Beginner Categorieën maken, beheren en toewijzen in Outlook 2013

In Outlook 2013 kunt u categorieën toewijzen om deze categorieën op te vullen en aan te passen. Het kenmerk van categorieën is dat ze universeel zijn in Outlook en dat je elke categorie aan een toetsenbordcombinatie kunt toewijzen. U kunt e-mail, agenda-afspraken en notities dus categoriseren met een paar snelle toetsaanslagen.

In de afgelopen maanden hebben we veel gesproken over Outlook 2013 en de verschillende onderdelen ervan. We hebben het gehad over het beheersen van de belangrijkste functies, zoals het opstellen en verzenden van e-mail, het maken en beheren van contacten en zelfs het importeren van uw Gmail-contacten. We hebben ook andere dingen van Outlook behandeld, zoals hoe u taaklijsten kunt maken om u goed te houden, op uw taak. En natuurlijk is er de hele belangrijke kalender, die essentieel is voor iedereen die effectief een schema wil bijhouden.

Wat dit allemaal betekent, is dat je er veel mee kunt doen om je drukke werk en zelfs je persoonlijke leven beter te beheren. Voordat we onze blik op Outlook 2013 afsloten, voelden we echter dat we slechts kort twee resterende aspecten zouden moeten bespreken, die we graag willen benadrukken: categorieën en zoeken.

Over die categorieën

Om uw categorieën aan te passen, klikt u op de knop "Categoriseren" en kiest u vervolgens "Alle categorieën ..." in het vervolgkeuzemenu. Met dit dialoogvenster kunt u nieuwe categorieën maken, oude verwijderen, hernoemen, kleuren wijzigen en sneltoetsen toewijzen.

Merk op in de volgende schermafbeelding hoe we "CTRL + F2" hebben toegewezen aan de blauwe categorie.

Nu kunt u bijvoorbeeld categorieën toepassen op alles wat u maar wilt. Neem ons dwaze voorbeeld hieronder, we hebben onze taak om "la vida loca te leven" en we hebben het gemarkeerd met persoonlijke (paarse) en dringende (rode) categorieën.

Onthoud deze zeer nuttige tip: nadat u sneltoetsen hebt toegewezen aan uw categorieën en u uw categorieën hebt toegewezen aan het geheugen, kunnen ze snel werk maken van het organiseren van e-mail, afspraken en andere Outlook-items.

Hier is bijvoorbeeld een e-mailheader van een bericht in onze inbox. We hebben dit gemarkeerd met de categorie Werk. Als we vanaf nu naar dit specifieke bericht moeten zoeken, kunnen we categorieën gebruiken om niet-verwante berichten te filteren.

Houd er ook rekening mee dat u snel taken, e-mails en andere Outlook-items snel kunt markeren met een standaardcategorie, zoals in de volgende schermafbeelding. Hier hebben we verschillende taken gemarkeerd als DRINGENEND eenvoudig door op het kleine vakje in de kolom CATEGORIEËN te klikken.

Het is duidelijk dat categorieën zeer nuttig kunnen zijn, en ze zijn een grotendeels onherkende functie in Outlook. Leer ze effectief te gebruiken en je kunt al je spullen georganiseerd houden in de bijbehorende categoriegebieden.

Eenvoudig zoeken in Outlook

Laten we dit afsluiten door even te praten over het zoeken naar items in Outlook. We bedoelen dit vooral van toepassing op e-mail, maar het zoeken strekt zich uit over de hele applicatie. Wanneer u op het zoekvenster klikt, zoals in de inbox (of een andere e-mailmap), verandert het lint om u een overvloed aan zoekhulpmiddelen te bieden.

Waarom zijn al deze dingen hier? Eenvoudig, hoe meer manieren waarop u kunt zoeken naar een bericht, hoe groter uw kansen om het te vinden. Zie hier in de volgende schermafbeelding, we klikken op de knop "Onderwerp" en we kunnen de juiste ruimte invullen met wat we willen dat het onderwerp bevat. In dit geval willen we alle onderwerpen over 'Werk' vinden.

Let op, de resultaten die verschijnen zijn eigenlijk Taken, wat aantoont hoe Outlook zoekresultaten retourneert van alles wat het opslaat.

Als het maximaliseren van uw zoekvaardigheden in Outlook u interesseert, kunt u snel door de rommel bladeren door even de tijd te nemen en de opties van het Zoeklint uit te proberen. Houd er rekening mee dat als uw resultaten te breed en gevarieerd zijn, u uw bereik altijd kunt verfijnen met de toepasselijke Scope-hulpmiddelen.

Tot slot, als u de behoefte aan macht en de uiteindelijke controle over uw zoeken voelt, probeer dan het geavanceerd gevonden zoekformulier te vinden door op de knop "Zoekhulpmiddelen" in het gedeelte Opties te klikken..

Het gebruik van het Advanced Find-formulier is verreweg de beste, no-nonsense manier om in Outlook te zoeken, maar welke methode u ook gebruikt, we zijn er zeker van dat u er snel achter zult komen hoe u uw spullen kunt vinden.

Zoek opties

Outlook werkt met Windows Search, waar we een hele reeks korte tijd geleden over schreven. Deze opties zijn van invloed op hoe items worden doorzocht, zowel in Windows als in Outlook.

Opmerking: als u op "Indexopties" klikt, opent u het configuratiescherm Indexingopties, waar u kunt aanpassen of Outlook wordt geïndexeerd door de Windows Search-indexer. De rest van deze opties hebben voornamelijk betrekking op zoekresultaten, zoals hoe ze worden weergegeven en van waaruit resultaten worden getoond.

Categorieën en zoeken zijn twee niet-herkende functies die u aan uw Outlook-repertoire kunt toevoegen, en die onze Office-ervaring aardig zal rond maken. Als u Outlook uitgebreid gebruikt en veel e-mail ontvangt, veel agenda-afspraken maakt of lange takenlijsten genereert, is het niet alleen belangrijk om ze te organiseren, maar kunt u ook naar alles zoeken, vooral als u het weet waar je naar op zoek bent, is van onschatbare waarde.