Hoe de grootte van een Microsoft Word-document te verkleinen
Word-documenten kunnen enorme, ongebruikelijk lange, complexe documenten worden met veel ingesloten afbeeldingen, lettertypen en andere objecten. Maar het lijkt er ook op dat documenten uit de hand kunnen groeien zonder schijnbare reden. Als je te maken hebt met een enorm document, zijn hier enkele dingen die je kunt proberen om de bestandsgrootte te verkleinen.
Als je een Word-document hebt dat een beetje te groot is, probeer je eerst de afbeeldingen erin te comprimeren. Dit komt deels doordat sites zoals How-To Geek uitgebreide artikelen hebben geschreven waarin wordt uitgelegd hoe dit moet worden gedaan, en deels omdat, altijd, afbeeldingen altijd groter lijken dan een Word-document. Je moet toch doorgaan en de tips volgen die we in dat artikel hebben geschreven, want als je afbeeldingen hebt, helpen ze je.
Maar als je geen afbeeldingen hebt, of als je deze tips hebt gevolgd en de bestandsgrootte nog verder moet verkleinen, hebben we je gedekt. We hebben veel tips om te delen, dus hebben we ze opgedeeld in dingen die zeker helpen om de grootte van een Word-document te verkleinen, dingen die kunnen helpen en enkele vaak voorgestelde tips waar je niet mee lastig hoeft te vallen.
Laten we beginnen.
Tips die zeker helpen de grootte van een document te verkleinen
Niet elke tip die u vindt, zal nuttig voor u zijn. Soms komt dit omdat ze niet op jouw situatie van toepassing zijn (als je geen afbeeldingen hebt, zullen tips over het comprimeren van afbeeldingen niet nuttig zijn) maar soms zijn de tips gewoon fout. We hebben alle tips in deze sectie getest, dus we weten dat ze werken.
Converteer uw document naar het DOCX-formaat
Microsoft heeft het DOCX-formaat vrijgegeven in Office 2007, dus als je nog steeds de .doc-indeling gebruikt, is het tijd om te converteren. Het nieuwere .docx-bestandstype fungeert in wezen als een ZIP-bestand door de inhoud van het document te comprimeren, dus als u eenvoudig een .doc-bestand converteert naar het .docx-formaat, wordt uw document kleiner. (Dit geldt trouwens ook voor andere Office-indelingen zoals Excel (.xls tot .xslx), PowerPoint (.ppt tot .pptx) en Visio (.vsd voor .vsdx).)
Om uw .doc-bestand te converteren, opent u het in Word en klikt u op Bestand> Info> Converteren.
Klik op "OK" in de prompt die verschijnt, klik op de knop "Opslaan" en Word converteert uw document naar .docx. Word doet deze conversie door een gloednieuwe versie van het document in de nieuwe indeling te maken, dus je hebt nog steeds je oude .doc-versie beschikbaar.
We hebben dit getest met een voorbeelddocument van 20 pagina's met zes afbeeldingen, verschillende tabellen en opmaaktekens. Het originele .doc-bestand was 6,001KB, maar het geconverteerde .docx-bestand woog slechts 721KB. Dat is 12% van de originele grootte. Niets anders wat we hieronder aanbevelen, zal meer doen om uw bestandsgrootte te verkleinen, dus als u DOC-bestanden hebt die u naar .docx kunt converteren, is uw werk mogelijk voltooid.
Plaats uw afbeeldingen in plaats van ze te kopiëren en te plakken
Wanneer u een afbeelding in uw document kopieert en plakt, maakt Word bepaalde aannames over hoe u hiermee moet omgaan. Een van deze aannames is dat u wilt dat de geplakte afbeelding een BMP-indeling is, wat een groot bestandstype is, of soms PNG, dat nog steeds vrij groot is. Een eenvoudig alternatief is om uw afbeelding in een bewerkingsprogramma te plakken, deze op te slaan als een kleiner formaat zoals JPG en vervolgens Insert> Picture te gebruiken om de afbeelding in plaats daarvan in uw document in te voegen.
Als u de kleine schermafbeelding hieronder rechtstreeks in een anders leeg Word-document plakt, is de grootte van dat document van 22 KB naar 548 KB gegaan.
Deze schermafbeelding in Paint plakken, deze opslaan als een JPG en vervolgens die JPG in een leeg document invoegen, zorgde ervoor dat het document naar slechts 331 KB versprong. Dat is iets meer dan 40% kleiner. Nog beter: het gebruik van het GIF-formaat resulteerde in een document dat meer dan 60% kleiner was. Opgeschaald, dat is het verschil tussen een document van 10 MB en een document van 4 MB.
Natuurlijk kun je hier niet altijd mee wegkomen. Soms heb je een betere beeldkwaliteit nodig die formaten als BMP en PNG kunnen bieden. Maar als het een kleine afbeelding is of als u geen superhoge kwaliteit nodig hebt, kan het gebruik van een lichter formaat en het invoegen van de afbeelding helpen.
Terwijl u uw afbeelding opslaat, moet u uw bewerking uitvoeren
Wanneer u een afbeelding in Word bewerkt, worden alle bewerkingen van de afbeelding als onderdeel van het document opgeslagen. Het betekent dat als u een afbeelding bijsnijdt in uw document, Word toch de volledige originele afbeelding behoudt. Wijzig een afbeelding in zwart-wit en Word behoudt nog steeds de originele afbeelding in kleur.
Hierdoor wordt het formaat van uw document onnodig vergroot, dus als u wijzigingen in uw afbeeldingen hebt aangebracht en u zeker weet dat u die afbeeldingen niet hoeft terug te zetten, kunt u ervoor zorgen dat Word de bewerkingsgegevens verwijdert.
Maar beter dan het verwijderen van onnodige gegevens uit uw document heeft niet dat onnodige gegevens in uw document in de eerste plaats. Alle bewerkingen die u kunt maken, zelfs eenvoudige bewerkingen zoals bijsnijden of een pijl toevoegen, kunt u het beste doen in een afbeeldingseditor voordat u de afbeelding invoegt in het document.
Comprimeer al uw afbeeldingen in één keer
Ja, we zeiden aan het begin dat dit artikel over ging anders manieren om uw bestandsgrootte te verkleinen, maar de meeste artikelen over dit onderwerp vertellen u hoe u uw afbeeldingen één voor één kunt comprimeren (inclusief ons artikel), en hier bij How-To Geek gaan we over het vinden van betere manieren om dingen te doen.
Klik op Bestand> Opslaan als> Meer opties. (Mogelijk hebt u "Bewaar een kopie" in plaats van "Opslaan als" als u OneDrive hebt met AutoSave ingeschakeld.)
Dit opent het dialoogvenster "Opslaan als", waar u een aantal extra opties opent. Klik op Extra> Afbeeldingen comprimeren.
Hiermee wordt het venster "Afbeeldingen comprimeren" geopend, waarin u kunt bepalen welke compressie u op al uw afbeeldingen tegelijk wilt toepassen.
De optie "Alleen op deze foto toepassen" is grijs omdat dit een alles of niets-hulpmiddel is: bij al uw afbeeldingen worden deze opties toegepast wanneer u het document opslaat, of geen van hen zal dat doen. Dus als u verschillende opties voor verschillende afbeeldingen wilt kiezen, werkt dit niet voor u. Maar als u al uw afbeeldingen in één keer wilt comprimeren, dan is dit de optie om te gebruiken.
Selecteer uw keuzes, klik op "OK" en sla de nieuwe versie van uw document op met alle gecomprimeerde afbeeldingen.
Stop met het insluiten van lettertypen in uw document
Tenzij u een heel bijzonder lettertype uit een sterrenstelsel gebruikt ver, ver weg, is het vrijwel zeker dat iedereen met wie u uw document deelt, het kan lezen met hun exemplaar van Word (of een gratis alternatief zoals Libre Office). Dus waarom zou je de ruimte in je bestand willen verspillen door de lettertypen in te bedden? Stop dit gebeurt door naar Bestand> Opties> Opslaan te gaan en de optie "Lettertypen insluiten in bestand" uit te schakelen.
Je zou kunnen denken dat dit niet veel zou uitmaken, maar je zou het mis hebben. Als het insluiten van lettertypen is ingeschakeld en de optie 'Algemene systeemlettertypen niet insluiten' niet is uitgeschakeld, is het verschil in bestandsgrootte bijna 2 MB. Zelfs als "Geen algemene systeemlettertypen insluiten" is ingeschakeld (wat betekent dat lettertypen zoals Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman, enzovoort) niet zijn inbegrepen, is het bestand nog steeds bijna 1,3 MB groter.
Dus ja, stop met het insluiten van lettertypen in uw document.
Stop met het insluiten van andere bestanden als je kunt
We hebben u onlangs laten zien hoe u een Excel-spreadsheet in een Word-document kunt insluiten of koppelen (en u kunt dit ook met andere bestanden doen, zoals PowerPoint-presentaties of Visio-diagrammen). Als u een koppeling naar de spreadsheet kunt maken in plaats van deze in te sluiten, bespaart u zichzelf het grootste deel van het Excel-bestand. Je slaat het niet allemaal op, omdat de gekoppelde spreadsheet nog steeds wat grootte zal toevoegen, maar je document zal veel kleiner zijn met een link dan een volledige insluiting. Natuurlijk zijn er zowel nadelen als voordelen verbonden, dus lees dat artikel om ze te begrijpen voordat je dit doet.
Stop met het opslaan van een miniatuur voor het document
Vroeger liet Word je een miniatuurafbeelding van het document opslaan, zodat Windows je een voorbeeld in File Explorer kon laten zien. Tegenwoordig kan File Explorer dit op zichzelf doen en heeft het geen hulp nodig van Word, maar de optie staat er nog steeds in uw document. In ons testdocument van 721 KB verhoogde het inschakelen van deze optie de bestandsgrootte tot 3247 KB. Dat is 4,5 keer zo groot als het oorspronkelijke bestand, voor niets. U vindt deze instelling bij Bestand> Info> Eigenschappen> Geavanceerde eigenschappen.
Schakel het selectievakje 'Miniaturen opslaan voor alle Word-documenten' uit en klik op 'OK'.
De naam van deze optie is een beetje misleidend, omdat het hier uitschakelen van invloed is op het document dat u open hebt staan, ook al staat er "alle Word-documenten". Als dit standaard is ingeschakeld wanneer u een document maakt, dan zal het moeten uitschakelen in de Normal.dotx-sjabloon en Microsoft heeft uitstekende instructies gegeven om dit te doen als u niet zeker weet hoe.
Je kunt deze instelling ook uitschakelen in het dialoogvenster 'Opslaan als', waar het iets correcter wordt genoemd 'Thumbnail opslaan'.
Verwijder persoonlijke en verborgen informatie uit uw document
Niet alleen voegt persoonlijke informatie toe aan de grootte van uw document, maar het geeft uw lezers mogelijk ook informatie die u niet wilt dat ze hebben. Er kan ook informatie zijn die als verborgen is opgemaakt en als u deze verborgen tekst in het document niet nodig heeft, waarom raakt u er dan niet vanaf?
Verwijder deze onnodige informatie uit uw document door te koppen naar Bestand> Info> Zoeken naar problemen en klik vervolgens op de knop "Document inspecteren".
Zorg ervoor dat "Documenteigenschappen en persoonlijke informatie" is ingeschakeld en klik vervolgens op "Inspecteren". Wanneer de Inspector klaar is, klikt u op "Alles verwijderen" in het gedeelte "Documenteigenschappen en persoonlijke gegevens"..
Deze actie verminderde onze testbestandsgrootte met 7 kB, dus niet een enorm bedrag. Het is echter een goede gewoonte om persoonlijke gegevens uit uw bestanden te verwijderen, dus u zou dit waarschijnlijk toch moeten doen. Wees gewaarschuwd dat u deze gegevens niet kunt herstellen nadat u deze hebt verwijderd. Zorg er dus voor dat u tevreden bent voordat deze wordt verwijderd. Je kunt hetzelfde doen voor de opties "Onzichtbare inhoud" en "Verborgen tekst", maar dit maakt je bestand alleen kleiner als je verborgen inhoud hebt.
Schakel AutoRecover uit (als u durft)
Een van de geweldige functies van Word - in feite een van de geweldige functies van elke Office-app - is AutoHerstel. Deze functie maakt regelmatige back-ups van uw bestand terwijl u werkt, dus als Word crasht of uw computer onverwacht herstart (bijvoorbeeld wanneer Windows een systeemupdate van de ene dag op de andere uitvoert), krijgt u de volgende keer dat u opstart automatisch herstelde versies van geopende documenten te zien Woord. Natuurlijk voegen al deze versies de grootte van je bestand toe, dus als je AutoRecover uitschakelt, zal je bestand kleiner zijn.
Ga naar Bestand> Opties> Opslaan en schakel de optie "AutoHerstel-informatie opslaan elke [x minuten]" in.
Dit zal niet meteen een verschil maken, maar het zal voorkomen dat nieuwe AutoRecover-versies aan het bestand worden toegevoegd terwijl u eraan werkt.
Wees gewaarschuwd dat je geen AutoRecover-versies meer hebt, dus als Word onverwacht vastloopt of onverwachts wordt afgesloten, raak je al je werk kwijt sinds de laatste keer dat je het hebt opgeslagen.
Kopieer alles naar een gloednieuw document
Terwijl u aan een document werkt, slaat Word verschillende dingen op de achtergrond op om u te helpen. We hebben laten zien hoe we deze waar mogelijk kunnen uitschakelen en hoe we de gegevens die Word verzamelt, kunnen verwijderen, maar er zullen waarschijnlijk nog dingen in uw document zitten die u niet nodig hebt. Als u merkt dat u onderhevig bent aan dit soort kruipen van documentformaten, kunt u een nieuw document maken en alles ernaar kopiëren.
Begin met het maken van een nieuw leeg document. Selecteer alle inhoud in uw huidige document door op Ctrl + A te drukken. Druk in het nieuwe document op Ctrl + V om alles te plakken. Hiermee worden al uw tekst, secties, opmaak, opties voor paginalay-out en paginanummering gekopieerd, alles wat u nodig hebt.
Uw nieuwe document bevat geen van de vorige achtergrondopslag, AutoRecover-informatie of eerdere versies, en dit zou de bestandsgrootte moeten verminderen.
Houd er rekening mee dat als u dit doet, alle bewerkingsgegevens in uw afbeeldingen worden gekopieerd, dus u wilt deze eerst uit het originele document verwijderen voordat u alles naar uw nieuwe document kopieert. Als je het niet doet, is het geen probleem. U kunt het nog steeds van uw nieuwe document verwijderen.
We kunnen je niet vertellen hoeveel dit kan besparen, omdat het van alles kan zijn, van een paar kilobytes tot heel veel megabytes, maar het is altijd de moeite waard om te doen als je zoveel mogelijk vet van je document wilt ontdoen..
Als een bonus hebben we ook gezien dat dit kopiëren / plakken naar een nieuwe documenttruc vreemde fouten in Word-documenten die moeilijk op te sporen zijn, oplost..
Tips dat Macht Help de grootte van een document te verkleinen
Sommige tips lijken te helpen, maar we konden geen positief resultaat krijgen. We zeggen niet dat ze niet zullen helpen de bestandsgrootte te verkleinen, maar het lijkt erop dat u bepaalde omstandigheden nodig hebt om er enig voordeel uit te halen. We raden u ten zeerste aan eerst de tips uit het vorige gedeelte te proberen en deze vervolgens te gebruiken als dat nodig is.
Schakel Achtergrondachtergronden uit
Hoe ingewikkelder een document, en hoe langer het is sinds u het hebt opgeslagen, hoe langer het kan duren om op te slaan wanneer u op de knop "Opslaan" klikt. Om dit te omzeilen, heeft Word een instelling bij Bestand> Opties> Geavanceerd met de naam "Allow background saves."
Deze instelling is standaard ingeschakeld en slaat het document op de achtergrond op terwijl u eraan werkt. Het idee is dat wanneer u op 'Opslaan' klikt, er minder wijzigingen moeten worden opgeslagen en het dus veel sneller wordt opgeslagen. Dit is grotendeels een terugval naar de dagen dat Word een evenredig groter aantal systeembronnen opnam en op moderne systemen is dit waarschijnlijk niet nodig, vooral als je geen lange of ingewikkelde documenten bewerkt..
De jury is van plan of dit een verschil maakt voor de bestandsgrootte. Het openlaten van een document met deze instelling maakte geen enkel verschil voor de grootte van ons testdocument (terwijl AutoRecover aan stond) deed vergroot de bestandsgrootte). Het aanbrengen van wijzigingen gedurende een periode van ongeveer 30 minuten heeft er ook niet voor gezorgd dat de documentgrootte aanzienlijk is gewijzigd, ongeacht of "Allow background saves" aan of uit was. Ook veranderde het niet hoe snel het document werd opgeslagen.
Kortom: deze is aan jou. Als het uitzetten uw bestandsgrootte niet verlaagt, laat het dan aan staan, want alles wat Word doet om uw documenten automatisch op te slaan, is een goede zaak.
Converteren naar RTF en vervolgens terug converteren naar DOCX
RTF staat voor Rich Text Format, en het is een open standaard voor documenten die wat meer opmaak biedt dan platte tekst, maar niet alle toeters en bellen van DOCX. Het idee om een DOCX naar RTF te converteren is dat alle extra formattering en eventuele verborgen gegevens worden weggenomen, zodat wanneer u uw RTF opslaat als een DOCX-bestand, de bestandsgrootte kleiner zal zijn.
Het omzetten van ons 20 pagina's, 721 KB testdocument naar RTF veranderde de bestandsgrootte naar 19,5 MB (gebruik dus geen RTF als je een klein bestand wilt). Het terug converteren naar DOCX resulteerde in een bestand van 714 KB. Dat is een besparing van 7 KB - minder dan 1% - en omdat RTF sommige van de eenvoudige tabelopmaak die we gebruikten niet aankon, moesten we opnieuw formatteren ... .die de grootte terugbracht tot 721 kB.
Deze lijkt niet veel voordelen te hebben voor je document, vooral wanneer de moderne DOCX zoveel opmaakmogelijkheden heeft die RTF niet aankan..
Converteren naar HTML en vervolgens terug converteren naar DOCX
Dit is hetzelfde idee als het converteren naar RTF, behalve dat HTML een webindeling is. Onze conversietest toonde bijna identieke resultaten met het gebruik van RTF.
We hebben dit geprobeerd in ons DOCX-bestand van 721 KB en het geconverteerd naar een HTML-bestand van 383 KB. Het terug converteren naar DOCX resulteerde in een bestand van 714 KB. Dat is een besparing van 1%, maar het heeft wel wat geknoeid met de opmaak, met name de headers, en deze moeten opnieuw worden gedaan.
Pak het document uit en comprimeer het
Een DOCX-document is een gecomprimeerd bestand, zoals een archief dat u maakt met 7-Xip of WinRar. Dit betekent dat je het kunt openen met een van die hulpmiddelen en de volledige inhoud kunt bekijken. Een tip die u zou kunnen zien is om alle bestanden uit uw DOCX te extraheren, ze toe te voegen aan een gecomprimeerd archief en vervolgens dat archief te hernoemen naar een DOCX-bestandsextensie. Hé presto, je hebt een Word-document dat is gecomprimeerd! In theorie klinkt dit aannemelijk, maar met zowel 7-Zip als WinRar en verschillende archiefformaten ontdekten we dat elke keer dat we probeerden om het .docx-bestand dat we hadden gemaakt te openen, Word ons vertelde dat het bestand beschadigd was.
Dit idee kan enige verdienste hebben - ons 721 KB-bestand is uiteindelijk maar 72 KB geworden, maar we zouden het niet aanbevelen, tenzij je er veel tijd aan wilt besteden om het te proberen te laten werken. De besparing kan ook zijn dat het compressieproces iets heeft verwijderd / gecomprimeerd waardoor Word het document niet kan openen, maar we weten het niet zeker.
Veelgestelde tips die waarschijnlijk geen verschil maken
Er zijn een paar suggesties die rondzweven op het internet geluid verstandig maar zal niet veel effect hebben. Dat wil niet zeggen dat je ze niet moet proberen, alleen dat je niet veel impact op de grootte van je document mag verwachten.
Eerdere versies van het document verwijderen
Word bewaart eerdere versies van uw document terwijl u eraan werkt. Dit is de AutoSave-functionaliteit, en sommige mensen stellen voor deze te verwijderen door naar Bestand> Info> Document beheren te gaan en alle oude versies te verwijderen.
Het heeft echter geen zin om dit te doen, omdat die oude versies zijn opgeslagen in het Windows-bestandssysteem, niet in uw Word-document. Als u ze verwijdert, wordt uw document niet kleiner. Als u vorige versie-informatie uit het document wilt verwijderen, kopieert u de inhoud naar een gloednieuw document of voert u een bestand> Opslaan als om op te slaan in een nieuw document in, zoals eerder is gesuggereerd.
Alleen tekst plakken, niet de opmaak
Als u vanuit een document naar uw huidige document wilt kopiëren en plakken, kunt u verschillende plakopties gebruiken.
De standaardoptie die wordt gebruikt als u op de knop 'Plakken' klikt (of druk op Ctrl + V) is 'Bronopmaak behouden'. Hiermee worden niet-standaardlettertypen en opmaak gekopieerd, zoals vet, cursief enzovoort. Maar als u in plaats daarvan op de "Alleen tekst behouden" optie klikt, zal dit - of zo de theorie gaat - de bestandsgrootte verkleinen door de opmaak te verwijderen.
We hebben dit geprobeerd met een 20-pagina's tellend document met verschillende opmaak die op elke pagina op tekst is toegepast en het gemiddelde verschil in grootte was iets minder dan 2 kB per pagina. Deze macht belangrijk zijn als je een 250+ pagina's tellend document hebt, met een totaal van ongeveer 0,5 MB, maar ga je echt een Word-document van 250 pagina's hebben zonder opmaak? Waarschijnlijk niet, omdat het meestal onleesbaar zou zijn, dus u zou uw spaargeld verliezen als u de opmaak weer toevoegt.
Alle voordelen van deze methode zijn waarschijnlijk te danken aan de tip die we hierboven gaven: kopieer en plak het hele document in een nieuw document om eerdere versies, oude bewerkingswijzigingen, enzovoort te verwijderen.
Wijzig de grootte van de pagina
Word geeft u de mogelijkheid om het paginaformaat te wijzigen door naar Opmaak> Formaat te gaan en van het standaard "Letter" -formaat te veranderen. Er zweven tips over als je kiest voor een kleinere, maar vergelijkbare grootte zoals "A4" andere lezers zullen het niet merken, en je krijgt een klein formaat besparing.
We hebben dit geprobeerd met een 20-pagina's tellend document met de "Letter" -grootte van 721 kB. We hebben het formaat gewijzigd in "A4", "A5" (dat is de helft van "A4") en "B5" en ons document bleef elke keer 721 kB stabiel. Met andere woorden, het maakte helemaal geen verschil voor de bestandsgrootte.
Stop met het insluiten van linguïstische gegevens
Er is een instelling in Bestand> Opties> Geavanceerd met de naam 'Taalgegevens insluiten' en op verschillende plaatsen worden tips weergegeven waarin u wordt gevraagd dit uit te schakelen. Oppervlakkig gezien klinkt dit redelijk - zouden extra taalkundige gegevens de omvang van een document niet vergroten?
Kortom, het antwoord is nee als u een modern .docx-bestand gebruikt. Word verwerkt de linguïstische gegevens achter de schermen en neemt geen ruimte in beslag in het document.
Als u deze optie uitschakelt, kan dit een klein verschil maken voor oudere .doc-bestanden, maar zelfs dan alleen als u een handschrifttool hebt gebruikt en Word een aantal "handschriftherkenningscorrectiegegevens" heeft om op te slaan. Anders maakt het helemaal geen verschil.
Dat is onze vrij uitgebreide lijst van manieren waarop u uw Word-bestanden op maat kunt knippen, maar we zijn altijd op zoek naar nieuwe methoden om te proberen (of debunk). Schiet op in de opmerkingen als je een techniek kent die we hebben gemist, en we zullen het bekijken!
