Hoe Mailbox Cleanup te gebruiken om uw Outlook-mappen met onzin schoon te maken

Mailbox Cleanup in Outlook is een set hulpmiddelen die is ontworpen om afval uit uw mailbox te verwijderen. U kunt het gebruiken om de grootte van uw mailbox te controleren, items automatisch op grootte en datum te wissen en een paar andere functies uit te voeren. Laten we er doorheen gaan en een kijkje nemen.

Eerst moet u de tool openen. Ga naar Bestand> Hulpprogramma's en klik op Postvakopruiming.

Er zijn enkele hulpmiddelen beschikbaar en we zullen beginnen met te kijken naar de hoeveelheid gegevens in uw mailbox.

Bekijk de grootte van uw mailbox

Uw Outlook-postvak bestaat uit mappen - Inbox, Verzonden items, Archief enzovoort - en als u weet hoe groot de mappen zijn, kunt u zien waar al uw e-mails zich bevinden. Klik op "View Mailbox Size" om dit te achterhalen.

Hiermee wordt het venster Mapgrootte geopend, waarin u de grootte van elke map kunt zien. Standaard wordt het geopend op het tabblad Lokale gegevens. Lokale gegevens zijn de gegevens die op uw computer zijn opgeslagen in uw .pst en.ost-bestanden.

De kolommen tonen de naam, grootte en totale grootte van de map (dit is de grootte inclusief eventuele submappen). Het beste deel van deze weergave is dat het mappen weergeeft die u normaal niet in overweging neemt, zoals de agenda. Als u meerdere jaren afspraken en vergaderverzoeken heeft, kunt u gemakkelijk een behoorlijk stuk kilobytes opnemen in de kalender die u kunt opschonen door oude afspraken te verwijderen.

Als u de grootte van de mappen op de mailserver wilt zien, klikt u op het tabblad "Servergegevens". De eerste keer dat u dit tabblad opent, kan het even duren voordat de gegevens zijn ingevuld. Dit komt omdat Outlook contact opneemt met de Exchange-server, vraagt ​​om de gegevens van uw bestanden (die on-the-fly worden berekend) en vervolgens de resultaten downloadt en weergeeft.

Elke volgende keer dat u dit tabblad opent, zal het ophalen van gegevens veel sneller gaan, omdat Exchange alleen een verschilanalyse hoeft uit te voeren en de meeste mappen niet zoveel van de grootte veranderen. Zodra het tabblad is geladen, ziet u de mapgroottes op de Exchange-server. Dit is misschien niet hetzelfde als de grootte op het tabblad Lokale gegevens, omdat Outlook niet noodzakelijk alle berichten naar uw computer downloadt.

Op mijn tabblad Lokale gegevens is de totale grootte van de archiefmap bijvoorbeeld 116805 kb, maar op het tabblad Servergegevens is de totale grootte 363399 kb, een verschil van 246594 kb (265 MB). Dat is veel mail die niet zichtbaar is in de lokale gegevens. Wat gebeurd er?

Outlook bewaart standaard slechts een bepaald aantal e-mail op uw lokale client om ervoor te zorgen dat uw e-mail niet te veel ruimte in beslag neemt. Op computers met een harde schijf groter dan 64 gb (wat tegenwoordig de meeste is), bewaart Outlook alleen e-mails van het afgelopen jaar op uw computer. Oudere e-mails worden bewaard op de e-mailserver en u hebt toegang tot deze e-mailserver. U kunt de oudere e-mails downloaden en deze standaard wijzigen als u dat wilt. Houd er rekening mee dat u de standaardinstelling kunt wijzigen zodat deze wordt gedownload minder mail ook, dus als u moeite hebt om ruimte, wilt u misschien de standaardwaarde wijzigen van 1 jaar tot 6 maanden (of korter).

(Opmerking: dit is alleen van invloed op accounts die gebruikmaken van een Microsoft Exchange-server, zoals Hotmail, live.com, O365 en sommige bedrijfsaccounts. Als u Outlook gebruikt om e-mail te downloaden van andere providers zoals Google of Yahoo, wordt deze instelling genegeerd en alle mail is gedownload.)

Nu u weet hoeveel gegevens uw mappen bevatten, kunt u aangeven welke gegevens u opschoont.

Zoeken naar oude of grote mail

Als u e-mail in veel verschillende mappen hebt, kunt u in uw hele mailbox zoeken naar oudere of grotere e-mails.

Dit is erg handig als u e-mails met grote bijlagen wilt vinden die u kunt verwijderen of verplaatsen van Outlook naar een vaste schijf of een cloudservice. Als u bijvoorbeeld alle e-mails van meer dan 5 MB wilt vinden, kunt u het veld "Zoek items groter dan" wijzigen naar 5000 kb en vervolgens op de knop "Zoeken" klikken..

Het standaard Outlook-zoekpaneel komt terug met een lijst met e-mails van minimaal 5 MB.

Deze resultaten retourneren alleen e-mails, maar u kunt het veld "Uiterlijk" wijzigen in een specifiek type bestand als u een breder net wilt casten.

Vanuit de zoekresultaten kunt u elk van de e-mails openen en verwijderen of de bijlagen verwijderen. Vergeet niet om de bijlagen op te slaan voordat u ze verwijdert of verwijdert als u ze wilt opslaan.

Een AutoArchiveren starten

U kunt autoarchive-parameters instellen voor elke afzonderlijke map in Outlook, iets wat we eerder hebben behandeld als onderdeel van een bredere blik op het soepel laten verlopen van Outlook. Als u automatische archiveerregels hebt ingesteld, kunt u ze activeren in de postbusopruiming door op de knop "AutoArchiveren" te klikken.

Dit proces zwaait door alle mappen in Outlook en past alle automatisch archiveringsregels toe die u hebt ingesteld. Als je dit niet hebt ingesteld, maak je je misschien zorgen over het per ongeluk op deze knop slaan, maar maak je geen zorgen - de standaard autoformaatregel is niets doen.

Bekijk en leeg de verwijderde items

Als u uw e-mail "zacht" wilt verwijderen door ze naar de map Verwijderde items te verplaatsen en u deze zelden leegt, is deze optie voor u.

Notitie: Sommige mensen gebruiken hun map Verwijderde items graag als een soort archief, gooien er dingen in en legen nooit de map. Dit is geen goed idee, want er zijn genoeg manieren om de map Verwijderde items te eenvoudig te legen. Als u in plaats daarvan een bericht wilt bewaren, moet u een archief instellen!

Klik op "Grootte verwijderde items weergeven" om te zien hoeveel ruimte uw verwijderde items in beslag nemen, haal diep adem en klik op "Leegmaken".

Hiermee worden alle items uit de map Verwijderde items verwijderd. Als dat je bang maakt, neem dan zeker even de tijd om belangrijke e-mails eerst naar je archief te verplaatsen, maar je moet je verwijderde items echt regelmatig legen en niet gebruik het als een archief.

Conflictberichten bekijken en verwijderen

De laatste optie in Mailbox Cleanup is conflictberichten verwijderen. Dit zijn e-mails waarvan Outlook denkt dat ze in conflict zijn met een bestaande e-mail omdat ze dezelfde koptekstinformatie hebben. Normaal gesproken is dit vanwege tijdelijke synchronisatieproblemen met de Exchange-server en zou u deze e-mails probleemloos moeten kunnen verwijderen. Als u wilt weten of u e-mails in de map Conflict heeft, klikt u op de knop 'Grootte van conflicten weergeven' om een ​​gefilterde versie van het venster Mapgroottes te bekijken.

Als er e-mails zijn, sluit u het venster Mapgrootte en klikt u vervolgens op de knop "Verwijderen" in het venster Mailboxopruiming.

Dat is de tool voor het opschonen van postbussen. Het is niet bijzonder flitsend, maar het is effectief en nuttig.