Hoe formulierbrieven in Word te maken
Soms wilt u misschien een brief maken die u naar veel verschillende mensen stuurt, maar u wilt dat bepaalde delen ervan voor elke geadresseerde worden geïndividualiseerd: delen zoals de begroeting, naam, adres, enzovoort. In Word taalgebruik, dit betekent dat u een standaardbrief moet maken, wat heel gemakkelijk is om te doen.
Voordat u aan de slag gaat met standaardbrieven, moet u ervoor zorgen dat u een database hebt die al is ingesteld met alle velden die u wilt opnemen. Een database kan zo eenvoudig zijn als een Excel-spreadsheet met kolommen voor voornaam, achternaam, adres, enz.
Word kan gegevens uit Excel-, Access- en tekstdocumenten importeren. Als u nog geen databaseconfiguratie hebt, kunt u deze altijd binnen Word maken. Ik zal u laten zien hoe u dit moet doen.
Maak standaardbrieven in Word
Maak om te beginnen een document met de standaardtekst, zoals de onderstaande voorbeeldletter van Kerstmis:
Merk op hoe het geen aanhef, adres, etc. heeft, omdat die allemaal later als velden in onze standaardbrief zullen worden toegevoegd. Het eerste dat u hoeft te doen, is op klikken Selecteer Ontvangers op de mailings tab:
Hier voegt u de mensen toe die de brief ontvangen of importeert u een lijst uit een databasebestand.
U kunt klikken op Typ Nieuwe lijst als u de lijst in Word zelf wilt maken. Om te importeren, klik op Gebruik de bestaande lijst. In dit voorbeeld typen we gewoon de lijst.
Opmerking: wanneer u de lijst met ontvangers opslaat, vraagt Word u om een locatie op uw harde schijf om het gegevensbestand op te slaan dat wordt gemaakt.
Zodra u de lijst met ontvangers opslaat, zult u merken dat veel van de pictogrammen op de mailings lint kan nu worden aangeklikt.
Als u velden aan uw standaardbrief wilt toevoegen, klikt u op een punt in uw document om aan te geven waar u het veld wilt plaatsen en klikt u vervolgens op Adresblok.
Dit zal de Adresblok invoegen dialoog.
Klik OK om te gaan met het standaard formaat en je zou iets moeten krijgen dat er zo uitziet:
Voeg vervolgens een toe invoeren na de Adresblok om uw tekst een regel naar beneden te verplaatsen en klik vervolgens op de Groetlijn icoon:
Dit zal de Groetlijn invoegen dialoog.
Laten we opnieuw gaan met het standaard formaat en klik gewoon op de OK knop.
Markeer vervolgens waar het staat, klik met de rechtermuisknop en kies paragraaf en vink het selectievakje naast aan Voeg geen ruimte toe tussen alinea's van dezelfde stijl.
Hierdoor zal het adresblok correct samenhangen in plaats van een lege regel tussen elk deel ervan.
Klik vervolgens op de Voorbeeld van resultaten bekijken pictogram op het tabblad Mailings in het lint.
In plaats van de adresblokveldindicator, zou u nu de daadwerkelijke inhoud moeten zien die wordt vermeld in het Word-document.
Als u klaar bent met het bekijken van een voorbeeld, klikt u op Voorbeeld van resultaten bekijken pictogram om voorbeeldweergave uit te schakelen. Om vervolgens te zien hoe u andere velden kunt toevoegen, klikt u net voorbij de in uw document om uw huidige positie te bepalen en klikt u vervolgens op de Voeg Samenvoegveld in icoon.
Je zou zoiets als dit moeten krijgen:
Kiezen Land of Regio, klik vervolgens op de invoegen knop.
Klik op de Voorbeeld van resultaten bekijken pictogram opnieuw om te zien hoe het eruit ziet. Hier is mijn voorbeeld hieronder:
Nu de standaardbrief correct is ingesteld, kunt u meer geavanceerde dingen doen, zoals het instellen van regels. Met regels kun je tekst voor bepaalde ontvangers weergeven en deze voor anderen verbergen. Klik op de knop om aan de slag te gaan Reglement knop.
U ziet een vervolgkeuzemenu met verschillende opties zoals Vragen, Invullen, enzovoort.
Laten we voor ons voorbeeld kiezen Als dan anders, wat ons naar het volgende dialoogvenster zal leiden:
Verander de Veldnaam: naar Land of Regio, en typ Verenigde Staten van Amerika in de Vergelijk met: veld. Voeg vervolgens wat tekst toe aan de vakken waar het staat Voeg deze tekst in en Anders voeg je deze tekst in.
In dit voorbeeld krijgt de ontvanger de tekst als de ontvanger in de VS woont vrolijk kerstfeest ingevoegd in hun brief, terwijl iedereen de boodschap krijgt Seasons Greetings.
Hier is hoe het eruit zal zien als je eenmaal op de OK knop en vervolgens de Voorbeeld van resultaten bekijken knop.
Merk vervolgens de Voorbeeld van resultaten bekijken sectie:
Hier kunt u op de pijlknoppen klikken (wanneer Voorbeeld van resultaten bekijken is ingeschakeld) aan de linker- en rechterkant van het nummer om door alle letters te bladeren die worden verzonden. Op deze manier kunt u ervoor zorgen dat al uw letters er goed uitzien voordat ze worden afgedrukt of per e-mail worden verzonden.
Opmerking: de menukeuze van het zoekveld van de overeenkomende velden is voor het matchen van veldnamen in een database met koptekstnamen in uw lijst met ontvangers.
Ook om het gemakkelijker te maken om te zien waar u velden in uw document hebt ingevoegd, gebruikt u de highlight Velden samenvoegen knop.
Het is een schakelaar die je naar eigen inzicht kunt in- en uitschakelen. Als u tevreden bent met uw brief, klikt u ten slotte op Voltooien en samenvoegen icoon:
U zou dit vervolgkeuzemenu met drie opties moeten krijgen.
Kiezen Bewerk individuele documenten om Word samen te voegen om al uw brieven samen te voegen in één groot document dat u kunt bekijken voordat u het als een e-mail kunt afdrukken of verzenden.
Zoals u ziet, is het maken van standaardbrieven met Word niet langer de taak die het ooit was en kunt u snel en eenvoudig documenten maken en verzenden. Als je vragen hebt, reageer dan gerust. Genieten!
