Regels exporteren en importeren in Outlook

Als u Outlook al geruime tijd gebruikt, heeft u waarschijnlijk enkele regels opgesteld om u te helpen uw vloedgolf aan e-mail te beheren. Als u een nieuwe computer heeft of Windows opnieuw installeert, hoeft u ze niet allemaal opnieuw in te stellen - exporteer ze gewoon.

Een regel in Outlook is een reeks stappen die u instelt en die automatisch specifieke acties ondernemen voor e-mailberichten wanneer deze worden ontvangen. U kunt bijvoorbeeld automatisch een melding weergeven wanneer u belangrijke e-mails ontvangt, soortgelijke e-mails naar een specifieke map verplaatst of een bericht markeert voor follow-up op een specifiek tijdstip.

Gelukkig heeft Outlook een manier om een ​​back-up van deze regels te maken. Dit is handig als u Windows opnieuw moet installeren, Outlook op een nieuwe computer moet instellen of uw regels met andere mensen wilt delen.

Hoe u uw Outlook-regels kunt exporteren

Zorg er om te beginnen voor dat het tabblad "Home" actief is. Klik in het gedeelte "Verplaatsen" op "Regels" en selecteer "Regels en waarschuwingen beheren" in het vervolgkeuzemenu.

OPMERKING: U kunt ook toegang krijgen tot de regels en waarschuwingen door op het tabblad "Bestand" te klikken en vervolgens op de knop "Regels en waarschuwingen beheren" op het scherm "Accountgegevens" te klikken.

Het dialoogvenster "Regels en waarschuwingen" wordt weergegeven. Klik op het tabblad 'E-mailregels' op 'Opties' op de werkbalk boven de lijst met regels die u heeft gemaakt.

OPMERKING: Alle regels die hier worden vermeld, worden geback-upt, niet alleen geselecteerde regels.

Klik in het dialoogvenster "Opties" op "Exportregels".

Het dialoogvenster "Geëxporteerde regels opslaan als" wordt weergegeven. Navigeer naar de map waarin u uw regelsback-upbestand wilt opslaan. Voer een naam in voor uw back-upbestand in het invoervak ​​"Bestandsnaam". Het type "Rules Wizard rules (* .rwz)" wordt standaard geselecteerd in de vervolgkeuzelijst "Opslaan als type" en de extensie .rwz wordt automatisch aan het bestand toegevoegd. Als u uw regels deelt met anderen die dezelfde versie van Outlook gebruiken als u, klikt u op 'Opslaan'. Als u uw regelsbestand deelt met iemand die een oudere versie van Outlook gebruikt, moet u een ander type regelsbestand selecteren voordat u het bestand opslaat, zoals hieronder wordt besproken.

Naast de bestandsindeling van de regels voor de huidige versie van Outlook, biedt de vervolgkeuzelijst 'Opslaan als type' drie extra indelingen voor het regelsbestand voor mensen die nog steeds Outlook 2002, 2000 of 98 gebruiken. Selecteer een van de die opties naar behoefte en klik vervolgens op "OK" om het regelsbestand op te slaan.

OPMERKING: Als u uw regels deelt met meerdere personen die verschillende oudere versies van Outlook gebruiken, selecteert u de vroegste versie, omdat oudere regelsbestanden altijd kunnen worden geopend in nieuwere versies van Outlook.

Nadat u uw regelsbestand hebt geëxporteerd, klikt u op "OK" in de dialoogvensters "Opties" en "Regels en waarschuwingen" om terug te keren naar het hoofdscherm van Mail (of het scherm "Accountinformatie", afhankelijk van waar u bent begonnen).

Nu kunt u een back-up maken van het resulterende .rwz-bestand naar een extern of netwerkstation of het delen met andere mensen.

Hoe u uw Outlook-regels kunt importeren

Stel nu dat u uw nieuwe computer hebt geïnstalleerd, Office hebt geïnstalleerd, het Outlook-gegevensbestand waarvan u een back-up hebt gemaakt, hebt geïmporteerd (regels worden niet opgeslagen in Outlook-gegevensbestanden) vanaf uw oude computer en dat u klaar bent om e-mail te controleren. Laten we de regels importeren die u hebt gemaakt en waarvan u een back-up hebt gemaakt, zodat Outlook automatisch actie kan ondernemen op e-mail zodra deze binnenkomt. Open het dialoogvenster "Regels en waarschuwingen" op een van de twee manieren die we eerder hebben besproken. Merk op dat de lijst met regels leeg is. Om dit te verhelpen en uw regels te importeren, klikt u op "Opties".

Klik in het dialoogvenster "Opties" op "Regels importeren".

Het dialoogvenster "Regels importeren van" wordt weergegeven. Navigeer naar de map waarin u uw regelsback-upbestand hebt opgeslagen, selecteer het .rwz-bestand en klik vervolgens op "Openen".

U zult merken dat de lijst met regels in het dialoogvenster "Regels en waarschuwingen", achter het nog steeds geopende dialoogvenster "Opties", voldoet aan uw aangepaste regels. Klik op "OK" in het dialoogvenster "Opties" om het te sluiten en terug te keren naar het dialoogvenster "Regels en waarschuwingen".

Als u uw e-mail hebt gecontroleerd voordat u uw regels importeerde, kunt u uw regels nu uitvoeren op de e-mail die u al hebt ontvangen. Om dit te doen, klikt u op "Nu regels uitvoeren" op de werkbalk boven de lijst met regels in het dialoogvenster "Regels en waarschuwingen".

Selecteer in het dialoogvenster "Nu uitvoeren van regels" de regels die u wilt uitvoeren en klik op "Nu uitvoeren". Nadat de regels zijn uitgevoerd, klikt u op "Sluiten" en vervolgens op "OK" in het dialoogvenster "Regels en waarschuwingen" om het te sluiten. Nu worden uw regels automatisch uitgevoerd, controleert u de e-mails die u ontvangt en voert u de acties uit die u hebt opgegeven, allemaal achter de schermen.

OPMERKING: Sommige regels werken mogelijk niet op andere computers als er specifieke mappen, personen enz. Worden gebruikt in de regels die op de originele computer zijn gemaakt, maar niet op de andere computers beschikbaar zijn.