Hoe kunt u e-mail in Outlook beter beheren met snelle stappen en regels

Als u ons vertelt dat e-mail uit de mode is geraakt, vragen we u om onze inboxen te bekijken. Het kunnen doorlopen en ordenen van de puinhoop van berichten die dagelijks binnenkomen, is vrij essentieel voor het behoud van geestelijke gezondheid op de werkplek.

Het gaat niet alleen om spam. Spam bestaat nog steeds, een vervelende feit van het leven, maar er zijn manieren om daarmee om te gaan. Het is het verbrijzelen van andere e-mail die we krijgen - updates over software, uitnodigingen voor evenementen, mailinglijsten waar we [hebben] op geabonneerd maar waarvan je je nooit kunt onthouden - waarvoor het op de een of andere manier nodig is om berichten naar hun juiste plaats te organiseren, sorteren en in te dienen , of het een toegewezen map of de prullenbak is.

We hebben nogal wat over Outlook gepraat, inclusief basisprincipes van e-mail, zoals het opstellen en verzenden, manieren om bijlagen toe te voegen en te ontvangen, evenals het importeren van contactpersonen en het beheren van adresboeken. We willen nu onze aandacht richten op het grotere geheel door ons te concentreren op het beheer van inboxen.

Uw Outlook-inbox beheersen

Outlook heeft een schat aan functies ingebouwd om u te helpen uw e-mail op de juiste plaatsen te filteren. Om te beginnen, als u met de rechtermuisknop op een bericht of muis tot aan het lint klikt, ziet u een functie met de naam Quick Steps.

Als we het uit het lint uitbreiden, kunnen we deze functie volledig zien.

Het eerste om te onthouden is dat Quick Steps in feite regels zijn (er is een functie met de naam Regels, die we binnenkort zullen bespreken). Het tweede ding om te onthouden is dat, in tegenstelling tot regels, die achter de schermen werken zonder uw input, snelle stappen afhankelijk zijn van uw input om te werken.

Het eerste dat u gaat doen is de Quick Step selecteren die u wilt maken. Laten we een eenvoudige doen om ons punt te illustreren.

In deze Quick Step selecteren we een bericht dat wij diversen vinden en klikken op de Quick Step, die het bericht naar de map Misc zal verplaatsen en het bericht als gelezen markeren.

Als u op de knop "Opties" klikt, ziet u hoe de Quick Step is opgebouwd en kunt u deze ook bewerken, bijvoorbeeld door onderdelen toe te voegen of te verwijderen.

In deze schermafbeelding kunt u bijvoorbeeld de stap verwijderen waarin berichten worden gemarkeerd als gelezen, zodat alles naar de map Diversen wordt verplaatst, maar de status ervan ongewijzigd blijft.

Dat is hoe snelle stappen werken, we kunnen behoorlijk wat tijd besteden aan het tonen van verschillende manieren waarop ze kunnen worden gemaakt en geïmplementeerd, maar we willen overstappen op regels om het verschil te illustreren.

De basisregels voor regels

Zoals we al zeiden, zijn Quick Steps iets waar je naar handelt terwijl regels automatisch werken, achter de schermen, volgens de criteria die je opgeeft. Wanneer u op de knop "Regels" klikt, moet u "Regel maken ..." in de vervolgkeuzelijst kiezen.

De primaire voorwaarden voor het maken van regels zijn vrij eenvoudig en u hoeft misschien niet eens in te gaan op geavanceerde opties. Laten we dus eens kijken naar enkele van hun eenvoudigere aspecten.

In de volgende afbeelding ziet u dat u e-mail van bepaalde afzenders kunt routeren, of op basis van het onderwerp, of naar wie het wordt verzonden. Vanaf daar kunt u Outlook u visueel en / of met een geluid laten waarschuwen. U kunt het bericht ook verplaatsen naar een specifieke map, die anders dan een Quick Step zou gebruiken, zonder uw invoer.

Als u op de knop "Regel maken" klikt, ziet u het volgende dialoogvenster met de wizard.

U kunt ook klikken op "Nieuwe regel" in het venster Regels en waarschuwingen.

Als u dit doet, wordt het eerste wizardvenster voor regels geopend, dat u door het proces leidt.

Regels zijn verrassend ongecompliceerd als u al weet wat u met de regel wilt doen. Klik op "Geavanceerde opties ..." en je zult zien wat we bedoelen. Je ziet niet alleen de opties van het eenvoudige scherm Regel maken, je zult een hele nieuwe wereld van andere regels vinden die je kunt gebruiken.

Stel je voor dat we de Quick Step nemen die we eerder hebben gemaakt en er een regel van willen maken. We willen onze criteria selecteren in de bovenstaande opties en vervolgens klikken op 'Volgende'. In dit geval gaan we e-mails verplaatsen die naar ons How-To Geek-account zijn verzonden.

Op het volgende scherm kiezen we de optie "verplaatsen naar een specifieke map" en onderaan klikken we op de onderstreepte link "verplaats deze naar de opgegeven map". We krijgen dan opties te zien die ons in staat stellen mail te sturen naar wat dan ook map die we kiezen, wat in dit geval "Misc" is

Nadat u op Volgende hebt geklikt, wordt u gevraagd of er uitzonderingen zijn op deze nieuwe regel. Als dit niet het geval is, kunt u klikken op "Volgende" en u gaat verder naar het laatste scherm, waar u wordt gevraagd uw nieuwe regel een naam te geven, of u deze wilt inschakelen, uitvoeren wanneer u klaar bent en tenslotte , je kunt het bekijken.

Dat is het, klik op "Finish" en je bent klaar om te gaan. U kunt deze regel bekijken door op de knop "Regels" te klikken en vervolgens "Regels en waarschuwingen beheren" in de vervolgkeuzelijst.

U kunt op elk gewenst moment terugkeren om uw regel te wijzigen, nieuwe toe te voegen, kopieën te maken, te verwijderen en andere functies. Vergeet niet dat als u een regel wilt behouden, maar niet wilt dat deze altijd wordt uitgevoerd, u het selectievakje ernaast kunt uitschakelen.

Als u meer wilt weten over het automatisch verplaatsen van berichten naar een specifieke map, raden we u aan dit artikel te lezen.

E-mailberichten verwijderen en negeren

Je krijgt veel e-mail die je niet wilt of nodig hebt, of het nu doorgestuurd is van een overdreven uitbundige ouder, of regelrechte spam, je inbox getemd houden en goed verzorgd zijn, zal een grote uitdaging zijn als je dat niet doet weet hoe je de tools tot je beschikking kunt gebruiken.

Zoals je kunt zien prominent weergegeven op het lint, is er een gedeelte geheel gewijd aan het verwijderen van dingen, het meest opvallend is de grote "Verwijderen" knop en zijn gigantische X. Je kunt ook gewoon een bericht of groep berichten selecteren en op die knop klikken of gewoon tik op "Verwijderen" op uw toetsenbord.

Laten we eens naar dat gedeelte Verwijderen kijken en zien wat het nog meer te bieden heeft. Ten eerste is er de knop "Negeren".

Wat doet Ignore? Wanneer u een bericht of conversatie selecteert en op 'Negeren' klikt, wordt een dialoogvenster weergegeven.

Het verschil tussen dit en simpelweg het verwijderen van een gesprek is dat het negeren ervan op deze en alle toekomstige berichten van toepassing is, wat betekent dat als je op een mailinglijst bent en respondenten alles blijven beantwoorden, je ze niet langer zult zien, wat best handig is.

De andere opvallende optie is de functie Opruimen. Als u op de knop "Opschonen" klikt, wordt een vervolgkeuzemenu geactiveerd met de volgende opties

Welke optie u ook kiest, u zult een dialoogvenster zien met dezelfde uitkomst, alle overbodige berichten zullen worden weggegooid.

Als u op de knop "Instellingen" klikt, wordt u naar de opties voor Gesprek opruimen geleid. Zoals u kunt zien, kunt u de functie Opruimen gebruiken om oude, overbodige gesprekken te archiveren in een alternatieve map, wat waarschijnlijk de handigste optie is. Het is vaak beter om dingen eenvoudig te archiveren in plaats van te verwijderen, voor het geval u er op een later tijdstip naar moet verwijzen.

Hoewel deze functies geweldig zijn, en we zien de duidelijke verdienste in hen, zullen ze niet veel effect hebben op dat onheilige van inbox gesel: spam.

Spam, Spam Go Away!!

Spam krijgt niet dezelfde soort krantenkoppen als vroeger, want voor het grootste deel doen moderne spamfilters het heel goed. Als u Gmail of andere webmailservices gebruikt, ziet u er waarschijnlijk niet veel van, wat niet wil zeggen dat het er niet is, vooral niet als u de noodlottige fout maakt om toestemming te geven om een ​​bedrijf uw adres te laten delen met hun marketingpartners, of klik je op het verkeerde vakje en dien je je per abuis in om op een distributielijst te staan.

Het punt is dat spam nog steeds gebeurt, maar Outlook biedt manieren om het hopelijk grotendeels onder controle te houden met rommelfilters. Wanneer u een bericht ontvangt dat duidelijk junk of spam is, kunt u dat bericht selecteren en vervolgens op de knop "Ongewenst" klikken voor een vervolgkeuzemenu met opties. Voor ongewenste berichten kiest u 'Afzender blokkeren', maar voor al het andere wilt u de Ongewenste e-mailopties aanpassen.

Hoe beperkter uw filterniveau is, hoe groter de kans dat iets dat u daadwerkelijk wilt of moet zien per ongeluk wordt uitgefilterd. Als dit gebeurt, moet u de betreffende e-mails behandelen met de keuzes die u in de vorige schermafbeelding hebt gezien.

Het is een goed idee om wat tijd te besteden aan het verkennen van de ongewenste e-mailopties. U kunt witte lijsten instellen van bepaalde afzenders en bepaalde ontvangers, terwijl u afzenders die u niet vertrouwt, expliciet blokkeert.

Uw inbox lean-and-mean houden, vereist toewijding en aandacht voor detail. Om eerlijk te zijn, een paar goed ontworpen regels kunnen veel werk goedmaken, maar er zullen altijd nieuwe uitdagingen zijn. Onthoud deze tools - Snelle stappen, Regels, negeren en Ongewenste filters - en je bent goed op weg om je e-mail te temmen.

Laten we nu van je horen. Vertel ons over uw eigen favorieten Snelle stappen en regels, of hoe u met spam omgaat. Ons discussieforum is open, dus leen ons uw opmerkingen en vragen.