Hoe gegevens in Excel te filteren

Ik heb onlangs een artikel geschreven over het gebruik van samenvattende functies in Excel om grote hoeveelheden gegevens eenvoudig samen te vatten, maar dat artikel hield rekening met alle gegevens op het werkblad. Stel dat u alleen naar een subset met gegevens wilt kijken en de subset met gegevens wilt samenvatten?

In Excel kunt u filters maken op kolommen die rijen verbergen die niet overeenkomen met uw filter. Daarnaast kunt u speciale functies in Excel gebruiken om gegevens samen te vatten met alleen de gefilterde gegevens.

In dit artikel zal ik de stappen voor het maken van filters in Excel doornemen en ook ingebouwde functies gebruiken om gefilterde gegevens samen te vatten.

Maak eenvoudige filters in Excel

In Excel kunt u eenvoudige filters en complexe filters maken. Laten we beginnen met eenvoudige filters. Wanneer u met filters werkt, moet u altijd bovenaan een rij hebben die wordt gebruikt voor labels. Het is geen vereiste om deze rij te hebben, maar het maakt het werken met filters een beetje gemakkelijker.

Hierboven heb ik wat valse gegevens en wil ik een filter maken op de stad kolom. In Excel is dit heel gemakkelijk om te doen. Ga je gang en klik op de Gegevens tab in het lint en klik vervolgens op de Filter knop. U hoeft de gegevens op het werkblad niet te selecteren of in de eerste rij te klikken.

Wanneer u op Filter klikt, wordt aan elke kolom in de eerste rij automatisch een kleine vervolgkeuzeknop toegevoegd aan de rechterkant.

Ga nu door en klik op de vervolgkeuzepijl in de kolom Stad. Je ziet een aantal verschillende opties, die ik hieronder zal toelichten.

Bovenaan kunt u snel alle rijen sorteren op de waarden in de kolom Stad. Let op: wanneer u de gegevens sorteert, wordt de hele rij verplaatst, niet alleen de waarden in de kolom Plaats. Dit zorgt ervoor dat uw gegevens intact blijven zoals voorheen.

Het is ook een goed idee om aan het begin een kolom met de naam ID toe te voegen en deze te nummeren tot een van de vele rijen die u in uw werkblad hebt. Op deze manier kunt u altijd sorteren op de kolom ID en uw gegevens terughalen in dezelfde volgorde als die oorspronkelijk was, als dat belangrijk voor u is.

Zoals u kunt zien, worden nu alle gegevens in de spreadsheet gesorteerd op basis van de waarden in de kolom Stad. Tot nu toe zijn geen rijen verborgen. Laten we nu eens kijken naar de selectievakjes onder in het filterdialoogvenster. In mijn voorbeeld heb ik slechts drie unieke waarden in de kolom Plaats en die drie worden weergegeven in de lijst.

Ik ging door en schakelde twee steden uit en liet er één gecontroleerd. Nu heb ik slechts 8 rijen met gegevens en de rest is verborgen. U kunt eenvoudig zien dat u naar gefilterde gegevens kijkt als u de rijnummers helemaal links aanvinkt. Afhankelijk van hoeveel rijen verborgen zijn, ziet u een paar extra horizontale lijnen en de kleur van de cijfers is blauw.

Laten we nu zeggen dat ik op een tweede kolom wil filteren om het aantal resultaten verder te verminderen. In kolom C heb ik het totale aantal leden in elke familie en wil ik alleen de resultaten zien voor gezinnen met meer dan twee leden.

Ga je gang en klik op de vervolgkeuzepijl in kolom C en je ziet dezelfde selectievakjes voor elke unieke waarde in de kolom. In dit geval willen we echter klikken op Getalfilters en klik vervolgens op Groter dan. Zoals u kunt zien, zijn er ook nog een heleboel andere opties.

Er verschijnt een nieuw dialoogvenster en hier kunt u de waarde voor het filter invoeren. U kunt ook meer dan één criterium toevoegen met een AND- of OR-functie. Je zou kunnen zeggen dat je rijen wilt waarvan de waarde groter is dan 2 en niet gelijk is aan 5, bijvoorbeeld.

Nu heb ik slechts 5 rijen met gegevens: alleen families uit New Orleans en met 3 of meer leden. Makkelijk genoeg? Merk op dat u eenvoudig een filter op een kolom kunt wissen door op de vervolgkeuzelijst te klikken en vervolgens op te klikken Filter wissen uit "Kolomnaam" link.

Dus dat is het ongeveer voor eenvoudige filters in Excel. Ze zijn heel gemakkelijk te gebruiken en de resultaten zijn redelijk eenvoudig. Laten we nu eens kijken naar complexe filters met behulp van de gevorderd filterdialoogvenster.

Maak geavanceerde filters in Excel

Als u geavanceerdere filters wilt maken, moet u de gevorderd filterdialoog. Laten we zeggen dat ik bijvoorbeeld alle gezinnen wilde zien die in New Orleans wonen met meer dan twee leden in hun gezin OF alle families in Clarksville met meer dan 3 leden in hun familie EN alleen degenen met een .EDU eindigend e-mailadres. Nu kun je dat niet doen met een eenvoudig filter.

Om dit te doen, moeten we het Excel-blad iets anders instellen. Ga door en voeg een paar rijen boven uw gegevensset in en kopieer de titellabels precies in de eerste rij, zoals hieronder weergegeven.

Dit is hoe geavanceerde filters werken. U moet eerst uw criteria in de kolommen aan de bovenkant typen en vervolgens op de klikken gevorderd knop onder Sorteren & filteren op de Gegevens tab.

Dus wat kunnen we precies in die cellen typen? OK, laten we beginnen met ons voorbeeld. We willen alleen gegevens van New Orleans of Clarksville zien, dus laten we die in de cellen E2 en E3 typen.

Wanneer u waarden in verschillende rijen typt, betekent dit OF. Nu willen we gezinnen in New Orleans met meer dan twee leden en families in Clarksville met meer dan drie leden. Hiertoe typt u > 2 in C2 en > 3 in C3.

Aangezien> 2 en New Orleans zich op dezelfde rij bevinden, is het een AND-operator. Hetzelfde geldt voor rij 3 hierboven. Ten slotte willen we alleen de gezinnen met .EDU die het e-mailadres beëindigen. Om dit te doen, typ je gewoon in * .edu zowel in D2 als D3. Het symbool * betekent een willekeurig aantal tekens.

Zodra u dat doet, klikt u ergens in uw gegevensset en klikt u vervolgens op de gevorderd knop. De RanglijstHet veld zal uw dataset automatisch berekenen, omdat u erop hebt geklikt voordat u op de knop Geavanceerd klikte. Klik nu op het kleine knopje rechts van de Criteriumbereik knop.

Selecteer alles van A1 tot E3 en klik vervolgens opnieuw op dezelfde knop om terug te gaan naar het dialoogvenster Geavanceerd filter. Klik op OK en uw gegevens moeten nu worden gefilterd!

Zoals u kunt zien, heb ik nu slechts 3 resultaten die aan al deze criteria voldoen. Merk op dat de labels voor het criteriabereik exact moeten overeenstemmen met de labels voor de dataset om ervoor te zorgen dat dit werkt.

U kunt natuurlijk veel gecompliceerdere query's maken met deze methode, dus speel ermee om uw gewenste resultaten te krijgen. Laten we tenslotte praten over het toepassen van sommatiefuncties op gefilterde gegevens.

Samenvattende gefilterde gegevens

Laten we nu zeggen dat ik het aantal gezinsleden op mijn gefilterde gegevens wil samenvatten, hoe kan ik dat bereiken? Nou, laten we ons filter wissen door op de. Te klikken Duidelijk knop in het lint. Maak je geen zorgen, het is heel eenvoudig om het geavanceerde filter opnieuw toe te passen door eenvoudig op de knop Geavanceerd te klikken en nogmaals op OK te klikken.

Onderaan onze dataset voegen we een cel toe genaamd Totaal en voeg vervolgens een somfunctie toe om de totale gezinsleden samen te vatten. In mijn voorbeeld heb ik net getypt = SUM (C7: C31).

Dus als ik naar alle gezinnen kijk, heb ik 78 leden totaal. Laten we nu onze geavanceerde filter opnieuw toepassen en zien wat er gebeurt.

Whoops! In plaats van het juiste nummer weer te geven, 11, zie ik nog steeds dat het totaal 78 is! Waarom is dat? Nou, de functie SOM negeert verborgen rijen niet, dus het doet nog steeds de berekening met alle rijen. Gelukkig zijn er een aantal functies die je kunt gebruiken om verborgen rijen te negeren.

De eerste is SUBTOTAL. Voordat we een van deze speciale functies gebruiken, wilt u uw filter wissen en vervolgens de functie invoeren.

Zodra het filter is gewist, ga je gang en typ je in = SUBTOTAL ( en je zou een vervolgkeuzelijst moeten zien verschijnen met een heleboel opties. Met deze functie kiest u eerst het type sommatiefunctie die u wilt gebruiken met een nummer.

In ons voorbeeld wil ik gebruiken SOM, dus typ ik nummer 9 in of klik er gewoon op in de vervolgkeuzelijst. Typ vervolgens een komma en selecteer het celbereik.

Wanneer u op Enter drukt, ziet u dat de waarde van 78 hetzelfde is als eerder. Als u het filter nu echter opnieuw toepast, zien we 11!

Uitstekend! Dat is precies wat we willen. Nu kunt u uw filters aanpassen en de waarde zal altijd alleen de rijen weergeven die momenteel worden weergegeven.

De tweede functie die vrijwel precies hetzelfde werkt als de SUBTOTAL-functie is AGGREGAAT. Het enige verschil is dat er een andere parameter is in de AGGREGATE-functie, waarbij u moet aangeven dat u verborgen rijen wilt negeren.

De eerste parameter is de sommatiefunctie die u wilt gebruiken en zoals bij SUBTOTAAL, vertegenwoordigt 9 de SOM-functie. De tweede optie is waar u in 5 moet typen om verborgen rijen te negeren. De laatste parameter is hetzelfde en is het bereik van cellen.

Je kunt ook mijn artikel over samenvattende functies lezen om te leren hoe je de AGGREGATE-functie en andere functies zoals MODE, MEDIAN, GEMIDDELDE, enz. In meer detail kunt gebruiken.

Hopelijk biedt dit artikel u een goed startpunt voor het maken en gebruiken van filters in Excel. Als u vragen heeft, kunt u een reactie plaatsen. Genieten!