Sjablonen gebruiken om gemeenschappelijke indeling en opmaak te garanderen

Microsoft Word is een geweldige tool om in een teamomgeving aan documenten te werken. Er zijn veel functies die eenvoudige samenwerking ondersteunen, zoals sjablonen, het wijzigen en bijhouden van revisies, opmerkingen, het beperken en beschermen van documenten en het vergelijken en samenvoegen van documenten..

1. Sjablonen gebruiken om gemeenschappelijke indeling en opmaak te garanderen
2. Het bijhouden van wijzigingen die in een document zijn aangebracht
3. Opmerkingen gebruiken om wijzigingen in een document aan te geven
4. Beperken en beveiligen van documenten en sjablonen
5. Versiebeheer, vergelijken en combineren van documenten

De samenwerkingshulpmiddelen van Word stellen u in staat om dingen te bereiken die zelfs 20 jaar geleden al hadden moeten worden afgedrukt, doorgegeven aan een recensent of recensenten, waar ze dan alles in inkt zouden markeren en het dan aan u zouden doorgeven . U zou dan uw wijzigingen aanbrengen, opnieuw afdrukken en deze teruggeven voor een nieuwe beoordelingsronde. Dit is zowel tijdrovend als verspillend.

Met Word kun je echter eenvoudig opmerkingen en correcties aanbrengen in het document terwijl je elke wijziging eenvoudig bijhoudt zodat iedereen samen kan zien waar het naartoe gaat en hoe het vormgeeft. Niet nodig om af te drukken of in te leveren. U kunt eenvoudig uw werk opslaan in een gedeelde map of e-mailen, waardoor u veel waardevolle tijd bespaart!

Het doel van deze serie is om u te introduceren en vertrouwd te maken met de samenwerkingsfuncties in Microsoft Word 2013, hoewel veel van wat we bespreken ook beschikbaar moet zijn in eerdere versies. Dit gaat handig zijn, of je nu gewoon een student bent die je paper aan iemand anders overhandigt om een ​​grote publicatie te reviseren of te bewerken, die verschillende revisies en reviewers doorloopt.

Sjablonen en documenten

Wanneer u samenwerkt in een teamomgeving, is iedereen een consistente opmaak gebruiken verplicht. Je kunt dit eenvoudig bereiken met behulp van sjablonen.

U kunt bijvoorbeeld alle stijlen en opmaak in een sjabloon definiëren, de sjabloon aan het document toevoegen en de sjabloon verspreiden naar iedereen die aan het document werkt. Een sjabloon is in feite de handleiding van Word voor de manier waarop uw document- en werkomgeving moet worden weergegeven.

Elk document in Word is gebaseerd op een sjabloon. Telkens wanneer u in Word een nieuw document maakt, wordt een sjabloon automatisch bijgevoegd, zelfs wanneer u een nieuw "Leeg document" maakt.

Het nieuwe document op basis van de sjabloon bevat alle stijlen en opmaak die u nodig hebt. Het kan zelfs standaardtekst, standaardtekst, stijlen, kopteksten, voetteksten, speciale werkbalken en andere algemene informatie bevatten die nodig is voor vergelijkbare documenten op basis van de sjabloon. U kunt ook een sjabloon toevoegen aan een bestaand document, als u de sjabloon hebt gemaakt nadat u met het werk aan het document bent begonnen.

OPMERKING: Wanneer u een sjabloon toevoegt aan een bestaand document, worden de pagina-instellingsgegevens, zoals de afdrukrichting en marges, niet toegepast op het document. Dit komt omdat de informatie over het instellen van de pagina verschillend is voor elk gedeelte van uw document, als u uw document opsplitst in secties. Word weet niet in welk gedeelte de pagina-instellingen moeten worden toegepast.

Daarom raden we u aan vooruit te plannen bij het werken aan een document in een samenwerkende omgeving en een sjabloon te maken voor het document dat u op het nieuwe document kunt toepassen voordat u eraan begint te werken.

De standaard sjabloon en aangepaste persoonlijke sjablonen

Word wordt geïnstalleerd met een normale sjabloon en er zijn meer sjablonen beschikbaar op Office.com. U kunt ook zoveel eigen aangepaste persoonlijke sjablonen maken als u wilt. Als u geen ingebouwd of aangepast sjabloon kiest, wijst Word automatisch het sjabloon "normal.dotm" toe aan uw document.

Er zijn twee extensies die worden gebruikt voor sjabloonbestanden, DOTX en DOTM. DOTX wordt gebruikt voor sjablonen die geen macro's gebruiken en DOTM wordt gebruikt voor sjablonen die dat wel doen.

De sjabloon Normaal bevindt zich in de map "C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Sjablonen", samen met sjablonen die u kunt downloaden van Office.com. Raadpleeg onze How-To Geek School's Guide to Word 2013 Formatting voor meer informatie.

OPMERKING: Tijdens deze reeks vraagt ​​u zich wellicht af waarom de afbeeldingen de tabbladen in Word in hoofdletters en kleine letters weergeven (of titels) in plaats van allemaal met hoofdletters, zoals deze zich op uw eigen computer bevinden. Er is een truc om het hoofdlettergebruik te wijzigen op de tabbladen die we in ons artikel uitleggen: De hoofdlettergebruik van de lintbalk van Office 2013 wijzigen.

Wijzig de locatie van de persoonlijke sjablonen

Aangepaste persoonlijke sjablonen worden opgeslagen op een andere locatie dan de sjabloon Normaal en sjablonen gedownload van Office.com. Word slaat persoonlijke sjablonen standaard op in "C: \ Users \\ Documents \ Custom Office Templates".

Deze locatie kan echter worden gewijzigd. Klik hiervoor op het tabblad "Bestand".

Klik op "Opties" in de lijst met items aan de linkerkant van het scherm "Info".

Klik in het dialoogvenster "Woordopties" op "Geavanceerd" in de lijst met items aan de linkerkant.

Klik in het gedeelte "Algemeen" op "Bestandslocaties".

Selecteer in het dialoogvenster "Bestandslocaties" "Gebruikerssjablonen" in de lijst met bestandstypen en locaties en klik op "Wijzigen".

Ga in het dialoogvenster "Locatie wijzigen" naar de map waarin u uw persoonlijke sjablonen wilt opslaan, selecteer deze en klik op "OK".

Het nieuwe pad wordt weergegeven in het dialoogvenster "Bestandslocaties". Klik OK."

Klik op "OK" om het dialoogvenster "Woordopties" te sluiten.

U moet ook de standaardlocatie voor persoonlijke sjablonen opgeven, zodat u bij het maken van een nieuw document toegang heeft tot uw persoonlijke sjablonen op het scherm "Nieuw". Hiertoe klikt u op het tabblad "Bestand" en selecteert u "Opties". Deze keer klikt u in het dialoogvenster "Opties" op "Opslaan" in de lijst aan de linkerkant..

Voer in het gedeelte "Documenten opslaan" hetzelfde pad in dat u hebt opgegeven in het dialoogvenster "Bestandslocaties" eerder in het invoervak ​​"Standaard persoonlijke sjablonen" en klik op "OK".