Wat is Microsoft Flow?

Als onderdeel van Microsoft's streven naar cloud- en mobiele apps hebben ze geïnvesteerd in verschillende toevoegingen aan alleen de cloud van de oude bekende Office-apps. Een daarvan is Flow, een op triggers gebaseerd systeem voor het maken van geautomatiseerde workflows.

Wat doet Flow?

Als jij het soort persoon bent dat How-To Geek regelmatig leest, ben je je waarschijnlijk bewust van de drang naar persoonlijke productiviteit die al bijna het hele millennium woedt. Flow is de poging van Microsoft om u een soort automatisering te bieden voor meldingen, waarschuwingen, gegevensverzameling en communicatie die u helpen minder tijd te besteden aan saai maar noodzakelijk administratief werk en meer tijd aan interessante (en productieve) dingen besteden.

Denk aan Flow als IFTTT, maar met een inslag naar het kantoor in plaats van IoT of hardware.

Met Flow kunt u 'flows' (een afkorting van 'workflows') maken die zijn gebaseerd op triggergebeurtenissen. U kunt bijvoorbeeld een stroom maken die de antwoorden op een Microsoft Forms-vragenlijst regelmatig naar Dropbox downloadt of een bericht in een Slack-kanaal plaatsen als een Visual Studio-build mislukt.

Kan iedereen het gebruiken?

Iedereen kan Flow gebruiken als ze zich aanmelden voor een gratis Microsoft-account. Mensen met een Office 365-abonnement kunnen Flow ook gebruiken, maar ze krijgen vrijwel dezelfde functionaliteit als mensen met een gratis Microsoft-account.

Flow wordt ook geleverd met zakelijke versies van Office 365 en Dynamics 365, maar verschillende abonnementsniveaus krijgen verschillende stroomversies die overeenkomen met de betaalde en gratis accounts. Het is een beetje verwarrend, maar je kunt de details op de prijspagina van Microsoft bekijken.

U kunt ook betalen voor een Flow-account als u van plan bent om meer te gebruiken dan het gratis account toestaat. Er zijn drie tariefplannen:

• Flow Free: met het gratis abonnement kunt u onbeperkte flows maken, maar u krijgt slechts 750 runs per maand en de controles vinden elke 15 minuten plaats.
• Stroomschema 1: dit plan kost $ 5 per maand. U krijgt 4500 runs per maand en de controles vinden om de drie minuten plaats. U krijgt ook enkele premium-connectoren voor services zoals MailChimp en Salesforce.
• Stroomplan 2: dit plan kost $ 15 per maand. U krijgt 15.000 runs per maand en er worden elke minuut controles uitgevoerd. U krijgt dezelfde premiumconnectoren als Flow Plan 1 en u krijgt ook toegang tot de instellingen van het organisatiebeleid en verschillende bedrijfsprocesstromen.

U kunt zich 90 dagen aanmelden voor een gratis proefabonnement op een van de betaalde plannen, die lang genoeg moet zijn om te achterhalen of het de moeite waard is om het geld te besteden.

Wat kan ik doen met Flow?

Flow heeft alles te maken met het wegnemen van de ergernis van taken die een computer in plaats daarvan voor u zou kunnen doen. Dit kan zo simpel zijn als het ontvangen van een e-mailmelding wanneer iemand een bestand in Dropbox wijzigt of zo complex is als een workflow in meerdere stappen met goedkeuringen, waarschuwingen en meldingen die zijn gebaseerd op een Power BI-analyse van realtime gegevens.

U kunt drie hoofdtypen flow maken:

• geautomatiseerd: Een stroom die automatisch wordt geactiveerd door een gebeurtenis, zoals een e-mail die aankomt of een bestand verandert.
• Knop: Een stroom die handmatig wordt geactiveerd door een knop die u indrukt.
• gepland: Een stroom die op een bepaald tijdstip wordt uitgevoerd, eenmalig of als een terugkerende actie.

Enterprise-gebruikers van een betaald plan hebben ook toegang tot bedrijfsprocesstromen, die personeel door de stappen voor gegevensinvoer leiden, met de mogelijkheid om verdere stromen te activeren op basis van de gegevens.

Het is vaak moeilijk om manieren te bedenken waarop u dit soort hulpprogramma's zou gebruiken, dus Microsoft heeft een groot aantal sjablonen geleverd waaruit u kunt kiezen, waarvan sommige zijn ontworpen voor specifieke situaties (productiviteit, verkoop, softwareontwikkeling, enzovoort) en de rest van hen met behulp van specifieke connectoren. Een connector is een koppeling tussen Flow en een andere applicatie.

Er zijn connectors voor een groot aantal applicaties, waaronder elke Microsoft-applicatie met een SAAS-interface (inclusief GitHub), samen met connectors voor Slack, Dropbox, Gmail, MailChimp, Jira, Twitter, BaseCamp en nog veel meer. Sommigen van hen zijn alleen beschikbaar voor premium (d.w.z. betaalde) klanten, maar de meeste hiervan zijn zakelijke services zoals BitBucket en Salesforce die u als persoonlijke gebruiker niet nodig zou hebben. Er zijn ook connectoren voor protocollen zoals FTP en RSS. In totaal zijn er connectors voor 323 applicaties en protocollen op het moment van schrijven, en je kunt je eigen schrijven als je een andere nodig hebt.

Is Flow beter dan IFTTT?

Het antwoord daarop hangt af van wat u van hen nodig hebt. Flow is meer gericht op ondernemingen en software; IFTTT is meer gebruiker- en IoT-gericht. Als u wilt dat uw lichten worden ingeschakeld als reactie op een Slack-bericht, is IFTTT uw beste keuze. Als u wilt dat een SharePoint-lijst telkens wordt bijgewerkt als iemand reageert op een enquête die u hebt gemaakt, is Flow de betere optie. Ze zijn allebei goed in wat ze doen en voor sommige taken kun je ze ook graag gebruiken.