdat ze hun klanten niet informeren wanneer betalingen moeten worden betaald. Zorg ervoor dat een vervaldatum opnemen op elke factuur die u verzendt om het aantal late betalingen te verminderen.

Houd er rekening mee dat het opnemen van vervaldatums op de factuur nuttig is, zelfs als uw klanten hun betalingen altijd op tijd uitvoeren en erover praten veiligheid.

8. Neem uw contactgegevens op

Let bij het ontwerpen van uw factuur niet op vermeld uw volledige naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Sommige van de facturen die u verzendt zal door verschillende mensen gaan voordat je betaald wordt. Het is veel gemakkelijker als de persoon die de factuur ontvangt weet waar deze vandaan komt. Bovendien kunnen ze nodig hebben verduidelijking op een paar items en inclusief uw contactgegevens maakt het voor hen gemakkelijker om u te bereiken.

(Afbeeldingsbron: Fotolia)

Het niet opnemen van uw contactgegevens op de factuur kan leiden tot vertragingen in de betaling. Klanten kunnen uw contactgegevens ook nodig hebben als onderdeel van hun archiveringsbeleid.

9. Nummer uw facturen

Als freelancer zult u met veel klanten te maken hebben en daarbij zult u veel facturen versturen. U moet dus een manier verzinnen om uw facturen te controleren en te organiseren.

(Afbeeldingsbron: Fotolia)

Het merendeel van de bovengenoemde factureringssoftware bevat een nummering systeem, die u kunt gebruiken om betalingen bij te houden. Een goed nummeringsysteem geeft u de mogelijkheid om bewaak betalingen en houd rekening met late betalingen of klanten die in gebreke zijn gebleven. Het bespaart u eenvoudigweg hier en daar tijd en moeite met zoeken, of het uiteindelijk in rekening brengen van klanten die al hebben betaald.

10. Een record van facturen bijhouden

Onthoud dat altijd back-up is de redder van alle zakelijke problemen. Het is zo essentieel dat als u dit niet doet en u uw facturen verliest, er geen manier is om bij te houden welke klanten zijn gefactureerd en welke niet.

(Afbeeldingsbron: Fotolia)

Laat een gewoonte groeien, maak altijd een back-up van uw factuurrecord. U kunt ze fotokopiëren, afdrukken of downloaden naar de lokale opslag van uw computer, zolang u er een kopie van hebt. Bewaar elke e-mail en brief met betrekking tot de factuur dus als er iets gebeurt, heb je altijd een extra referentie en bedank je jezelf om ze goed te houden.

Bonus: maak follow-ups

Niet al uw klanten zullen tijdig op uw facturen reageren. Naarmate de vervaldatum nadert, beleefd navraag bij de klanten of ze hun betalingen al dan niet hebben verzonden. Ja, wees beleefd bij het doen van follow-ups omdat, terwijl bepaalde klanten bereid zijn te betalen, ze de betalingen eenvoudigweg vergeten kunnen zijn.

(Afbeeldingsbron: Fotolia)

Ten slotte moet dat zo zijn systematisch bij het behandelen van factureringskwesties die door uw cliënten worden aangekaart. Door tijdig op de zorgen van uw klant te reageren, wordt uw professionaliteit weergegeven en wordt de kans groter dat zij u meer projecten geven.

Opmerking van de uitgever: Dit bericht is geschreven door Kevin Harter voor Hongkiat.com. Kevin is grafisch ontwerper, reguliere blogger en de eigenaar van Crystalint Media. Wanneer hij zijn hersens niet aanwakkert met nieuwe grafische ontwerptechnologie, kan hij wanhopig worden gevonden in het proberen een gedicht te schrijven!